Excel 算出現幾次？讓你輕鬆掌握頻率計算的關鍵技巧！

「吼！Excel 到底要怎麼算某個數字或文字出現了幾次啊？我一直找不到對的函數，搞得我頭昏腦脹的！」別擔心！相信很多剛接觸 Excel 的朋友，甚至是有些經驗的使用者，都可能遇到類似的困擾。當你的數據量龐大，想要快速統計特定項目出現的頻率時，Excel 裡頭其實藏著幾個非常實用又強大的函數，能讓你事半功倍！今天，我就要來好好跟你分享，如何在 Excel 中精準計算「出現幾次」，讓這件事變得超級簡單，而且一點都不複雜！

Table of Contents

Excel 算出現幾次：簡單入門的 COUNTIF 函數

首先，我們就從最基本、也是最常用的函數開始吧！如果你的需求是計算「某個條件」在一個範圍內出現了幾次，那麼 COUNTIF 函數絕對是你的首選。它就像是 Excel 的一個小幫手，專門幫你數數。舉個例子來說，假設你有一份銷售紀錄，想知道「蘋果」這項產品總共賣出了幾次，COUNTIF 函數就能派上用場。

COUNTIF 函數的用法

COUNTIF 函數的語法非常直觀，就是：

COUNTIF(range, criteria)

range：這個部分是指你想要檢查的儲存格範圍。例如，如果你想在 A1 到 A100 這個範圍內搜尋，你就可以輸入 A1:A100。
criteria：這個部分就是你的「條件」。你想計算什麼？例如，如果你要計算「蘋果」，你就可以輸入 "蘋果"。記住，文字類型的條件需要用雙引號 " " 括起來。數字或邏輯值（如 TRUE, FALSE）則不需要。

實際操作範例

假設你的 A 欄（A1:A10）存放著水果名稱，如下表所示：

A1	蘋果
A2	香蕉
A3	蘋果
A4	橘子
A5	蘋果
A6	香蕉
A7	葡萄
A8	蘋果
A9	橘子
A10	蘋果

如果你想計算「蘋果」總共出現了幾次，你可以在任何一個空白的儲存格（例如 B1）輸入以下公式：

=COUNTIF(A1:A10, "蘋果")

按下 Enter 後，你就會看到結果是 5。是不是超級簡單！

溫馨提示： COUNTIF 函數對於比較運算子（如大於、小於、等於）也非常有彈性。例如，如果你想計算 A 欄中大於 50 的數字有幾個，公式可以是 =COUNTIF(A1:A10, ">50")。

進階應用：COUNTIFS 函數處理多重條件

有時候，我們需要的條件不只一個。例如，我們想知道在「台北門市」賣出「蘋果」的總次數。這時候，單獨的 COUNTIF 函數就無法勝任了，我們需要更強大的 COUNTIFS 函數！

COUNTIFS 函數的用法

COUNTIFS 函數的語法稍微長一些，但邏輯是相同的，就是把所有的條件組合起來：

COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...)

criteria_range1：第一個條件的範圍。
criteria1：第一個條件。
[criteria_range2, criteria2], …：後續可以接更多的條件範圍和條件。

重點來了！ COUNTIFS 函數要求所有條件都必須同時滿足，才會將該筆資料計算進去。它不像 COUNTIF 那樣只能處理一個條件。

實際操作範例

假設我們現在有兩欄資料：A 欄是門市名稱，B 欄是銷售的水果。我們想知道「總共有幾次是在『A 門市』賣出『蘋果』的？」

A1	B1
A 門市	蘋果
B 門市	香蕉
A 門市	橘子
A 門市	蘋果
C 門市	蘋果
A 門市	蘋果

假設我們的資料範圍是 A1:B6。想計算「A 門市」賣出「蘋果」的總次數，我們可以在空白儲存格輸入：

=COUNTIFS(A1:A6, "A 門市", B1:B6, "蘋果")

按下 Enter 後，你會發現結果是 3。這表示在 A1:B6 這個範圍內，同時滿足「門市是 A 門市」且「水果是蘋果」的紀錄有 3 筆。

小撇步： COUNTIFS 函數的順序並不重要，你也可以把水果條件放在前面，結果一樣。但為了方便理解和管理，我建議你把相關性較高的條件放在前面，會比較有條理喔！

特殊情況：計算空白或非空白儲存格的次數

有時候，我們需要知道一個範圍內有多少儲存格是空的，或者有多少儲存格有填寫內容。這時候，COUNTIF 函數依然能派上用場，但條件會有點小變化。

計算空白儲存格

如果你的範圍是 A1:A10，想計算其中有多少個儲存格是「空白」的，你可以這樣寫：

=COUNTIF(A1:A10, "")

這裡的 "" 代表「空字串」，也就是空白的意思。Excel 會把沒有任何內容的儲存格視為符合這個條件。

計算非空白儲存格

相對地，如果你想計算範圍內有多少儲存格「不是空白」的，也就是有填寫內容的，公式是：

=COUNTIF(A1:A10, "<>")

