outlook聯絡人存在哪：深入解析Outlook聯絡人儲存路徑與管理秘訣

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對於許多Microsoft Outlook的使用者來說，聯絡人資料是數位生活中不可或缺的一部分。然而，當我們需要備份、轉移資料，或是遇到系統問題時，一個常見的疑問便會浮現：「outlook聯絡人存在哪？」這個問題看似簡單，但答案卻因為Outlook帳戶類型、版本及設定的不同而有所差異。了解聯絡人儲存的底層機制，不僅能幫助您更好地管理資料，也能在關鍵時刻保護您的寶貴資訊。

本文將帶您深入探索Outlook聯絡人的各種儲存方式，從檔案類型到實際的路徑，以及如何在Outlook中輕鬆找到這些位置。無論您使用的是POP3、IMAP還是Exchange帳戶，都能在這裡找到詳細的解答。

Table of Contents

1. 了解Outlook聯絡人的儲存機制：PST與OST檔案

在探討聯絡人實際儲存位置之前，我們必須先理解Outlook用於儲存資料的兩種主要檔案類型：

1.1.

.PST 檔案（個人資料夾檔案，Personal Storage Table）

  • 功能與用途： PST檔案是Outlook的本機資料儲存檔案，通常用於POP3帳戶。它包含您的電子郵件、聯絡人、行事曆、任務及備忘錄等所有Outlook資料。這意味著，如果您的Outlook設定為使用PST檔案，那麼您的所有聯絡人資料都將直接儲存在這個檔案中。

  • 特點： PST檔案是獨立的，即使沒有網路連線，您也可以存取其中的所有資料。刪除PST檔案將會遺失所有相關資料，包括聯絡人。

1.2.

.OST 檔案（離線資料夾檔案，Offline Storage Table）

  • 功能與用途： OST檔案主要用於Exchange帳戶（包括Office 365 / Microsoft 365）和IMAP帳戶。它是一個您的郵件伺服器資料的「離線副本」。當您連線到網際網路時，Outlook會同步OST檔案與伺服器上的資料，確保您的資料始終是最新的。當您離線時，您仍然可以存取OST中的資料，但任何更改都將在重新連線後同步到伺服器。

  • 特點： OST檔案是伺服器資料的鏡像，它本身不是一個獨立的資料備份。如果您的Outlook設定使用的是OST檔案，那麼您的聯絡人資料主要是儲存在伺服器上，OST檔案只是其在您電腦上的快取副本。刪除OST檔案通常不會導致資料遺失，因為資料仍存在於伺服器上，Outlook會在下次連線時重新建立OST檔案並同步資料。

2. 各種Outlook帳戶類型對應的聯絡人儲存方式

了解PST和OST檔案後，接下來我們將針對不同類型的Outlook帳戶，詳細說明聯絡人數據的具體存放方式和位置。

2.1.

POP3 帳戶：聯絡人儲存於本機的PST檔案中

如果您使用的是POP3帳戶，那麼您的所有Outlook資料（包括聯絡人）都會儲存在本機電腦的一個.PST檔案中。這個PST檔案就是您的主要資料儲存區。

  • 預設儲存路徑（Windows）：

    Windows 11/10/8/7：
    C:\Users\<您的使用者名稱>\Documents\Outlook 檔案\
    或
    C:\Users\<您的使用者名稱>\Documents\Outlook Files\

    較舊版本 Outlook (2007/2010)：
    C:\Users\<您的使用者名稱>\AppData\Local\Microsoft\Outlook\
    或
    C:\Users\<您的使用者名稱>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook\

  • 檔案名稱： 通常是 Outlook.pst 或您的郵件地址命名，例如 您的電子郵件地址.pst。

  • 重要性： 這個PST檔案是您聯絡人資料的唯一副本。務必定期備份此檔案，以防資料遺失。

2.2.

