team怎麼加好友：Microsoft Teams 好友新增與協作夥伴邀請全攻略
在現今數位化的工作環境中，Microsoft Teams 已成為許多企業與團隊不可或缺的協作平台。然而，許多剛接觸 Teams 的使用者，可能會習慣性地將其與通訊軟體（如 LINE 或 Messenger）類比，進而產生「team怎麼加好友？」這樣的疑問。事實上，Teams 的核心設計理念是為了「團隊協作」與「企業通訊」，而非傳統意義上的「加好友」或建立個人社交網絡。因此，在 Teams 中所謂的「加好友」，更精確地說，是「邀請或建立聯繫以進行協作」的過程。
本文將深入探討在 Microsoft Teams 中，您如何根據不同情境，有效地新增聯絡人、邀請外部成員，以及與組織內部的同事建立協作關係，讓您能夠充分利用 Teams 的強大功能。
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Microsoft Teams 中「加好友」的真實意義
首先，我們必須釐清在 Teams 裡「加好友」的兩種主要情境：
- 與組織內部的同事建立聯繫： 如果您想和公司內部的同事聊天、通話或邀請他們加入現有的團隊/群組，由於他們已在您的組織目錄中，過程會相對簡單直接。
- 與組織外部的人員（客戶、合作夥伴、供應商等）進行協作： 這類情況通常需要邀請對方作為「來賓」（Guest）加入您的團隊，或直接與他們開始一對一的外部聊天。
以下將針對這兩種情境，提供詳細的操作步驟。
方法一：邀請外部聯絡人或來賓加入您的團隊或聊天
當您需要與組織外部的人員協作時，他們會以「來賓」或「外部聯絡人」的身分加入。這通常涉及使用他們的電子郵件地址。
步驟一：邀請外部來賓加入「團隊」
這是最常見的協作方式，讓外部夥伴能參與您的團隊頻道、檔案分享和會議。
- 開啟 Teams 應用程式或網頁版。
- 在左側導覽列中，找到您想要邀請來賓加入的「團隊」（Team）。
- 點擊該團隊名稱旁的「更多選項」（通常是三個點「…」）。
- 從下拉選單中選擇「新增成員」（Add member）。
- 在跳出的視窗中，於「輸入名稱或電子郵件」欄位輸入外部來賓的完整電子郵件地址。
- Teams 會提示您該電子郵件地址是「邀請為來賓」（Invite guest）。點擊該提示。
- 確認電子郵件地址無誤後，點擊「新增」（Add）。
- 來賓將會收到一封來自 Microsoft Teams 的邀請電子郵件。 他們需要點擊郵件中的連結，按照指示設定或登入其 Microsoft 帳戶（如果他們還沒有），然後就能存取您邀請他們加入的團隊。
重要提醒： 您的 Teams 管理員必須啟用「來賓存取」功能，您才能邀請外部人員。如果此功能未啟用，您將無法看到「邀請為來賓」的選項。
步驟二：與外部聯絡人「開始新的私人聊天」
如果您只是想與外部人員進行一對一的私人聊天，而不需要將他們加入完整的團隊，您可以直接建立一個外部聊天。
- 開啟 Teams 應用程式或網頁版。
- 點擊左側導覽列的「聊天」（Chat）圖示。
- 點擊位於聊天列表頂部的「新聊天」（New chat）圖示（通常是筆和紙的圖示）。
- 在「收件者」欄位中，輸入外部聯絡人的完整電子郵件地址。
- Teams 會顯示「搜尋 [電子郵件地址] (外部)」的提示。點擊它。
- 您可以選擇輸入一段訊息並按下 Enter 鍵來發送，這樣就開啟了一個與該外部聯絡人的私人聊天視窗。
- 當您與外部聯絡人聊天時，他們的名稱旁會顯示「外部」標籤，提醒您這是一次與組織外部人員的對話。
小撇步： 如果對方也使用 Teams，這條聊天會直接顯示在他們的 Teams 應用程式中。如果他們沒有 Teams 帳戶，他們可能會收到電子郵件通知或提示引導他們加入 Teams。
方法二：與組織內部的成員建立聯繫與協作
對於同一個組織或公司內的成員，由於他們已經是 Teams 目錄的一部分，所以「新增」他們會更加直觀，通常是透過搜尋或直接建立聊天。
步驟一：透過搜尋功能找到同事
- 在 Teams 應用程式頂端的「搜尋或鍵入指令」（Search or type a command）欄位中，輸入您同事的姓名、電子郵件地址或職稱。
- Teams 會即時顯示相關的搜尋結果。
- 點擊您想要聯繫的同事名稱，即可直接開啟與他們的聊天視窗，或查看他們的個人檔案。
步驟二：直接開始新的私人聊天
- 點擊左側導覽列的「聊天」（Chat）圖示。
- 點擊位於聊天列表頂部的「新聊天」（New chat）圖示。
- 在「收件者」欄位中，開始輸入您同事的姓名。Teams 會根據組織目錄自動填充建議名單。
- 選擇您想要聊天的同事名稱。
- 您可以立即開始發送訊息，或點擊右上角的視訊通話/語音通話圖示進行通話。
步驟三：將成員加入現有聊天群組或會議
- 在您正在進行的一對一聊天或群組聊天中，點擊聊天視窗右上角的「新增人員」（Add people）圖示（通常是一個或多個人形圖示）。
