Outlook如何新增寄件人？從陌生到信任，掌握郵件管理小技巧！

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Outlook如何新增寄件人？讓您的郵件溝通更順暢！

「咦？剛剛那封重要的郵件怎麼跑去垃圾信件夾了？」「為什麼我總是收不到特定廠商的通知信？」您是不是也常常有這樣的困擾呢？在日常使用 Outlook 收發信件的過程中，常常會遇到需要將特定寄件人加入「安全寄件人」名單，或是建立「連絡人」以便快速查找和管理的情況。別擔心！今天這篇文章，就是要帶您一步一步學會 **Outlook 如何新增寄件人**，讓您告別漏信、誤判的煩惱，徹底掌握郵件溝通的主導權！

說到這，我以前也是個郵件管理新手，常常因為一些系統設定或是分類不清，錯過不少重要訊息。尤其是一些需要我們及時回覆的提案、或是訂閱的電子報，有時候不小心被歸類到「垃圾郵件」，那真的是欲哭無淚。後來我才發現，其實 Outlook 本身就提供了非常方便的功能，可以讓我們主動去管理這些寄件人。透過「新增寄件人」，我們可以確保重要的郵件都能準確地送達，同時也能更有效地組織我們的收件匣。這不只是一個小小的設定，更是一種提升工作效率、甚至保護我們免於詐騙郵件的小撇步呢！

為什麼要新增寄件人到 Outlook？

在深入探討 **Outlook 如何新增寄件人** 的具體步驟之前，我們先來聊聊為什麼這個功能這麼重要。簡單來說，新增寄件人主要有以下幾個目的，而且每個目的都非常實用：

確保重要郵件不會被誤判為垃圾郵件： 這是最常見也最重要的一個原因。Outlook 的垃圾郵件篩選器雖然強大，但有時候難免會有誤判的情況，尤其是一些寄件人地址比較特殊、或是郵件內容稍微敏感（例如包含特定關鍵字）的信件。將重要的寄件人加入「安全寄件人」名單，就能大大降低這種被誤判的機率。
方便日後查找與回覆： 當您將一個常用或重要的寄件人新增到您的「連絡人」清單中，您就可以在撰寫新郵件時，直接從聯絡人中選擇，不用再費力回想對方的電子郵件地址。這對於經常需要與特定客戶、同事或合作夥伴溝通的人來說，絕對是省時又省力的好方法。
建立信任的寄件人基礎： 透過主動管理您的寄件人，您可以建立一個您信任的郵件網絡。這不僅有助於您更專注於重要的訊息，也能在一定程度上減少受到惡意郵件或詐騙郵件的干擾。
自訂郵件規則與分類： 有時候，您可能希望特定寄件人的郵件能自動分類到某個資料夾，或是設定特定的提醒。將寄件人資訊記錄下來，是後續建立更複雜郵件規則的基礎。

Outlook 新增寄件人：兩種主要情境與詳細步驟

在 Outlook 中，我們通常會針對兩種主要的情境來「新增寄件人」：一種是將其加入「連絡人」清單，另一種是將其標示為「安全寄件人」。雖然它們的目的不盡相同，但最終都能幫助您更好地管理郵件。接下來，我們就來詳細看看 **Outlook 如何新增寄人** 的具體操作步驟。

情境一：將寄件人加入您的連絡人清單

當您收到一封來自您想要日後經常聯繫的對象的郵件，例如新的客戶、合作夥伴，或是您新認識的朋友，最直接的做法就是將他加入您的連絡人清單。這樣做的好處多多，不僅方便未來查找，還能讓您在撰寫郵件時，輸入對方姓名時就能自動帶出完整的郵件地址。這真的是一種非常貼心的設計！