IMAP 帳戶：聯絡人可能儲存在「此電腦專用」的PST或OST中

IMAP帳戶的聯絡人儲存較為特殊。由於IMAP主要同步郵件資料夾，聯絡人通常不會直接與伺服器同步。它們可能存在於兩種情況：

  • 情況一：

    「此電腦專用」資料夾（.PST 檔案）

    ：
    在許多IMAP設定中，Outlook會自動創建一個獨立的PST檔案來儲存聯絡人、行事曆和任務，這些資料夾會被標記為「此電腦專用」。這意味著這些資料只存在於您的本機電腦上，不會與IMAP伺服器同步。

    預設路徑通常與POP3的PST檔案類似：
    C:\Users\<您的使用者名稱>\Documents\Outlook 檔案\

    檔案名稱可能是 <您的電子郵件地址>.pst 或 Outlook.pst。

  • 情況二：

    在OST檔案中（較少見，或需特殊設定）

    ：
    某些較新的Outlook版本或特定IMAP伺服器設定下，聯絡人資料可能會直接儲存在IMAP帳戶的OST檔案中，並與伺服器同步（如果IMAP伺服器支援聯絡人同步）。但在大多數情況下，單純的IMAP帳戶不會同步聯絡人。

    OST檔案預設路徑：
    C:\Users\<您的使用者名稱>\AppData\Local\Microsoft\Outlook\

  • 重要提示： 如果您的IMAP聯絡人儲存在「此電腦專用」的PST檔案中，刪除您的IMAP帳戶或該PST檔案將導致聯絡人資料遺失，因為它們沒有與伺服器同步。務必定期備份這些「此電腦專用」的PST檔案。

2.3.

Exchange 帳戶（包含 Microsoft 365）：聯絡人主要儲存在伺服器，本機為OST快取

對於Exchange帳戶，您的聯絡人資料主要儲存在Exchange伺服器上。您的本機電腦會有一個.OST檔案作為伺服器資料的離線快取副本。

  • 預設儲存路徑（Windows）：

    C:\Users\<您的使用者名稱>\AppData\Local\Microsoft\Outlook\

  • 檔案名稱： 通常是 <您的電子郵件地址>.ost。

  • 重要性： 由於資料主要在伺服器上，即使OST檔案損壞或遺失，您的聯絡人資料也不會遺失，因為Outlook會在下次連線時從伺服器重新同步。但如果您想將聯絡人匯出到其他應用程式或帳戶，仍需透過Outlook進行操作。

2.4.

Outlook.com 帳戶：主要在雲端儲存

如果您直接在網頁版Outlook.com（或Hotmail、Live等）管理聯絡人，那麼這些聯絡人是儲存在Microsoft的雲端伺服器上。當您將Outlook.com帳戶添加到桌面版Outlook時，它會像Exchange帳戶一樣，透過OST檔案在您的電腦上創建一個快取副本。

  • 儲存原理： 類似於Exchange，聯絡人數據的核心在雲端，OST檔案是桌面客戶端的離線快取。

  • 存取方式： 您可以在網頁版Outlook.com的「人員」或「聯絡人」頁面直接管理它們。在桌面版Outlook中，這些聯絡人會自動同步顯示。

3. 如何在Outlook中找到聯絡人的實際儲存位置？（最直接的方法）

不必手動去檔案總管找尋隱藏的路徑！Outlook本身提供了最直接的方式來查看哪個檔案儲存了您的聯絡人，以及該檔案的具體路徑。

請按照以下步驟操作：

  1. 開啟您的 Microsoft Outlook 應用程式。

  2. 點擊左上角的

    「檔案」

    選項。

  3. 在左側導航欄中，選擇

    「帳戶設定」

    ，然後再次點擊下拉選單中的

    「帳戶設定」

    。

    小提示： 如果您使用的是Outlook 2007或更舊版本，路徑可能是「工具」>「帳戶設定」。

  4. 在彈出的「帳戶設定」視窗中，切換到

    「資料檔」

    索引標籤。

  5. 您將看到所有Outlook正在使用的資料檔案列表（.PST和.OST）。請注意列表中的「位置」欄位，它會顯示每個檔案的完整儲存路徑。

    3.1.