"<>" 這個條件代表「不等於」，也就是不等於任何東西。所以，任何有填寫內容的儲存格都會被計算進去。這功能在檢查資料完整性時非常有用！

使用 Excel 函數計算出現次數的常見問題與解答

我知道，即便有了這些函數，大家在實際操作中還是可能會遇到一些小狀況。別擔心，我整理了一些常見的疑問，並提供詳細的解答，希望幫助你更順暢地使用 Excel！

Q1：為什麼我的 COUNTIF 函數結果總是 0，明明看起來有資料？

這通常有幾個可能的原因，我們一起來檢查看看：

檢查條件的文字是否完全一致： Excel 在比對文字時是「區分大小寫」的，雖然對於中文影響不大，但如果你的條件是英文，像是 “Apple” 和 “apple”，Excel 會視為不同的東西。另外，確保條件中的空格、標點符號也都跟你的資料一模一樣。例如，你的資料是「蘋果」(後面有個空格)，但你輸入的條件是「蘋果」，那就不會被計算到。
檢查範圍是否正確： 你設定的 range（範圍）是不是包含了你實際想搜尋的資料？有時候可能因為範圍選錯，或是選得太小，導致找不到你要的項目。
確認資料格式： 有些時候，看似文字的資料，實際上可能是以「數字」的形式儲存，或者反之。如果你在計算數字時發現有問題，可以檢查一下該欄的儲存格格式，確保它被 Excel 正確辨識為數字。
檢查是否有隱藏字元： 這是比較少見但有時會發生。某些時候，文字後面可能會帶有一些肉眼看不見的隱藏字元。這時候，你可以試著在該儲存格輸入 =CLEAN(A1) 來清除這些字元，再重新測試。

Q2：COUNTIFS 函數的各個範圍大小一定要一樣嗎？

是的，絕對要一樣！ 這是 COUNTIFS 函數運作的核心原則。在 COUNTIFS 函數中，每一個 criteria_range（條件範圍）都必須要有相同數量的儲存格。例如，如果你的 criteria_range1 是 A1:A10（10 個儲存格），那麼你的 criteria_range2 也必須是 10 個儲存格，例如 B1:B10。如果範圍大小不一致，Excel 會直接報錯，提示你「引數錯誤」。

Q3：我想計算某個數字「大於」或「小於」某個值的次數，公式要怎麼寫？

這部分我們前面有稍微提過，但還是再詳細說明一次，因為非常實用！

假設你想計算 A 欄（A1:A20）中，大於 100 的數字有多少個，你可以這樣寫：

=COUNTIF(A1:A20, ">100")

如果你想計算小於 50 的數字有幾個：

=COUNTIF(A1:A20, "<50")

如果你想計算「等於」特定數字的次數，例如等於 75：

=COUNTIF(A1:A20, 75) （這裡的 75 是數字，所以不需要引號）

延伸應用： 你也可以結合比較運算子來計算「介於」某兩個數字之間的次數。但這需要一點小技巧，通常我們會用「兩個 COUNTIF 函數相減」的方式來達成。例如，計算 A1:A20 中，大於等於 50 且小於等於 100 的數字有幾個：

=COUNTIF(A1:A20, ">=50") - COUNTIF(A1:A20, ">100")

這樣就可以巧妙地計算出一個範圍內的數量了！

Q4：我用 COUNTIF 函數計算文字出現次數，但它卻計算了一個像數字的文字？

這就像我們前面提到的「資料格式」問題。有時候，Excel 會把一些數字，但前面帶有單引號（ `'` ）的資料，辨識為「文字」。例如，你在儲存格裡輸入 '123，Excel 會把它當作文字 "123"。如果你在 COUNTIF 函數中直接搜尋 123 (數字)，是無法計算到這個 "123" (文字) 的。

解決方法：

精確比對： 如果你知道要找的是文字格式的數字，可以在條件中也加上引號，例如 =COUNTIF(A1:A10, "123")。
統一格式： 最一勞永逸的方法是，在原始數據表中，將該欄的儲存格格式統一為「文字」或「數字」，並且重新輸入或編輯資料，讓 Excel 正確辨識。

Q5：COUNTIF 和 COUNTIFS 函數可以計算 Excel 表格（Table）中的資料嗎？

當然可以！而且推薦你使用！ 當你將資料整理成 Excel 的「表格」（Table）格式（選取資料後，按 Ctrl+T 或「插入」>「表格」），Excel 會自動為你的欄位設定結構化的參照名稱。這會讓你的公式更具可讀性，也更容易維護。

例如，如果你的表格欄位名稱是「產品名稱」，你就可以這樣寫：

=COUNTIF(Table1[產品名稱], "蘋果")

其中 Table1 是你的表格名稱，[產品名稱] 是該欄位的名稱。是不是看起來清楚多了？

結論：掌握 Excel 算出現幾次，讓數據分析更輕鬆！

總的來說，在 Excel 中計算某個項目出現的次數，其實就是掌握 COUNTIF 和 COUNTIFS 這兩大神器。COUNTIF 函數簡單直觀，適合處理單一條件的統計；而 COUNTIFS 函數則能讓你一次處理多個複雜的條件組合，讓你的數據分析更加精準。無論是想快速清點庫存、分析銷售數據、還是檢查資料的完整性，這些函數都能讓你事半功倍！

多練習幾次，你就會發現，Excel 算出現幾次這件事，一點都不難！而且，當你越熟悉這些函數，你就能越快速地從大量的數據中提取出有價值的資訊，這對於任何需要做決策的人來說，都是一項非常寶貴的技能。希望今天的分享，能幫助你解開心中的疑惑，並讓你對 Excel 的運用更加得心應手！下次再遇到類似的問題，就不用再大海撈針啦！

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