以下是將寄件人加入連絡人清單的詳細步驟，無論您使用的是 Outlook 的網頁版 (Outlook.com) 還是桌面版應用程式，操作方式都大同小異：

開啟您想要新增的寄件人的郵件： 首先，請在您的收件匣中找到您想要加入連絡人的那封郵件，然後點擊開啟它。
找到寄件人資訊： 在郵件頂部，您會看到寄件人的姓名和電子郵件地址。
點擊寄件人名稱： 大部分情況下，您可以直接點擊寄件人的姓名或電子郵件地址。
選擇「新增至連絡人」或類似選項： 點擊後，Outlook 通常會彈出一個選單，您可以在其中找到類似「新增至連絡人」、「加入我的連絡人」或「建立新連絡人」的選項。點擊這個選項。
編輯連絡人資訊（可選）： 這時候，Outlook 會開啟一個新的視窗，讓您填寫或編輯該連絡人的詳細資訊，例如：
- 姓名： 通常會自動帶入，您可以修改成您習慣稱呼對方的名字。
- 公司名稱： 如果您知道，可以填寫。
- 職稱： 同上，可以填寫。
- 電話號碼： 您可以手動輸入，方便日後聯繫。
- 其他備註： 您可以在這裡記錄一些關於對方的資訊，例如他是透過什麼管道認識的，或是您們之間的合作項目等等。
這些額外的資訊並非必要，但填寫得越完整，日後您在管理聯絡人時就會越方便。
儲存連絡人： 填寫完畢後，請點擊視窗右上角或底部的「儲存」或「建立」按鈕。

完成以上步驟後，您就成功地將這位寄件人新增到您的 Outlook 連絡人了！下次您在撰寫新郵件時，只要在「收件人」、「副本」或「密件副本」欄位輸入對方的名字，Outlook 就會自動提示並帶出完整的電子郵件地址，是不是很方便呢？

您也可以這樣做：從連絡人介面手動新增

除了從郵件中直接新增，您也可以直接透過 Outlook 的「連絡人」介面來手動新增。這種方法適合您想要一次新增多個連絡人，或是您手邊已經有對方的聯絡資訊，但不確定對方有沒有寄過信給您時使用。

操作步驟如下：

導覽至「連絡人」： 在 Outlook 中，找到左側導覽列的「人員」（或稱為「連絡人」）圖示，點擊進入。
點擊「新增連絡人」： 在連絡人介面的頂部，您會看到一個「新增連絡人」或「新增」的按鈕，點擊它。
填寫詳細資訊： 和前面一樣，會出現一個視窗讓您填寫連絡人的姓名、電子郵件地址、電話等資訊。請務必填寫正確的電子郵件地址。
儲存： 填寫完畢後，點擊「儲存」。

這兩種方法都能達成將寄件人加入連絡人的目的，您可以選擇自己覺得最順手的方式操作。

情境二：將寄件人加入「安全寄件人」清單

有時候，我們收到的郵件並非來自我們認識的人，但我們卻知道這些郵件是重要的，例如：

您訂閱的電子報（例如新聞、產業趨勢、或是您喜愛的網站通知）。
您使用的某些線上服務發送的通知信（例如訂單確認、會員通知）。
您的公司或學校發送的內部公告。
您特定合作夥伴發送的定期報告。

這些郵件，有時候也可能因為 Outlook 的「垃圾郵件篩選器」過於嚴格，而被誤判到「垃圾郵件」資料夾。為了避免這種情況發生，我們就可以將這些寄件人手動加入「安全寄件人」清單。

將寄件人加入「安全寄件人」清單，等於是告訴 Outlook：「這位寄件人的信件，請直接送到我的收件匣，不要再經過篩選了！」這是一種非常直接且有效的保護重要郵件不被漏失的方法。

以下是將寄件人加入「安全寄件人」清單的詳細步驟：

方法一：從垃圾郵件資料夾中移出時加入

這是最直觀也最常用的方法。當您發現一封本應是重要的郵件，卻出現在「垃圾郵件」資料夾時，請立刻執行以下步驟：

前往「垃圾郵件」資料夾： 在 Outlook 的左側導覽列中，找到並點擊「垃圾郵件」資料夾。
選取該郵件： 找到您想要加入安全寄件人名單的那封郵件，然後點擊它以選取。
點擊「不是垃圾郵件」： 在郵件頂部，您會看到一個選項，通常是「不是垃圾郵件」或「移至收件匣」。點擊它。
選擇「加入寄件人至安全寄件人」： 在您點擊「不是垃圾郵件」之後，Outlook 通常會彈出一個小提示或選項，讓您選擇「永遠從 [寄件人名稱] 接收郵件」或「將 [寄件人地址] 加入安全寄件人」。請選擇這個選項。

