員工一直遲到可以開除嗎？資方與勞方都該知道的離職處理眉角
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員工一直遲到，雇主真的能依法開除嗎？
「我的員工怎麼老是遲到！實在是受不了了，可以直接請他走路嗎？」相信不少主管或人資夥伴們，在面對員工屢勸不聽、長期遲到的狀況時，心中一定都曾湧現這個念頭。這不僅僅是影響團隊士氣與工作效率的問題，更可能讓公司管理層感到頭痛不已。那麼，究竟「員工一直遲到可以開除嗎？」這個問題，有沒有一個標準答案呢？
直接的回答是：可以，但前提是必須符合法定程序和相關規定，否則貿然資遣，不僅可能面臨勞資爭議，甚至得支付資遣費，反而得不償失。
許多雇主往往忽略了勞動基準法（以下簡稱「勞基法」）對於資遣員工的嚴格規範。遲到雖然是員工的嚴重失職行為，但依照勞基法第12條的規定，雇主終止勞動契約（也就是俗稱的「開除」或「資遣」）必須具備特定事由，其中就包含「違反勞動契約或工作規則，情節重大者」。而員工「一直遲到」是否構成「情節重大」，就需要仔細評估了。
在這裡，我想先分享一個我個人的經驗。我曾經遇過一位剛入職不久的年輕員工，連續一個月幾乎每天都遲到15-30分鐘不等。一開始，主管口頭告誡了幾次，但似乎收效甚微。後來，公司發出了兩次書面警告，並在警告內容中明確指出若再有類似情事，將可能面臨不利的處分。沒想到，這位員工態度依然故我。在第二次書面警告後的一個月，他又再次遲到，主管這才決定依據勞基法第12條的規定，終止勞動契約。過程中，公司提供了該員工的簽到紀錄、警告紀錄等佐證資料，最終在主管機關的裁決中，公司勝訴，並沒有需要支付資遣費。
這個案例說明了，即使是看似明確的「遲到」行為，在法律上處理起來也需要步步為營。以下，我將深入解析，如何依法且妥善地處理員工長期遲到的問題，幫助您釐清其中的關鍵細節。
釐清「遲到」的定義與程度：不是每一次遲到都等同「情節重大」
首先，我們必須明確界定什麼是「遲到」。一般來說，遲到是指員工未按照公司規定之工作時間開始上班。然而，勞基法並未明確定義「遲到」的次數或時長就構成「情節重大」。因此，這需要雇主根據公司的實際情況、行業特性以及工作規則來進行判斷。
判斷「情節重大」的關鍵考量點：
- 遲到頻率與持續時間： 偶爾一兩次的輕微遲到，例如一兩分鐘，很難構成「情節重大」。但若是長期、頻繁的遲到，例如每週遲到兩三次，或是每次遲到超過半小時，且持續一段時間（例如一兩個月），則較有可能被認定為情節重大。
- 對公司營運的影響： 員工的遲到是否對公司的正常運作、生產效率、客戶服務、團隊協作等造成了實質性的損害？例如，某位員工負責重要的晨間會議、或是第一線的客戶接待，其遲到可能會直接導致業務中斷或損失。
- 職位與責任： 職位越高、責任越重，對準時到勤的要求也可能相對更高。對於需要協調、領導團隊的主管，其遲到對團隊的影響可能比基層員工更大。
- 事先告知與請假程序： 員工遲到後，是否有事先告知主管，或是事後補辦請假手續？如果員工是事先告知並獲得許可的遲到，例如因交通狀況，那與未經告知擅自遲到，其性質是不同的。
請注意！ 依照勞基法第12條第一項第四款的規定，雇主可以終止契約的事由是「對於僱主、僱主家屬、僱主代理人或其他共同工作之人，意圖傷害、侮辱、威脅或恩 Il，有左列情事之一者：一、施強暴脅迫或詐術者。二、違反誠實信用原則，ूँगा í 意為損害勞動契約之行為者。」此條款更側重於行為的「意圖」與「誠信」，而員工的遲到，若能證明其並非故意損害勞動契約，而僅是個人習慣或偶發狀況，則較難直接套用此條款。
更貼切的，應該是參考勞基法第12條第一項第二款：「違反勞動契約或工作規則，情節重大者。」這裡的「工作規則」就至關重要了。
工作規則的制定與公告：合法資遣的關鍵基石
