Teams 如何新增聊天：從零開始建立有效溝通管道
你是否也曾經在 Teams 中，一時之間不知道該如何快速找到同事，或是要與特定幾位夥伴展開討論呢？别擔心，這絕對是許多剛接觸 Teams 的朋友們都會遇到的情況！今天，我們就來好好聊聊 Teams 如何新增聊天，讓你從此不再迷惘，輕鬆建立起順暢的團隊溝通管道。
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為什麼要掌握 Teams 新增聊天技巧？
在現今數位化協作的環境中，即時通訊工具已經成為職場必備。Microsoft Teams 作為一個整合了聊天、視訊會議、文件共享等多功能的平台，其核心功能之一就是「聊天」。然而，你可能只是習慣性地在已有的對話中回覆，卻忽略了主動開啟新對話的重要性。掌握 Teams 如何新增聊天，不只是一個操作技巧，更是為了：
- 建立專屬討論空間： 針對特定專案、議題，或是與特定成員進行一對一或小組討論，建立獨立的聊天視窗，避免資訊混亂，讓討論更聚焦。
- 快速聯繫重要對象： 當你需要立即與某位同事或主管取得聯繫時，能夠快速開啟聊天視窗，節省搜尋時間，提高溝通效率。
- 組織與管理對話： 透過主動建立新聊天，可以更好地組織你的對話列表，方便日後回溯與追蹤。
- 促進團隊協作： 靈活運用 Teams 的聊天功能，能有效打破部門隔閡，促進跨部門或跨小組的即時協作。
說實話，一開始我也跟大家一樣，可能只在需要時才隨意點開對話。但後來我發現，當專案進展快速，或是需要緊急討論時，能夠迅速、準確地找到對的人，開啟新的對話，真的省下了不少寶貴時間，也避免了許多不必要的誤會。
Teams 如何新增聊天：手把手教學
好啦，廢話不多說，我們直接進入重點！在 Microsoft Teams 中，新增聊天的方式非常直觀，主要有以下幾種：
方法一：透過搜尋列快速開啟
這是最常用也最快捷的方式，適用於你要與特定單一或多位使用者進行聊天。無論你身在 Teams 的哪個頁面，都會看到頂部有一個明顯的搜尋列。
- 點擊搜尋列： 在 Teams 視窗的最上方，找到那個寫著「搜尋」或「輸入指令」的長條形方塊，點擊它。
- 輸入對方的名字： 在搜尋列中，開始輸入你想要聊天的對象的名字。Teams 會即時顯示與你輸入名稱相符的使用者。
- 選擇對象並開始聊天： 當你看到想要聯繫的人出現在搜尋結果中時，直接點擊他的名字。這時，你會直接跳轉到與該對象的聊天視窗。
- 輸入訊息並傳送： 在聊天視窗的下方，你會看到一個訊息輸入框。輸入你想說的話，按下 Enter 鍵（或點擊右側的紙飛機圖示）即可傳送。
小提醒： 如果你想與多位對象同時開啟一個群組聊天，可以在搜尋列輸入第一個名字後，繼續輸入第二個、第三個名字，Teams 會顯示多個匹配結果。點擊第一個名字後，在出現的聊天視窗中，點擊右上方（通常是聊天視窗的標題處）顯示的人物圖示，會出現「新增成員」的選項，你也可以在這裡繼續新增其他人。或者，你也可以在搜尋列輸入「@」符號，然後開始輸入所有你想加入群組的人的名字，Teams 會將他們都列出來，讓你一次性選擇。
方法二：從聯絡人或左側導航列開啟
如果你傾向於從一個列表來選擇對象，而不是直接搜尋，那麼這個方法也很適合你。
- 點擊左側導航列的「聊天」圖示： 在 Teams 介面的左側，你會看到一系列的圖示。找到並點擊「聊天」（通常是一個對話氣泡的圖示）。
- 尋找「新增聊天」按鈕： 在「聊天」頁面的右上角，你會看到一個「新增聊天」的按鈕（通常是一個帶有加號的對話氣泡圖示）。點擊它。
- 輸入對象名稱： 彈出一個新的聊天視窗後，你會看到一個「收件者」的欄位。在這裡輸入你想要聊天的對象的名字。
- 選擇並傳送訊息： 和方法一一樣，選擇對象後，輸入訊息並傳送。
我的經驗談： 對於我來說，如果我需要和一個長期合作但不太常聯絡的同事展開新項目討論，我比較喜歡用搜尋列。但如果我需要和同一個小組的幾個人（他們名字我都很熟）建立一個臨時的討論群組，我可能會點擊左側的「聊天」，然後再點擊「新增聊天」按鈕，這樣感覺更有儀序一點。
方法三：從團隊或頻道成員清單開啟
