Microsoft 365 可以編輯 PDF 嗎？答案揭曉！

在現代數位工作流程中，PDF（可攜式文件格式）檔案無疑扮演著核心角色。它確保了文件在不同裝置和作業系統上的一致性顯示，但也常常讓人疑惑：作為一套功能強大的生產力工具，Microsoft 365 到底能不能編輯 PDF 檔案呢？今天，我們將深入解析這個問題，為您提供詳細且具體的解答。

簡而言之，是的，Microsoft 365 確實具備一定程度的 PDF 編輯與管理能力，尤其是在搭配其核心應用程式時。雖然它可能無法完全取代專業的 PDF 編輯軟體如 Adobe Acrobat，但對於日常的文件處理需求，Microsoft 365 提供的功能通常綽綽有餘。

Microsoft 365 如何幫助您處理 PDF 檔案？

Microsoft 365 透過其不同的應用程式，提供多種與 PDF 相關的功能，從基本的檢視、轉換到有限的編輯，應有盡有。

1. Microsoft Word：PDF 編輯的主力軍

當談到 Microsoft 365 中的 PDF 編輯，Microsoft Word 絕對是您的首選工具。它具備將 PDF 檔案轉換為可編輯文件，並允許您進行修改後再存回 PDF 格式的能力。

如何使用 Word 開啟與編輯 PDF：

1. 開啟 PDF： 在 Word 中，點擊「檔案」>「開啟」，然後瀏覽並選擇您的 PDF 檔案。
2. 轉換提示： Word 會提示您將 PDF 轉換為 Word 文件。這表示它會嘗試解析 PDF 的結構、文字和圖像，並將其轉換成 Word 可編輯的格式。這個過程可能需要一些時間，具體取決於 PDF 的複雜程度和大小。
3. 進行編輯： 轉換完成後，您就可以像編輯任何 Word 文件一樣，對其內容進行修改，包括：
   • 修改文字、字體、大小和顏色。
   • 插入、刪除或調整圖片。
   • 調整版面配置、段落間距和邊界。
   • 新增或刪除頁面內容。
4. 儲存為 PDF： 完成編輯後，點擊「檔案」>「另存新檔」，在儲存類型中選擇「PDF (*.pdf)」，即可將修改後的 Word 文件儲存回 PDF 格式。

重要提示： Word 的 PDF 轉換功能對於包含大量文字和簡單版面的 PDF 檔案效果最佳。對於包含複雜圖形、大量表格、掃描的 PDF（圖片形式的文字）或複雜排版的 PDF 檔案，轉換後的效果可能不如預期，甚至會出現格式跑掉、文字無法編輯等情況。此時，您可能需要額外的 OCR（光學字元辨識）軟體或專業的 PDF 編輯器。

2. Microsoft PowerPoint 與 Excel：主要用於 PDF 匯出

雖然 PowerPoint 和 Excel 不像 Word 那樣具備將 PDF 轉換為可編輯格式的能力，但它們是創建和匯出 PDF 檔案的極佳工具。

• PowerPoint： 您可以輕鬆地將簡報儲存為 PDF 格式，方便分享給沒有 PowerPoint 的人，同時保持排版一致性。此外，您也可以在 PowerPoint 中插入 PDF 檔案作為圖片或物件（但無法直接編輯 PDF 內容）。
• Excel： 創建好的試算表可以精確地匯出為 PDF，確保報表、數據等在列印或分享時保持預期的格式和版面。

兩者操作方式類似：在應用程式中，點擊「檔案」>「另存新檔」> 選擇「PDF (*.pdf)」作為儲存類型。

3. Microsoft OneNote：PDF 筆記與註釋的好幫手

OneNote 雖然不是直接的 PDF 編輯器，但它提供了一種獨特的方式來處理 PDF 內容：

• 列印到 OneNote： 您可以將任何文件（包括 PDF）「列印」到 OneNote，使其成為筆記本中的一個圖像。這讓您可以在這個圖像上直接進行手寫筆記、標記、繪圖或輸入文字註釋，非常適合學習和審閱文件。
• 檔案附件： 您也可以將 PDF 檔案作為附件插入到 OneNote 頁面中，點擊即可開啟原始 PDF 檔案。

4. OneDrive 與 SharePoint：雲端 PDF 檢視與基本註釋

Microsoft 365 的雲端儲存服務 OneDrive 和企業協作平台 SharePoint，為 PDF 檔案提供了便捷的存取、分享與基本的線上檢視功能。

• 線上檢視： 您可以直接在瀏覽器中開啟儲存在 OneDrive 或 SharePoint 上的 PDF 檔案，無需下載任何額外軟體。
• 基本註釋： OneDrive 的 PDF 檢視器通常也支援一些基本的註釋功能，例如螢光筆標記、新增備註等，方便您在線上進行簡易的審閱。
• 版本歷史： 如果您在本地編輯 PDF 後重新上傳到 OneDrive/SharePoint，其版本歷史功能可以幫助您追蹤文件的更改，方便回溯。