許多雇主在處理員工遲到問題時，忽略了一個非常重要的環節：公司是否制定了明確、合法的工作規則，並且有向員工公告？
依據勞基法第70條規定，雇主如果僱用勞工在十人以上，就必須制定工作規則，報請主管機關（在台灣，通常是地方政府的勞工局）備查。工作規則的內容，應涵蓋勞動契約的內容、勞動條件、工作時間、請假、出缺勤、獎懲、勞工保險、退休金、工資、工時、休假、離職等事項。其中，「出缺勤」和「獎懲」的部分，就應該明確規範遲到的定義、次數、應受到的處罰，以及達到何種程度可能會被資遣。
工作規則中關於遲到的規範應包含：
- 定義： 明確定義何謂「遲到」，例如超過幾分鐘視為遲到。
- 罰則： 針對不同程度的遲到，應有明確的罰則，例如：
- 首次遲到：口頭警告。
- 累積遲到三次：書面警告。
- 累積遲到達一定次數（例如五次）：記過處分，並可能影響考績或獎金。
- 累積遲到達更嚴重程度（例如一個月內遲到達七次以上，或累計遲到時數達兩小時以上）：視為情節重大，可能面臨資遣。
- 請假程序： 規範員工因故無法準時上班時，應如何事先告知或補辦請假手續。
- 法律依據： 提及若違反工作規則，可能依勞基法第12條規定終止勞動契約。
重點是，工作規則必須經過「報備」程序，並且要有效地「公告」給全體員工知悉。 許多公司雖然有制定工作規則，卻未依法報備，或是張貼在員工容易看到的地方（例如公告欄、茶水間、公司內部網站等），這將導致該工作規則的效力大打折扣。如果事後發生勞資爭議，員工可以主張不知道公司的相關規定，進而質疑雇主依工作規則為主的資遣決定。
我遇過一個案例，某公司依工作規則中「每月遲到超過五次者，將予以資遣」為由開除了一位員工。但該員工主張，公司從未將工作規則發給他，也沒張貼在辦公室，他根本不知道有這項規定。經過調解，法院認為該工作規則並未有效公告，因此公司的資遣行為不合法，雇主必須補發資遣費。
逐步輔導與懲處機制：給予員工改善的機會
即使公司有合法有效的工作規則，但在實際處理員工長期遲到時，雇主也應採取「逐步輔導與懲處」的機制，這不僅是法律的要求，也是展現公司人性化管理的一種方式。直接、貿然地開除，容易引發不必要的爭議。
處理員工遲到的步驟建議：
- 口頭輔導與溝通：
- 當員工第一次出現遲到現象時，應由直屬主管進行一次善意的口頭溝通。
- 了解遲到的原因，是交通問題、家庭因素，還是個人時間管理的問題？
- 提醒員工公司的工作時間規定，以及準時到勤的重要性。
- 表達公司希望員工能改善的期望。
- 書面警告：
- 若口頭輔導無效，員工持續遲到，則應發出第一次書面警告。
- 書面警告應載明：員工姓名、日期、遲到事實（日期、時間、時長）、違反之工作規則條款、公司之期望（例如：要求立即改善）、以及再次違規可能面臨的處分（例如：加重懲處，甚至最終可能終止勞動契約）。
- 建議警告通知書可由主管簽名，並請員工簽收（若員工拒絕簽收，可請兩位同事見證並簽名）。
- 第二次書面警告或處分：
- 若員工在第一次書面警告後，仍未明顯改善，則應發出第二次書面警告。
- 此時，處分強度應加重，例如：記過、扣除部分獎金、或影響年終考核。
- 同樣要明確記載違規事實、違反規定、公司要求及後果。
- 最終警告與輔導（必要時）：
- 在進行最終決策前，可以考慮進行一次最後的輔導談話，再次強調問題的嚴重性，並給予員工最後的改善機會。
- 可以詢問員工是否還有其他困難，公司是否能提供協助（例如：調整上下班彈性時間，若情況允許且不影響公司運作）。
- 終止勞動契約（資遣）：
- 若員工經過上述多個階段的輔導與警告，依然故我，且其遲到行為已達到工作規則所定義的「情節重大」程度，或對公司營運已造成實質損害，雇主才可依勞基法第12條第一項第二款的規定，終止勞動契約。
- 終止契約時，務必製作「終止勞動契約通知書」，載明終止事由（例如：違反工作規則，情節重大）、終止日期、以及依勞基法規定應預告之天數（若符合第12條資遣，則無需預告，但通知書上應載明依據）。