當你正在瀏覽某個特定的團隊或頻道時，有時你會想要快速與該團隊或頻道中的某個成員開啟私人聊天。這個方法可以讓你快速切換。
- 進入目標團隊或頻道： 在 Teams 的左側導航列，點擊「團隊」，然後選擇你想要查看成員的團隊，再進入相應的頻道。
- 查看成員清單： 在頻道頂部，點擊「成員」或「檔案」等標籤，你會看到該團隊或頻道的成員列表。
- 右鍵點擊或尋找選項： 在成員列表中，找到你想要聊天的對象。將滑鼠懸停在他/她的名字上，有時會彈出一個選單，或者你可以右鍵點擊他/她的名字。
- 選擇「聊天」選項： 在彈出的選單中，尋找並點擊「聊天」選項。這會直接開啟與該成員的新聊天視窗。
深度解析： 這個方法的好處在於，它將「聊天」這個動作與你當前的上下文（即你正在看的團隊或頻道）連結起來。這對於需要與特定項目或部門成員進行頻繁溝通的情況非常有幫助，可以減少來回切換搜尋的步驟。
建立群組聊天：協作效率再提升
有時候，單純的一對一聊天可能無法滿足需求，你需要與多位同事針對特定議題進行討論。這時候，建立一個群組聊天就顯得非常重要了。
如何建立一個新的群組聊天？
其實，建立群組聊天與新增單一聊天有很多相似之處，只是在選擇對象的環節有所不同。
- 透過搜尋列建立： 如前所述，在搜尋列輸入第一個名字後，繼續輸入其他名字，Teams 會自動將他們識別為群組成員。
- 透過「新增聊天」按鈕建立： 點擊左側導航列的「聊天」，然後點擊右上角的「新增聊天」按鈕。在「收件者」欄位，你可以一次輸入多個人的名字，Teams 會為你識別出這些人。
給群組聊天命名的重要性
當你建立一個包含多人的群組聊天時， Teams 會自動為這個群組生成一個名字，通常是參與者的名字組合。然而，我強烈建議你為你的群組聊天重新命名。
為什麼要命名？
- 資訊辨識度： 一個有意義的群組名稱（例如：「2026 Q3 產品發布會籌備」、「緊急客戶問題處理」）能讓你一眼就知道這個群組的討論主題，在眾多對話中快速找到它。
- 成員理解： 對於新加入群組的成員，一個清晰的名稱能幫助他們快速了解群組的目的。
- 管理方便： 對於群組管理者來說，清晰的名稱有助於管理和維護群組的討論秩序。
如何命名群組聊天？
- 開啟群組聊天視窗： 確定你已經加入了所有需要的人員。
- 點擊視窗右上角的「…」更多動作： 在聊天視窗的頂部，通常在參與者名字旁邊，你會看到一個「…」的圖示。點擊它。
- 選擇「重新命名對話」： 在彈出的選單中，選擇「重新命名對話」。
- 輸入新的名稱： 在新的對話框中，輸入你想要的群組名稱，然後點擊「重新命名」。
額外建議： 當一個群組聊天的成員非常固定，且討論主題持續一段時間時，命名就顯得尤為重要。我曾經遇過一個專案群組，剛開始大家隨意加入，討論內容也很雜亂。後來我們決定將群組命名為「[專案名稱] – 核心討論組」，並明確了討論範圍，整個團隊的溝通效率就有了明顯的提升。
Teams 新增聊天的進階應用與技巧
除了基本的建立聊天功能，Teams 還提供了一些進階的應用，能讓你的溝通更加靈活。這些技巧能幫助你更好地管理你的對話，並提升協作效率。
釘選常用聊天
有沒有覺得，有些聊天對話對你來說非常重要，你經常需要回覆，但又怕它在眾多對話中被淹沒？這時候，「釘選」功能就派上用場了！
- 如何釘選： 在你的聊天列表（左側導航列的「聊天」頁面）中，將滑鼠懸停在你想要釘選的對話上。你會看到出現一個「…」的圖示。點擊它，然後選擇「釘選」。
- 釘選的好處： 被釘選的對話會被移動到聊天列表的頂部，並且有一個圖釘的標記，非常顯眼。這樣你就永遠不會錯過重要的訊息了！
隱藏或封存不活躍的聊天
相對地，有些聊天對話你可能暫時不需要，但又不想刪除（也許以後還會用到）。這時候，隱藏或封存功能就非常實用。
- 如何隱藏： 在聊天列表中，將滑鼠懸停在對話上，點擊「…」圖示，然後選擇「隱藏」。
- 隱藏的好處： 隱藏後，該對話將從你的主要聊天列表中消失，讓你的列表看起來更簡潔。但它並不會被刪除，你隨時可以在搜尋框中輸入對方的名字來重新找到它。
利用「@提及」功能
在群組聊天中，如果你想特別引起某位成員的注意，讓他/她知道這條訊息是專門發給他的，你可以使用「@提及」功能。
