Word 關閉校正：告別干擾，讓寫作更順暢的完整指南

Byadmin

你是否也曾有過這樣的經驗？正專心致志地撰寫一篇重要文件，卻被 Word 惱人的紅色波浪線（拼字檢查）或藍色波浪線（文法檢查）打斷思緒，讓原本流暢的寫作節奏瞬間被打亂？別擔心，你並不孤單！許多 Word 使用者都深受其擾，但其實，Word 關閉校正功能一點都不難，而且學會後，絕對能讓你享受更乾淨、更專注的寫作體驗。本文將為你詳細解析如何有效關閉 Word 的拼字和文法檢查，並深入探討這樣做的優缺點，以及一些進階的應用技巧，幫助你更聰明地運用這項功能。

為什麼要關閉 Word 校正功能？

Word 的拼字和文法檢查功能，初衷是為了幫助使用者提升文件的準確性，這點毋庸置疑。然而，在某些情況下，它們反而會成為創意的絆腳石。原因可能有很多：

  • 專業術語或特定詞彙： 在撰寫學術論文、技術報告，或是使用某些領域獨有的專有名詞時，Word 預設的詞典可能無法識別，導致不斷出現錯誤標示，讓人心煩意亂。
  • 非英文文件混雜： 如果你需要在文件中同時使用中文和英文，或是其他語言，Word 的校正功能可能會將非主要語言的詞彙誤判為錯誤，造成不必要的干擾。
  • 創意發想階段： 在寫作的初期，有時候更需要的是自由奔放的思緒，先將想法完整地表達出來，事後的潤飾和校對再進行。此時，不斷被提醒的「錯誤」可能會扼殺靈感。
  • 詩歌、歌詞或創意寫作： 某些文學創作形式，可能會故意使用非標準的拼寫或文法，以達到特殊的藝術效果。Word 的嚴格校正在此時反而會適得其反。
  • 追求極致的簡潔界面： 有些使用者就是偏好乾淨、無干擾的工作環境，希望專注於文字本身，而不是被軟體提示所分散注意力。

我個人就曾遇過，在撰寫一篇關於古籍的報告時，文件中引用了大量古文的罕見字詞，Word 的校正功能不斷跳出紅色波浪線，搞得我無所適從。後來學會了關閉校正，才得以順利完成報告，真的差很多！

如何精確關閉 Word 校正功能：分步驟詳解

Word 提供了兩種主要的校正功能：拼字檢查 (Spelling Check) 和文法檢查 (Grammar Check)。你可以選擇性地關閉其中一項，或兩者同時關閉。以下將針對不同版本的 Word，提供詳細的操作步驟：

適用於較新版本的 Word (Microsoft 365, Word 2019, 2016)

這幾個版本的介面較為統一，操作方式也很直觀。

關閉所有自動校正：

  1. 點擊左上角的「檔案」(File) 選項。
  2. 在彈出的選單中，選擇「選項」(Options)。
  3. 在「Word 選項」視窗中，點擊左側的「校訂」(Proofing) 選項。
  4. 在右側的「校訂」設定區塊，你會看到「開啟 Word 時自動檢查拼字與文法」(When correcting spelling and grammar in Word) 的標題。
  5. 在此標題下方，你會看到幾個核取方塊，請將以下選項的勾選取消：
    • 「檢查拼字」(Check spelling as you type)
    • 「標記文法錯誤」(Mark grammar errors as you type)
  6. 如果你希望在輸入時，Word 不要提示任何可能的文法錯誤，請一併取消勾選「檢查文法時忽略母語設定」(Hide spelling errors and grammar errors in this document only) (如果有的話，這通常是針對特定文件的設定)。
  7. 點擊右下角的「確定」(OK) 來儲存變更。

針對單一文件關閉校正：

有時候，你可能只想在目前正在編輯的文件中暫時關閉校正，而不是永久性地修改 Word 的預設設定。這也是非常方便的！

  1. 重複上述步驟 1 到 4，進入「校訂」設定頁面。
  2. 在「校訂」設定區塊，找到「本文件中」(In this document) 的部分。
  3. 將「隱藏此文件的拼字錯誤」 (Hide spelling errors in this document only) 和「隱藏此文件的文法錯誤」 (Hide grammar errors in this document only) 的核取方塊勾選起來。
  4. 點擊「確定」。

適用於較舊版本的 Word (Word 2013, 2010, 2007)