- 同時，依勞基法第38條規定，若員工符合資遣條件，應發給「預告工資」（若屬於勞基法第12條的即時終止，則無需預告工資），並於7日內發給「非自願離職證明書」。
特別提醒： 整個過程中，所有通知、警告、輔導談話的紀錄，都應妥善保存，作為未來可能的勞資爭議的證據。公司內部應建立一套標準化的流程，由人資部門負責執行，確保處理過程的公正性與合法性。
勞方與資方的權益保障：雙贏的處理原則
處理員工遲到問題，不僅是雇主單方面的權力，勞方也有其應有的權益。而一個健全的勞資關係，應該是雙方都能受到保障。
雇主的權益：
- 維持工作紀律： 透過合理的規範與執行，確保公司整體的工作紀律與效率。
- 減少營運損失： 避免因員工遲到而造成的生產力下降、客戶不滿等營運損失。
- 合法處理爭議： 確保在發生勞資爭議時，能有充分的證據與合法的程序來保障公司權益。
勞方的權益：
- 知情權： 應清楚了解公司的出勤規定、獎懲制度，以及遲到可能帶來的後果。
- 陳述意見權： 在被處罰或警告前，應有機會陳述其遲到的原因與情況。
- 改善機會權： 除非是極為嚴重的違規，否則應給予員工改善的機會，而非一竿子打翻一條船。
- 獲得預告工資與離職證明： 若雇主依法進行資遣，勞方應獲得法定預告工資（除勞基法第12條即時解僱外），以及非自願離職證明書，以便申請失業給付。
我的看法是， 處理員工遲到問題，最重要的就是「公正」與「一致性」。公司對待所有員工的標準應該是一致的，不能因為是「自己人」或是「關係好的員工」就網開一面，而對其他員工卻斤斤計較。這樣做，不僅容易引發員工的不滿，更可能在法律上留下爭議點。
此外，公司的溝通方式也很重要。有時候，嚴肅的警告固然必要，但溫和的輔導和支持，更能讓員工感受到被尊重，進而願意積極改善。例如，對於有特殊困難（如家庭照顧、身心健康因素）的員工，公司在符合營運原則的前提下，是否能提供彈性協助，也是展現企業人文關懷的一環。
常見相關問題與詳細解答
針對「員工一直遲到可以開除嗎」這個主題，許多人可能還有一些疑問，這裡我整理了一些常見問題，並提供專業的詳細解答：
Q1：如果員工偶爾遲到幾分鐘，我一定要給警告嗎？
A1： 不一定。正如前面所說，偶爾幾分鐘的遲到，通常難以構成「情節重大」。除非公司的「工作規則」中有非常嚴格的規定，例如「任何遲到都視為違反規定，第一次口頭警告，第二次書面警告…」，否則，更為常見且人性化的做法是，對於輕微的、偶發的遲到，可以由主管進行一次善意的提醒與溝通。重點在於，公司應有一致性的處理原則，並將其體現在工作規則中。如果公司希望對任何遲到都進行處罰，務必確保工作規則有明確規範且已有效公告。
Q2：我的員工每天都遲到半小時以上，但都跟主管說是因為塞車，公司還能開除他嗎？
A2： 這是個常見但較為複雜的情況。單純的「塞車」通常難以完全免責，因為塞車是可預期的狀況，員工應預留足夠的通勤時間。然而，如果員工每次遲到都能事先告知，並能提供一定的證明（例如行車記錄器顯示的交通壅塞狀況，雖然這比較難取得），或是公司的工作規則中對「不可抗力因素」的遲到有彈性處理的空間，那麼直接依勞基法第12條開除，風險會比較高。
建議處理方式：
- 再次明確告知： 再次與員工溝通，強調即使是塞車，他也需要承擔預留通勤時間的責任，不能以此作為長期遲到的藉口。
- 檢視工作規則： 確認公司工作規則中，是否有關於「不可抗力」或「交通狀況」的彈性規定。
- 給予書面警告： 依循上述的逐步懲處機制，發出書面警告。在警告通知書中，明確指出雖然理解交通因素，但長期遲到已影響工作，公司要求立即改善。
- 評估影響： 評估該員工的遲到對公司營運的實際影響有多大。如果影響不大，而員工的技術或貢獻又很重要，也許可以考慮在確保公司權益的前提下，提供更彈性的工時安排（例如，允許他晚一點開始工作，但總工時不變），但這需要謹慎處理，以免影響其他員工的公平性。