完成後，這封郵件會被移到您的收件匣，同時，這位寄件人也就被自動加入到您的「安全寄件人」清單中了。下次這位寄件人再寄信來，就不太可能會被誤判了。

方法二：手動新增至「安全寄件人」清單

有時候，您可能還沒有收到過被誤判的郵件，但您預期或知道某些寄件人很重要，想要預防性地將他們加入安全寄件人名單。這時候，您可以手動進行新增。

針對 Outlook 網頁版 (Outlook.com)：

點擊右上角的「設定」圖示： 通常是一個齒輪的圖案。
選擇「檢視所有 Outlook 設定」： 在彈出的選單中，選擇這個選項。
導覽至「郵件」>「垃圾郵件」： 在左側的設定選單中，找到「郵件」，然後在下方展開「垃圾郵件」。
找到「安全寄件人」區塊： 在「垃圾郵件」設定頁面中，您會看到「安全寄件人」和「封鎖的寄件人」等區塊。
點擊「新增」： 在「安全寄件人」區塊旁邊，點擊「新增」按鈕。
輸入寄件人電子郵件地址： 在彈出的輸入框中，輸入您想要加入的寄件人電子郵件地址，然後點擊「儲存」。

針對 Outlook 桌面版應用程式（不同版本介面可能略有差異）：

請注意，桌面版的 Outlook 操作介面會根據您安裝的版本（例如 Microsoft 365 Apps for enterprise, Office 2019, Office 2016 等）略有不同，但核心邏輯是相似的。以下以較常見的介面為例：

點擊「檔案」： 在 Outlook 視窗的左上角，點擊「檔案」選項。
選擇「選項」： 在「檔案」選單中，找到並點擊「選項」。
選擇「電子郵件」： 在 Outlook 選項視窗的左側，點擊「電子郵件」。
點擊「追蹤未傳送的訊息」或「垃圾郵件」相關設定（視版本而定）： 有些版本的 Outlook 會將這些設定歸類在「追蹤未傳送的訊息」或直接在「電子郵件」的子選項裡有「垃圾郵件」的選項。尋找類似的關鍵字。
點擊「安全寄件人」按鈕： 在右側的設定區塊中，您會看到一個「安全寄件人」的按鈕，點擊它。
點擊「新增」： 在「安全寄件人」視窗中，點擊「新增」按鈕。
輸入寄件人電子郵件地址： 在輸入框中輸入您想要加入的寄件人電子郵件地址，然後點擊「確定」或「新增」。
儲存所有設定： 最後，別忘了點擊 Outlook 選項視窗的「確定」來儲存所有變更。

透過手動新增，您可以更主動地管理您的安全寄件人名單，確保所有您認為重要的郵件都能順利送達。

常見問題與詳細解答

關於 **Outlook 如何新增寄件人**，許多使用者可能會遇到一些額外的疑問，以下我們就來一一解答，希望能幫助您更全面地理解這個功能：

Q1：如果我不小心把正常的郵件加到「封鎖的寄件人」清單，該怎麼辦？

這是一個非常常見的狀況！別擔心，Outlook 也提供了簡單的解決方法。當您發現有重要的寄件人被誤加到「封鎖的寄件人」清單時，您可以按照以下步驟將其移除：

針對 Outlook 網頁版 (Outlook.com)：

進入「設定」（齒輪圖示）>「檢視所有 Outlook 設定」。
選擇「郵件」>「垃圾郵件」。
在「封鎖的寄件人」區塊，找到您想要移除的寄件人。
點擊該寄件人旁邊的「刪除」或垃圾桶圖示。
點擊「儲存」。

針對 Outlook 桌面版應用程式：

進入「檔案」>「選項」。
選擇「電子郵件」> 找到「垃圾郵件」或相關設定。
點擊「封鎖的寄件人」按鈕。
在封鎖的寄件人清單中，選取您要移除的寄件人。
點擊「移除」按鈕。
點擊「確定」，然後再點擊 Outlook 選項視窗的「確定」儲存設定。

移除後，該寄件人的郵件將不再被封鎖，並會正常進入您的收件匣（除非有其他規則影響）。

Q2：我可以在新增連絡人時，同時將他加入安全寄件人清單嗎？

Outlook 的設計上，這兩個功能是分開操作的。當您將一個寄件人加入「連絡人」清單時，這主要影響的是您在撰寫郵件時的便利性，它並不會自動將該寄件人加入「安全寄件人」清單。同樣的，將寄件人加入「安全寄件人」清單，也不會自動將他加入您的連絡人。您需要根據您的需求，分別執行這兩個操作。