操作步驟與新版本類似，只是選單名稱或位置可能略有差異。

關閉所有自動校正：

  1. 點擊左上角的「Office 按鈕」(Office Button) (Word 2007) 或「檔案」(File) (Word 2010/2013)。
  2. 選擇「Word 選項」(Word Options)。
  3. 在「Word 選項」視窗中，點選左側的「校對」(Proofing)。
  4. 在右側的「校訂和文法規則」 (Corrections and grammar rules) 區塊，找到「拼字檢查」 (Spelling) 和「文法檢查」 (Grammar) 的相關設定。
  5. 取消勾選「輸入時檢查拼字」(Check spelling as you type) 和「輸入時檢查文法」(Check grammar as you type)。
  6. 點擊「確定」。

針對單一文件關閉校正：

操作方式與新版本相同，在「Word 選項」的「校對」頁面中，尋找「本文件中」的相關選項並勾選。

小提醒： 即使關閉了「輸入時檢查」，你仍然可以手動執行拼字檢查。在「校閱」(Review) 標籤頁下，點擊「拼字與文法」(Spelling & Grammar) 按鈕，即可進行檢查。

關閉 Word 校正功能的優缺點深度剖析

如同任何工具都有其兩面性，關閉 Word 校正功能自然也有其優缺點。讓我們來深入探討一番：

優點：

  • 提升寫作流暢度與專注度： 這絕對是最大的優點。當你不再被無數的波浪線干擾，可以全身心地投入到文字的創作和組織中，效率自然會大幅提升。
  • 減少對專業術語的誤判： 對於擁有特定領域知識的使用者來說，這能避免 Word 將專業術語誤判為錯誤，從而產生不必要的修改，節省時間。
  • 支援多語言混雜的文件： 如果你的文件包含多種語言，關閉校正功能可以避免 Word 對非主要語言的詞彙進行「錯誤」提示。
  • 有利於創意發想的初期階段： 在腦力激盪或寫作初稿時，能夠更自由地表達思想，不受格式或拼法的拘束。
  • 簡潔清爽的編輯界面： 視覺上的清爽感，也能讓心情更加愉悅，進而影響工作效率。

缺點：

  • 可能忽略真實的拼字和文法錯誤： 這是最直接的缺點。一旦關閉，Word 就無法在你輸入時提醒你，若不仔細校對，很可能會留下拼字錯誤或語法不順的地方，影響文件的專業度。
  • 初期使用者需要額外注意： 對於剛開始接觸寫作，或是對拼字、文法較不熟悉的使用者來說，過度依賴關閉校正，可能會延緩自身能力的提升。
  • 需要額外的校對步驟： 關閉了自動校正，並不代表文件就完美無缺。反之，你需要更加依賴人工校對，或是藉助其他工具來確保文件的準確性。

我個人的經驗是，在進行學術論文的初步撰寫時，我會選擇關閉校正，以求思路順暢；但一旦進入修改階段，我會重新開啟，並且仔細檢查，確保萬無一失。這是一種「分階段」使用校正功能的策略。

進階技巧與應用場景

除了簡單地開關功能，Word 的校正功能還有一些更細緻的設定，以及一些巧妙的應用場景：

1. 針對特定語言關閉校正

如果你在文件中需要大量使用某種特定語言，而 Word 的預設詞典辨識度不高，你可以嘗試更改該語言的校正設定。

  1. 選取你需要設定的文字區塊。
  2. 到「校閱」(Review) 標籤頁。
  3. 點擊「語言」(Language) 下拉選單。
  4. 選擇「設定校訂語言」(Set Proofing Language)。
  5. 在彈出的視窗中，選擇你想要設定的語言，然後勾選「不要檢查拼字或文法」(Do not check spelling or grammar)。
  6. 點擊「確定」。

這樣一來，Word 就只會對你指定的語言進行校正，而不會干擾其他語言的內容。

2. 自訂詞典

如果你經常使用某些專業術語、人名、地名，或是公司內部特有的詞彙，卻總是出現紅色波浪線，你可以將這些詞彙加入到 Word 的自訂詞典中。

  1. 在「Word 選項」的「校訂」頁面中，點擊「自訂詞典」(Custom Dictionaries)。
  2. 選擇你想要使用的詞典（通常是預設的「CUSTOM.DIC」）。
  3. 點擊「編輯」(Edit) 按鈕。
  4. 在「新增詞彙」 (Add Word) 的文字框中輸入你要加入的詞彙，然後點擊「新增」(Add)。
  5. 完成後點擊「確定」。

這樣，Word 在未來遇到這些詞彙時，就不會再將它們標示為錯誤了。

3. 結合其他工具

即使關閉了 Word 的內建校正，你仍然可以尋求其他工具的協助。例如：

  • 線上拼字檢查工具： 許多網站提供免費的線上拼字和文法檢查服務，你可以將文字複製貼上，進行檢查。
  • 專門的寫作輔助軟體： 如 Grammarly 等工具，它們通常擁有更強大的文法分析和風格建議功能，可以作為 Word 校正功能的補充。