- 如何使用： 在輸入訊息時，輸入「@」符號，然後開始輸入你想要提及的成員名字。Teams 會顯示匹配的成員列表，點選你想要提及的人。
- 重要性： 被提及的成員會收到通知，確保你的訊息不會被忽略。
- 「@所有人」的慎用： 在群組聊天中，你也可以使用「@所有人」來提及所有成員。但請慎用此功能，除非是真正緊急或對所有人都極度重要的事情，否則可能會造成不必要的打擾。
常見問題解答 (FAQ)：關於 Teams 新增聊天
在使用 Teams 的過程中，大家可能會遇到一些疑問，這裡整理了一些關於「Teams 如何新增聊天」的常見問題，並提供詳細的解答。
Q1：我如何在 Teams 中開啟與一位陌生同事的聊天？
A1： 這是非常常見的情況！最簡單的方法是利用 Teams 頂部的搜尋列。在搜尋列中輸入該同事的名字，Teams 會列出所有匹配的搜尋結果。找到正確的同事後，直接點擊他的名字，就會立即開啟一個與他的聊天視窗。你就可以開始輸入你的訊息了。如果搜尋結果有多個同名的人，別擔心，通常 Teams 會顯示他們的職位或部門資訊，幫助你判斷。
Q2：我已經開啟了一個群組聊天，但忘記加入某位同事，現在該怎麼辦？
A2： 這很簡單！請先進入你已經開啟的那個群組聊天視窗。在聊天視窗的頂部，你會看到參與者的名字或群組的名稱。點擊那個名稱（或旁邊的「…」更多動作圖示），通常會出現一個選項，讓你「新增成員」或「管理成員」。點擊這個選項，然後輸入你想要新增的同事的名字，並將他加入群組即可。這樣，他就能看到之後的所有討論內容了。
Q3：我能不能設定 Teams 的預設語言，讓我在新增聊天時，介面語言符合我的習慣？
A3： 當然可以！Teams 的語言設定是可以調整的。通常，你可以在 Teams 的右上角點擊你的個人頭像，然後選擇「設定」。在設定選單中，尋找「語言」或「一般」相關的選項，你就可以選擇你習慣使用的語言了。設定完成後，重新啟動 Teams，你新增聊天時的介面就會顯示為你選擇的語言。這對於確保你的溝通順暢度非常重要。
Q4：我創建了一個群組聊天，但後來發現成員太多，討論變得混亂。我能將這個群組拆分成更小的群組嗎？
A4： 這是一個很好的問題，也是管理大型群組時常遇到的挑戰。Teams 並沒有直接提供「拆分群組」的功能。但是，你可以採取以下策略來應對：
- 建立新的、聚焦的群組： 針對你想要獨立討論的子議題或特定小組成員，重新建立一個新的、更小的群組聊天。
- 明確告知舊群組： 在舊的群組聊天中，發布一則訊息，說明你正在為特定主題建立新的群組，並提供新群組的連結或邀請。
- 逐步遷移： 鼓勵成員逐步轉移到新的、更聚焦的群組進行討論。
- 考慮使用 Teams 頻道： 如果你的討論是圍繞著一個特定專案或主題，並且需要更結構化的內容管理（例如文件共享、規劃、討論串），那麼建立一個 Teams 頻道會比不斷建立群組聊天更有效。頻道可以讓你針對不同子主題創建獨立的討論串，管理起來也更清晰。
總之，雖然不能直接拆分，但透過建立新的群組或利用頻道，你仍然可以有效地管理複雜的溝通需求。
Q5：我應該多久清理一次我的聊天列表？
A5： 這並沒有一個絕對的標準答案，主要取決於你的工作習慣和 Teams 的使用頻率。不過，我會建議你定期（例如每週或每月）花一點時間瀏覽你的聊天列表：
- 隱藏或封存： 將那些已經結束討論、暫時用不到的聊天進行隱藏或封存，讓你的主要列表保持乾淨。
- 釘選重要對話： 確保所有你經常需要回覆或追蹤的對話都被釘選在頂部。
- 評估群組： 檢查一些群組聊天，看看是否還有必要存在，或者是否可以歸檔。
保持一個清晰的聊天列表，不僅能讓你在尋找對話時更有效率，也能幫助你更好地掌握工作進度，避免訊息遺漏。就像整理你的電腦桌面一樣，定期清理能讓你的數位工作空間更有條理！
透過這些詳細的步驟和說明，相信你現在對 Teams 如何新增聊天 已經有了非常全面的了解。無論是一對一的私密對話，還是多人協作的群組討論，掌握這些基本功，絕對能讓你在 Teams 的世界裡游刃有餘，大幅提升你的工作效率與溝通品質！趕快動手試試看吧！