- 若無改善，再考慮資遣： 如果員工經過多次警告和溝通後，仍舊無法改善，且對公司造成實質損害，那麼依據勞基法第12條規定進行終止契約，就有較高的合法性。
Q3：我已經給了員工兩次書面警告，但他第三次又遲到了，我可以直接寄一封存證信函給他，告知他被開除了嗎？
A3： 雖然您已經進行了兩次書面警告，但直接寄發存證信函告知「被開除」這種說法，在法律上可能不夠嚴謹。正確的做法是，應該發出「終止勞動契約通知書」。
建議您這樣做：
- 製作「終止勞動契約通知書」： 這份文件應明確記載：
- 員工姓名、部門、職位
- 終止契約的日期
- 終止契約的事由：清楚寫明是「依據勞動基準法第12條第1項第2款，因違反工作規則（說明具體條款），且情節重大，故終止勞動契約。」
- 事由的具體說明：簡要列出員工的違規事實，例如「自O年O月O日起至O年O月O日止，期間多次違反本公司工作規則第XX條關於出勤規定，經發出兩次書面警告（O年O月O日、O年O月O日）後，仍未見改善，已嚴重影響公司業務之正常運作。」
- 依據的法律條款：明確引用勞基法第12條。
- 公司簽名蓋章
- 送達通知書： 以雙掛號郵寄至員工的戶籍地址或公司留存的地址，並請公司內一人（例如人資或主管）及外部兩人（例如鄰居、其他同事，若員工居住於公司宿舍）簽名作為送達的見證人。若員工拒收，一樣可以請見證人簽名，並拍照留證。
- 發給證明文件： 依規定，在終止契約後7日內，應發給員工「非自願離職證明書」，以及結清所有應給付的薪資、加班費、資遣費（如果是依勞基法第12條，則無資遣費，但仍需給予預告工資，除非是即時終止）。
所謂的「開除」或「資遣」，在法律上的程序是非常嚴謹的，不能僅僅口頭通知或簡單的存證信函。務必確保所有文件都合法、完整，才能避免日後產生勞資爭議。
Q4：公司的工作規則沒有報備主管機關，這樣有效力嗎？
A4： 依照勞基法第70條的規定，僱用勞工在10人以上的雇主，應制定工作規則，報請主管機關（直轄市、縣（市）主管機關）備查。如果沒有經過備查程序，該工作規則的效力是會受到質疑的。在勞資爭議中，員工可以主張該工作規則不具備法律效力，或者雇主在引用時，將會面臨較大的舉證困難。
建議： 如果您的公司工作規則還未報備，請務必盡快完成相關程序。同時，也要確保工作規則已用各種方式（例如：張貼、發放、公司內部網站公告等）讓全體員工知悉。這不僅是為了規避法律風險，也是展現公司對管理制度的重視。
Q5：如果員工遲到是因為請假，但是公司沒有批准，這樣算遲到嗎？
A5： 這需要看具體情況。如果員工是在上班時間到了之後，才向主管提出請假，並且主管基於公司營運考量，認為不便批准，那麼員工沒有按照規定上班，就可能被視為遲到或曠職（若未經批准而擅離職守）。
關鍵點在於：
- 請假程序： 公司是否有明確的請假流程？例如，是否規定員工必須提前多久申請？
- 批准權限： 誰有權力批准請假？主管的決定是否基於合理的理由？
- 員工溝通： 當員工請假時，主管是否明確告知請假未被批准的理由？
如果員工在提出請假時，主管已經明確表示「不予批准」，但員工仍然堅持以請假為由不到位，那麼這就屬於違反公司紀律的行為，可能會被視為遲到或曠職。反之，如果主管在員工請假時，態度含糊不清，事後再追究，則可能對雇主不利。
因此，無論是請假還是遲到，清晰的溝通和明確的規章制度都是化解爭議的根本。公司應建立完善的請假與出勤管理制度，並確保所有員工都清楚理解。
總而言之，員工一直遲到是可以開除的，但這個「可以」的前提是，必須依法、依規、依程序進行。雇主應謹慎處理，避免因一時衝動而造成不必要的法律後果。只有將勞資雙方的權益都考量進去，才能真正建立一個穩定、和諧的工作環境。