- 在彈出的視窗中，輸入您想要加入的同事姓名。
- 選擇他們的名字，然後點擊「新增」（Add）。
- 選擇是否要包含聊天記錄。
- 他們將被加入到該聊天中。
方法三：使用「邀請連結」或「電子郵件」分享團隊
除了直接新增成員，團隊擁有者也可以透過分享連結或電子郵件邀請的方式，讓其他人自行加入團隊。
透過邀請連結分享團隊
- 前往您是「擁有者」的團隊。
- 點擊團隊名稱旁的「更多選項」（…）。
- 選擇「管理團隊」（Manage team）。
- 切換到「設定」（Settings）分頁。
- 展開「團隊代碼」（Team code）或「團隊連結」（Team link）選項。
- 如果尚未產生，您可以點擊「產生」按鈕來建立一個團隊連結。
- 複製此連結，您可以透過電子郵件、其他通訊軟體或任何您希望的方式分享給您的內部或外部夥伴。他們只需點擊此連結即可請求加入團隊。
注意： 對於外部來賓，他們點擊連結後可能需要經過團隊擁有者的批准才能加入。
透過電子郵件直接邀請（特定團隊設定）
在某些情況下，如果團隊設定允許，團隊擁有者也可以直接從團隊設定中，向多個電子郵件地址發送團隊邀請。
- 前往您是「擁有者」的團隊。
- 點擊團隊名稱旁的「更多選項」（…）。
- 選擇「管理團隊」（Manage team）。
- 切換到「成員」（Members）分頁。
- 點擊「新增成員」（Add member），這裡您可以一次性輸入多個電子郵件地址進行邀請。
重點提醒與常見問題解析
管理員權限的重要性
許多關於 Teams 的「加好友」問題，最終都與組織的管理員設定有關。特別是關於外部來賓的存取權限，需要您的 Teams 管理員在 Microsoft 365 系統中進行配置。如果組織的政策限制了外部協作，您可能無法邀請外部人員。
外部來賓的權限限制
即使成功邀請了來賓，他們的權限通常會受到限制。來賓可以參與頻道對話、存取檔案、參與會議、使用聊天功能。但他們可能無法：
- 建立團隊或頻道。
- 存取某些 SharePoint 網站或 OneNote 筆記本。
- 檢視組織目錄中的所有成員。
- 存取某些應用程式或整合功能。
隱私與安全性考量
在邀請外部人員加入團隊或聊天時，請務必注意資訊的敏感性。確保您分享的內容符合組織的資料安全與隱私政策。所有與外部來賓的互動都會被標示出來，以提醒使用者正在與非組織成員溝通。
不同版本的 Teams 體驗
無論您是使用 Teams 的桌面應用程式、網頁版還是行動應用程式，上述的「加好友」或邀請聯絡人步驟都大同小異，介面邏輯基本一致。您可以選擇最方便的方式進行操作。
常見問題 (FAQ)
以下是一些關於在 Microsoft Teams 中「加好友」的常見問題：
如何確認我是否能邀請外部人員加入 Teams？
您可以嘗試依照本文「邀請外部來賓加入團隊」的步驟進行操作。如果在輸入電子郵件後，沒有出現「邀請為來賓」的選項，或系統提示權限不足，則表示您的組織管理員可能尚未開啟或限制了外部來賓的存取權限。此時，您需要聯繫您的 IT 部門或 Teams 管理員尋求協助。
為何我無法找到我想加入的「好友」（同事或外部人員）？
對於內部同事：請確認您輸入的姓名或電子郵件地址正確無誤。如果仍找不到，可能是該同事尚未被添加到您組織的 Microsoft 365 目錄中，或其 Teams 帳戶尚未啟用。對於外部人員：請確保您輸入的是對方正確的電子郵件地址，並且他們的 Teams 帳戶（如果有的話）是活躍的。同時，請再次確認您的組織設定是否允許邀請外部來賓。
邀請外部來賓加入 Teams 後，他們的權限會有哪些限制？
外部來賓在 Teams 中的權限通常會少於組織內的成員。他們可以參與團隊的公開或私人頻道對話、存取共享檔案、參與會議、進行一對一聊天或群組聊天。然而，他們通常無法建立新的團隊或頻道、新增連接器、查看組織內部的所有成員列表，或存取組織特有的某些應用程式和設定。
Microsoft Teams 是否有像其他社群軟體一樣的「好友名單」功能？
Microsoft Teams 主要設計為協作工具，而非傳統的社群媒體平台。因此，它沒有像 Facebook 或 LINE 那樣明確的「好友名單」功能。您在「聊天」列表中的歷史對話，或在「連絡人」部分（如果您的組織有啟用此功能）建立的聯絡人列表，最接近傳統意義上的「好友名單」。您所有的協作對象，無論是內部同事還是外部來賓，都會透過聊天、團隊或會議的方式進行管理。
結語
透過這份詳細的指南，相信您已經對如何在 Microsoft Teams 中「加好友」有了清晰的認識。無論您是要與內部同事無縫協作，還是與外部夥伴拓展業務連結，Teams 都提供了多元且安全的方式來達成。掌握這些功能，將能讓您在日常工作中更加得心應手，充分發揮 Teams 作為強大協作平台的最大效益。
請記住，Teams 的核心在於「協同合作」與「效率溝通」，而非單純的社交互動。理解這一點，將有助於您更有效地利用這個平台，提升團隊的整體生產力。
