收據抬頭是什麼？從報帳到稅務，一篇搞懂收據抬頭的眉角與關鍵

最近啊，小陳剛從學校畢業，滿懷抱負地進入一家新創公司。上個月，他幫公司買了一批辦公用品，拿著收據準備向會計報帳。結果會計小芬姊一看，眉頭一皺：「小陳啊，這張收據的『抬頭』怎麼沒打我們公司的統一編號和名稱呢？這樣不行喔，沒辦法報帳的！」小陳當場愣住了，心想：收據抬頭是什麼？為什麼這麼重要？報帳不就是拿單據去換錢嗎？

相信不只小陳，許多人在面對收據、發票這些日常事務時，對於「收據抬頭」這個名詞都會感到一頭霧水，甚至覺得它只是個形式。但事實上，收據抬頭可不是什麼可有可無的小東西，它可是牽動著你的財務報銷、企業稅務，甚至個人權益的關鍵環節呢！今天，我們就來好好聊聊，究竟「收據抬頭是什麼」，以及它背後的各種眉角。

收據抬頭是什麼？快速答案：

收據抬頭，簡而言之，就是記載在收據或發票上，標示這筆交易「受款人」或「費用歸屬對象」的識別資訊。對於公司行號而言，它通常會包含
公司的「統一編號」和「公司名稱」；對於個人而言，則可能是
「個人姓名」或「身分證字號」。這個資訊是證明誰支付了這筆費用，或這筆費用應歸屬於誰的重要依據，在稅務申報、會計記帳和法律責任判定上都具有關鍵意義。

收據抬頭的本質與核心價值：它究竟是什麼？

我們說「收據抬頭」，它聽起來好像很抽象，但其實它的本質非常簡單明瞭。它就像是一張單據的「身份證」，告訴大家這筆錢到底是誰花的、要報到誰的帳上。這個「身份」的資訊，對於我們的財務管理來說，可是一點都不能馬虎。

構成要素：統一編號、公司名稱與個人姓名，缺一不可！

你可能會問，那收據抬頭具體要有哪些資訊呢？這會因為你的身份和交易目的而有所不同，但大致上可以分成兩種主要情境：

1. 公司行號： 最核心的兩個元素就是
   「統一編號」和「公司名稱」。統一編號是財政部賦予每個營業人的專屬代碼，就像公司的身分證字號，全球唯一。公司名稱則是用來識別企業的正式名稱。這兩個資訊必須完整且正確地出現在收據或發票上，才能證明這筆費用確實是公司營業所需，並且歸屬於這家公司。少了其中一個，或是填寫錯誤，你的會計可能就要頭痛了。
2. 個人： 如果你是以個人身份消費，並且需要這張單據作為某些個人申報（例如綜合所得稅的列舉扣除項目，或是一些特殊申請）的證明，那麼收據抬頭通常會要求
   「個人姓名」，有時甚至會要求
   「身分證字號」。這主要是為了核對身份，確保這筆費用確實是由本人負擔。

我個人的經驗是，很多人在消費時，店家如果問要不要打統編，沒多想就說不用，或是隨便報個聽來的統編。這其實是很危險的行為！務必確認你報的統編，是跟你需要報帳或申報的對象完全一致的。