    識別聯絡人所屬的資料檔

    如何判斷哪個資料檔包含您的聯絡人呢？

    • 在「資料檔」列表中，找到標記為「預設」的資料檔。通常情況下，您的主要聯絡人資料會儲存在這個預設的資料檔中。

    • 對於POP3帳戶，通常只有一個PST檔，它就是預設檔，包含所有聯絡人。

    • 對於IMAP帳戶，可能會有多個資料檔：一個是OST檔（用於郵件同步），另一個可能是獨立的PST檔，用於儲存「此電腦專用」的聯絡人、行事曆和任務。請務必檢查這個PST檔。

    • 對於Exchange帳戶，OST檔是預設檔，聯絡人儲存在伺服器並同步到此OST檔。

  6. 選中您想查詢的資料檔案，然後點擊

    「開啟檔案位置」

    按鈕。這將會直接開啟該檔案所在的資料夾，讓您看到聯絡人數據的實際存放位置。

透過這個方法，您可以精確地知道您的Outlook聯絡人儲存在哪個檔案中，以及該檔案位於您電腦上的哪個資料夾。

4. 聯絡人資料夾的額外考量與管理秘訣

了解聯絡人儲存位置後，以下是一些額外的考量和管理秘訣：

4.1.

「此電腦專用」聯絡人的特殊性

正如前面提到，使用IMAP帳戶時，聯絡人、行事曆和任務可能儲存在一個獨立的PST檔案中，並標記為「此電腦專用」。這是一個非常重要的細節：

  • 風險： 如果您刪除了IMAP帳戶，或者重新設定了Outlook設定檔，這些「此電腦專用」的資料將會永久遺失，因為它們沒有與IMAP伺服器同步。

  • 解決方案： 如果您的聯絡人屬於「此電腦專用」，強烈建議您定期將其匯出到一個獨立的PST檔案或CSV檔案進行備份，或者考慮將這些聯絡人轉移到Outlook.com或Exchange帳戶中，以實現雲端同步。

4.2.

變更PST檔案的位置

您可以更改PST檔案的儲存位置，例如將其移動到另一個磁碟或雲端同步資料夾（如OneDrive、Dropbox），但需注意以下事項：

  • 操作步驟：

    1. 關閉Outlook。

    2. 將PST檔案從原位置複製或移動到新位置。

    3. 重新開啟Outlook，它會提示找不到PST檔案。此時，您需要手動導航到PST檔案的新位置並選取它。

  • 注意事項： 不建議直接將PST或OST檔案放在網路共享資料夾上，這可能導致檔案損壞或性能問題。對於雲端同步資料夾，雖然可行，但同步過程可能導致效能問題或檔案鎖定，建議先進行測試。

4.3.

定期備份聯絡人的重要性

無論您的聯絡人儲存在PST還是OST檔案中，定期備份都是至關重要的。雖然Exchange和Outlook.com帳戶的聯絡人主要儲存在雲端，但本地備份可以提供額外的保障，尤其是在您意外刪除、帳戶被駭客入侵或需要離線存取的情況下。

  • 備份方法：

    1. 複製PST檔案： 最直接的方法是定期將整個PST檔案複製到另一個安全位置（例如外接硬碟、USB隨身碟）。請確保在複製前關閉Outlook。

    2. 使用Outlook匯出功能： Outlook提供了匯出功能，您可以將聯絡人匯出為PST檔案（包含特定聯絡人資料夾）或CSV（逗號分隔值）檔案。CSV檔案可以在其他應用程式或服務中輕鬆導入。

      步驟： 檔案 > 開啟與匯出 > 匯入/匯出 > 匯出至檔案 > Outlook 資料檔 (.pst) 或 逗號分隔值。

5. Mac 版 Outlook 聯絡人儲存概況

對於Mac版Outlook，其儲存機制與Windows版有所不同。Mac版Outlook通常不會產生傳統的.PST或.OST檔案。它將數據儲存在一個更複雜的應用程式資料庫結構中。