常見問題解答 (FAQ)

關於 Word 關閉校正功能，使用者可能會有一些疑問，這裡我們來一一解答。

Q1：我關閉了 Word 的校正功能，但文件打開後又出現了，這是怎麼回事？

這有幾種可能的原因：

  • 文件本身的設定： 有些文件可能是由他人編輯，並已在文件中設定了「不檢查拼字或文法」的選項。下次你開啟時，Word 會沿用文件本身的設定。
  • Word 的預設設定未成功儲存： 在修改 Word 選項後，請確保你確實點擊了「確定」來儲存變更。有時候，操作的最後一步未能正確執行，導致設定失效。
  • Office 程式更新或損壞： 極少數情況下，Office 程式本身的設定檔可能出現問題，導致儲存的偏好設定無法生效。你可以嘗試修復 Office 安裝程式。
  • 針對特定文件的設定： 如前所述，如果你是為單一文件關閉校正，那麼這個設定只會應用在那份文件上。

我的建議： 再次確認你操作的步驟是否正確，並確保你所做的設定是針對「全域」的 Word 選項，而非僅限於單一文件。如果問題持續存在，可以嘗試重新啟動 Word 或電腦，有時簡單的重啟就能解決問題。

Q2：關閉了拼字檢查，那文法檢查還能用嗎？

是的，Word 的拼字檢查和文法檢查是兩個獨立的功能。你可以在「Word 選項」的「校訂」頁面中，選擇性地關閉其中一項，或是兩者都關閉。你可以只取消勾選「檢查拼字」，而保留「標記文法錯誤」，反之亦然。

Q3：我經常寫一些「創意」的詩句，Word 總把我的詞語標示為錯誤，我該怎麼辦？

這正是我們前面提到的，在創意寫作階段，關閉校正功能會非常有用。你可以按照本文的步驟，先關閉 Word 的拼字和文法檢查。當你完成詩歌的初步創作後，再來仔細閱讀，確認你想要保留的「錯誤」或「特殊用法」是否符合你的創作意圖。如果需要，事後再針對真的有誤的地方進行修正。

專業觀點： 許多文學評論家也指出，過度依賴校正工具，反而會抹煞文字的獨特性。在文學創作中，詞語的選擇和使用，常常是作者表達情感和思想的關鍵。因此，對於藝術創作，保有一定的「自由度」是重要的。

Q4：我的 Word 版本比較舊，找不到「校訂」選項，怎麼辦？

別擔心！即使是較舊版本的 Word，通常也會有類似的功能。你可能需要點擊左上角的「Office 按鈕」或「檔案」選單，然後尋找「選項」(Options) 或「設定」(Settings)。在設定的頁面中，尋找與「拼字與文法」(Spelling & Grammar)、「校對」(Proofing) 或「語言」(Language) 相關的選項，操作邏輯大致相同。

具體步驟回顧： 如果找不到，請嘗試在 Word 的幫助 (Help) 功能中搜尋「拼字檢查」或「文法檢查」，通常都能找到詳細的操作說明。

Q5：關閉校正功能後，我的文件還能被其他同事正常打開並看到裡面的內容嗎？

當然可以！關閉 Word 校正功能，僅僅是修改了 Word 軟體在你的電腦上的行為偏好設定，並不會改變文件的內容格式，也不會影響其他人在他們的電腦上打開這份文件。當其他人在他們的 Word 中開啟你的文件時，他們的 Word 校正功能會根據他們自己電腦的設定來運作。

這就好比你調整了你個人電腦的顯示器亮度，並不會影響你的朋友在他們電腦上看到的內容一樣。所以，放心大膽地進行設定吧！

結論：聰明應用，事半功倍

Word 關閉校正功能，看似一個簡單的設定，實則蘊含著提升工作效率和優化寫作體驗的潛力。它並非鼓勵大家忽視文字的準確性，而是提供了一個更彈性的選擇，讓使用者能夠根據不同的寫作階段和文件類型，做出最適合自己的調整。

掌握如何在 Word 中有效地關閉校正，並了解其背後的原理和應用場景，將能幫助你告別那些令人沮喪的紅色和藍色波浪線，讓你的寫作過程更加順暢、專注。記住，工具的價值在於善用，而 Word 的校正功能，正是需要你聰明地去運用，才能真正發揮其價值，讓你的每一次鍵盤敲擊，都充滿力量與效率。

Word關閉校正