請注意，這些雲端平台提供的主要是檢視和輕量級的註釋功能，並不具備像 Word 那樣的內容編輯能力。

5. Microsoft 365 與 Adobe Acrobat 整合：專業級編輯方案

對於需要頻繁進行複雜 PDF 編輯，例如填寫互動式表單、建立簽名、加密文件、執行高級 OCR、合併或拆分 PDF 等專業任務，Microsoft 365 本身的功能可能就不夠了。

這時候，Adobe Acrobat 才是最佳選擇。值得一提的是，Microsoft 365 提供與 Adobe Acrobat 的整合功能：

• Word、Excel、PowerPoint 中的 Acrobat 附加元件： 安裝 Adobe Acrobat 後，您會在這些應用程式中看到 Adobe 專用的功能區，可以直接將文件轉換為高品質 PDF、合併 PDF、進行安全性設定等。
• OneDrive 與 SharePoint 的 Adobe 整合： 在 OneDrive 或 SharePoint 中，您可以選擇使用 Adobe Acrobat Online 來開啟 PDF 檔案，進行更進階的線上編輯。

這表示，如果您同時擁有 Microsoft 365 和 Adobe Acrobat 訂閱，兩者可以完美協同工作，提供從基本到專業的全面 PDF 解決方案。

Microsoft 365 PDF 功能的限制與考量

雖然 Microsoft 365 提供了許多有用的 PDF 功能，但在某些情況下，您可能會遇到以下限制：

• 複雜排版： 對於雜誌、書籍、技術手冊等含有大量圖片、多欄位、複雜圖表和嵌入字體的 PDF，Word 轉換後格式跑掉的可能性極高。
• 掃描文件： 如果 PDF 檔案是從掃描器創建的圖像，其中文字並非真正的可選取文字，Word 將無法直接編輯。您需要專業的 OCR 軟體將圖像文字轉換為可編輯文字。
• 互動式表單： Microsoft 365 無法編輯 PDF 表單中的可填寫欄位。
• 文件安全性： Microsoft 365 應用程式通常不提供 PDF 的高級安全性功能，如密碼加密、權限管理、數位簽章等。
• 合併、拆分與重排頁面： 除非透過第三方工具或付費的 Adobe Acrobat，Microsoft 365 本身不具備這些功能。

結論

Microsoft 365 確實可以編輯 PDF 檔案，特別是透過 Microsoft Word 的轉換功能，能夠滿足大多數用戶對文字和圖像內容的基本修改需求。對於需要將文件儲存為 PDF 以便分享、保持格式一致性的情況，其各個應用程式的「另存新檔為 PDF」功能更是方便實用。

然而，當您的工作涉及到複雜的 PDF 編輯、光學字元辨識 (OCR)、建立互動式表單、高級安全性設置，或是需要合併/拆分 PDF 等專業操作時，Microsoft 365 的內建功能可能就不夠了。此時，投資一套專業的 PDF 編輯軟體，如 Adobe Acrobat，將是更明智的選擇，且兩者可以完美整合，提供無縫的工作流程。

總之，對於日常辦公和學習中的 PDF 基礎處理，Microsoft 365 是個非常實用的工具集，能夠有效提升您的工作效率。

常見問題（FAQ）

1. 如何使用 Microsoft Word 編輯 PDF 檔案？

您可以在 Word 中點擊「檔案」>「開啟」，選擇您的 PDF 檔案。Word 會提示您將 PDF 轉換為可編輯的 Word 文件。轉換後，您可以像編輯普通 Word 文件一樣進行修改，完成後再選擇「檔案」>「另存新檔」，將其儲存為 PDF 格式。

2. 為何我的 PDF 檔案在 Word 中開啟後格式跑掉了？

PDF 檔案的複雜性是主要原因。如果 PDF 包含複雜的版面、多欄位、特殊字體、大量圖形或表格，或者本身是掃描的圖片而非可選取文字，Word 在轉換時就可能無法完全還原其原始排版。對於這類 PDF，建議使用專業的 PDF 編輯器或進行 OCR 處理。

3. Microsoft 365 支援哪些與 PDF 相關的功能？

Microsoft 365 支援：將 Word、Excel、PowerPoint 等文件匯出為 PDF；在 Word 中將 PDF 轉換為可編輯文件；在 OneNote 中「列印」PDF 以便進行手寫或文字註釋；以及在 OneDrive/SharePoint 中線上檢視和進行基本的 PDF 註釋（如螢光筆）。

4. 我可以直接在 OneDrive 或 SharePoint 中編輯 PDF 嗎？

在 OneDrive 和 SharePoint 中，您主要可以進行 PDF 的線上檢視和一些基本的註釋（如螢光筆和備註）。若要進行實質的內容編輯，您需要將 PDF 下載到本地，並使用像 Word 這樣的應用程式進行編輯，或透過與 Adobe Acrobat 的整合功能來進行線上編輯（需 Adobe 訂閱）。

5. 如果我需要專業的 PDF 編輯功能，Microsoft 365 足夠嗎？

不，如果您的需求包括建立互動式表單、執行高級 OCR、簽署文件、加密 PDF、合併/拆分多個 PDF 或進行複雜的文件排版與重組，Microsoft 365 的內建功能可能不足。此時，您會需要專業的 PDF 編輯軟體，例如 Adobe Acrobat，它與 Microsoft 365 應用程式也有良好的整合。