  • 主要儲存方式： 聯絡人資料主要是透過Outlook的資料庫直接管理，並與您的Exchange、Office 365或Outlook.com帳戶進行伺服器同步。對於本機聯絡人，它們會儲存在應用程式的支援檔案中。

  • 一般路徑（非直接PST/OST）：

    ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook 15 Profiles/Main Profile/Data
    (此路徑可能因Outlook版本而異)

  • 備份： 建議透過Time Machine進行整體備份，或利用Outlook的匯出功能將聯絡人匯出為.OLM檔案（Mac版Outlook的歸檔格式）或CSV檔案。

結論

了解「outlook聯絡人存在哪」不僅僅是為了滿足好奇心，更是對您寶貴數位資產的有效管理和保護。通過辨識您的帳戶類型、了解PST與OST檔案的差異，並學會在Outlook中查詢資料檔的位置，您將能更有信心地進行聯絡人備份、轉移或故障排除。無論是使用POP3的本機PST檔、IMAP的「此電腦專用」聯絡人，還是Exchange的伺服器同步快取OST檔，掌握這些知識都能讓您的Outlook體驗更加順暢安全。

常見問題 (FAQ)

如何備份Outlook聯絡人？

最安全且普遍的方法是透過Outlook的「匯出」功能。您可以選擇將聯絡人匯出為完整的PST檔案（包含特定聯絡人資料夾），或匯出為通用格式的CSV檔案。對於POP3帳戶，直接複製PST檔案也是一種快速備份方式，但務必在Outlook關閉狀態下進行。

為何我無法在檔案總管中直接找到我的Outlook聯絡人？

Outlook聯絡人並非以單一聯絡人檔案的形式存在於檔案總管中，而是作為一個整合數據的一部分，儲存在您的PST或OST主要資料檔內部。您需要透過Outlook應用程式的「帳戶設定」>「資料檔」來找出這些PST/OST檔案的實際儲存路徑，然後才能在檔案總管中找到整個資料檔。

如何將Outlook聯絡人從一台電腦轉移到另一台電腦？

首先，在舊電腦上使用Outlook的「匯出」功能，將聯絡人匯出為PST檔案。接著，將這個PST檔案複製到新電腦上。在新電腦的Outlook中，使用「匯入」功能，選擇「從另一個程式或檔案匯入」，然後選取您剛才複製過來的PST檔案，即可將聯絡人匯入到新的Outlook設定檔中。

PST和OST檔案在儲存聯絡人上有何主要差異？

PST檔案是本地的、獨立的儲存文件，通常用於POP3帳戶，所有聯絡人資料都直接儲存其中，且是唯一副本。OST檔案則是伺服器資料的離線快取，通常用於Exchange和IMAP帳戶。對於OST，聯絡人主要儲存在伺服器上，OST只是本地的同步副本，刪除OST通常不會遺失資料，因為可從伺服器重新下載；但IMAP帳戶的「此電腦專用」聯絡人則是一個例外，它們存在於本地PST或特殊的OST結構中，若無備份，刪除可能導致資料遺失。

我刪除了我的Outlook帳戶，我的聯絡人也會跟著消失嗎？

這取決於您的帳戶類型：

  • POP3帳戶： 刪除帳戶不會直接刪除本地的PST檔案，但Outlook會停止使用它。您需要手動導航到PST檔案的位置，聯絡人依然存在於該檔案中。

  • Exchange/Outlook.com帳戶： 刪除帳戶後，OST檔案會被移除，但您的聯絡人資料仍存在於雲端伺服器上，您可以透過網頁版或重新設定Outlook帳戶來存取。

  • IMAP帳戶： 如果您的聯絡人儲存在「此電腦專用」的資料夾中（通常是一個獨立的PST檔），則刪除IMAP帳戶可能會導致這些聯絡人資料夾消失，因為它們沒有與IMAP伺服器同步。這是最常見的聯絡人意外遺失情況，因此務必對「此電腦專用」聯絡人進行備份。


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