我的經驗是，如果您知道這個寄件人是您重要的聯絡對象，那麼建議您同時執行兩個步驟：

將他加入「連絡人」清單，方便日後查找和郵件撰寫。
將他加入「安全寄件人」清單，確保他的郵件不會被誤判。

這樣做可以達到事半功倍的效果，讓您的郵件管理更加滴水不漏。

Q3：如果寄件人使用多個電子郵件地址寄信給我，我需要將所有地址都加入嗎？

是的，這是一個很重要也常常被忽略的細節！通常情況下，Outlook 的「安全寄件人」和「封鎖的寄件人」功能是針對單一電子郵件地址進行設定的。如果一個寄件人（例如某個公司）有時候使用 `[email protected]` 寄信，有時候又使用 `[email protected]` 寄信，而且您希望兩者都能被視為安全的寄件人，那麼您就需要將這兩個不同的電子郵件地址都分別加入您的「安全寄件人」清單。

這也提醒我們，在管理寄件人時，要仔細確認郵件中的完整電子郵件地址，而不是只看寄件人顯示的名稱。雖然有時候 Outlook 會進行一些智能判斷，但最保險的做法就是將您希望信任的每一個具體地址都加入清單。

Q4：如何設定「安全寄件人」的網域？我不想一個一個地址加。

這是一個進階但非常實用的功能！Outlook 允許您將整個網域（例如 `@example.com`）加入「安全寄件人」清單。這意味著，所有來自這個網域的電子郵件地址，都會被自動視為安全的。這對於管理公司內部郵件、或是您長期訂閱的、來自特定組織的電子報非常有用。

操作方法與手動新增單一地址類似，但您輸入的是網域名稱：

針對 Outlook 網頁版 (Outlook.com)：

進入「設定」（齒輪圖示）>「檢視所有 Outlook 設定」。
選擇「郵件」>「垃圾郵件」。
在「安全寄件人」區塊，點擊「新增」。
在輸入框中，輸入您想加入的網域名稱，例如 `@yourcompany.com` 或 `@newsletter.com`。
點擊「儲存」。

針對 Outlook 桌面版應用程式：

進入「檔案」>「選項」>「電子郵件」> 找到「垃圾郵件」或相關設定。
點擊「安全寄件人」按鈕。
點擊「新增」。
在輸入框中，輸入您想加入的網域名稱，例如 `@yourcompany.com`。
點擊「確定」或「新增」。
點擊「確定」儲存所有設定。

請注意，使用網域設定時，要非常小心。確保您輸入的網域是您完全信任的，以免將大量不受信任的郵件也一併放行。

Q5：我發現我的 Outlook 桌面版和網頁版上的安全寄件人名單不一樣，這是正常的嗎？

是的，這是正常的！Outlook 桌面版和 Outlook 網頁版（Outlook.com）是兩個獨立的應用程式，它們有各自獨立的設定。如果您使用 Microsoft 365 訂閱服務，並且您的桌面版 Outlook 是透過您的 Microsoft 365 帳戶登入同步的，那麼某些設定（例如帳戶層級的規則、某些同步的連絡人）可能會互相影響或同步。但是，關於「垃圾郵件篩選器」的「安全寄件人」清單，通常是各自獨立運作的。

也就是說，如果您在 Outlook 網頁版上設定了一個安全寄件人，這個設定並不會自動同步到您的 Outlook 桌面版應用程式中，反之亦然。因此，如果您同時使用這兩種版本的 Outlook，並且希望它們都能正確過濾郵件，您可能需要在兩個版本中都分別設定您認為重要的安全寄件人。

這也是為什麼很多時候，我們會建議使用者在電腦上的 Outlook 桌面版進行較為複雜或精細的設定，因為它的介面選項通常更為豐富。而網頁版則更適合隨時隨地快速存取和進行基本操作。

結語：讓 Outlook 成為您最得力的郵件管家

學會 **Outlook 如何新增寄件人**，其實就是掌握了提升您郵件管理效率的關鍵一步。無論是將重要的聯絡人加入通訊錄，或是將可信賴的寄件人設定為「安全寄件人」，這些看似簡單的操作，都能為您省去不少時間，更重要的是，能確保您不會錯過任何重要的資訊。

別再讓雜亂的收件匣和惱人的垃圾郵件打亂您的工作節奏了！從現在開始，善用 Outlook 的這些功能，積極管理您的寄件人名單。相信我，當您能準確地找到您需要的郵件，並及時收到重要的通知時，您的工作效率和心情都會大大提升。就從今天開始，動手試試看吧！讓 Outlook 成為您最可靠、最得力的郵件管家！

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