為何如此重要？報帳、稅務、法律責任，牽一髮動全身

收據抬頭之所以如此被強調，絕對不是會計人員想為難大家，而是因為它在現代商業社會中扮演著多重關鍵角色：

• 報帳依據： 對於公司來說，任何一筆支出都必須有憑有據才能入帳。而收據抬頭上的公司統一編號和名稱，就是這筆支出「屬於公司」的最直接證明。少了這個，會計師審查時可能會質疑這筆費用的合理性，甚至認為是老闆或員工的個人開銷。
• 稅務申報： 這點超級重要！台灣的稅制對於企業費用的認列有嚴格規定。企業可以將與經營活動相關的費用，作為成本或費用來抵減營業收入，進而降低應繳的營所稅。而要抵減，就必須要有合法的憑證，也就是載有正確收據抬頭的發票或收據。如果你拿到的收據抬頭錯誤，這些費用就可能無法被國稅局認列，導致公司多繳稅，這可不是開玩笑的喔！而且，增值型的營業稅，也需要正確的進項發票才能扣抵銷項稅額。
• 法律責任： 在一些特殊情況下，例如產品保固、維修服務、或是發生消費糾紛時，收據上的抬頭資訊也能幫助釐清交易的主體，進而確定法律責任的歸屬。試想，如果沒有明確的抬頭，誰來為這筆交易負責呢？

我曾看過一家中小企業，因為員工不熟悉報帳規定，在購買大批辦公設備時，沒有要求店家打上公司統編和名稱。結果在年度結算時，這筆數十萬的費用就無法認列，導致公司多繳了幾萬塊的營所稅。老闆氣得跳腳，會計也只能無奈嘆氣。所以你看，一個小小的收據抬頭，影響可大了！

不同情境下的收據抬頭要求：別再傻傻分不清！

收據抬頭的學問，還會因為不同的情境而有所變化。這可不是一招半式就能走遍天下，我們得針對不同情況，彈性應對。

公司行號報帳：統一編號是關鍵！

這絕對是最常見也最重要的情境。當你代表公司出去採買、應酬、出差，或是支付任何與公司營運相關的費用時，務必、務必、務必（說三次強調！）要求店家在收據或發票上打上公司的
「統一編號」和「公司名稱」。這兩者缺一不可！

• 統一編號： 這就是公司的「身分證字號」。它是由八位數字組成，是公司在稅務機關登記的唯一識別碼。沒有這個，國稅局根本不知道這筆費用是哪家公司產生的，自然也就無法讓你進行進項稅額扣抵或費用認列。
• 公司名稱： 必須是公司登記的完整正式名稱。例如，不能只寫「宏碁」，而是要寫「宏碁股份有限公司」。有些店家可能會提供速打功能，但還是要自己確認清楚。

會計師的小提醒： 有些小型商店開立的是免用統一發票的收據（只有商店章的白色小收據），這種收據雖然沒有統一編號欄位，但仍應在空白處請店家寫上貴公司的統一編號及公司名稱，並加蓋店家的統一發票專用章，才能作為費用認列的合法憑證喔！

個人消費與申請退費：姓名與身分證字號？

如果你是以個人身份消費，例如去醫院看病、補習班上課、捐款給慈善機構，這些費用在某些情況下可以作為個人綜合所得稅的列舉扣除項目。這時候，收據抬頭通常會要求
「個人姓名」，有時甚至需要
「身分證字號」。這是為了確保扣除對象的正確性，避免有人盜用他人名義進行申報。舉例來說，醫院的醫療收據上就會有你的姓名、出生年月日和身分證字號。

另外，如果你在國外旅遊購物，消費達到一定金額時可以申請退稅，這時候的退稅單上也會要求你的姓名、護照號碼等個人資訊，這也是一種廣義的「個人抬頭」概念，用來證明你是符合退稅資格的消費者。

SOHO族與個人工作室：該怎麼開？怎麼收？

SOHO族（Small Office Home Office）或個人工作室，是近年來很盛行的一種工作模式。他們可能沒有正式的公司行號登記，但仍然有營業行為。這種情況下的收據抬頭就比較彈性，但仍然有其規範：

• 收錢時（開立收據）： 如果你是免用統一發票的小規模營業人（例如月營業額未達20萬元，由國稅局核定免開立發票），你可以向國稅局申請使用
  「免用統一發票收據」。這類收據上會蓋有你的「免用統一發票專用章」，章上會載明你的營業人名稱（通常是你的個人姓名或工作室名稱）和統一編號（如果你有辦理營業登記的話）。通常，你可以開給客戶抬頭是客戶公司統編及名稱的收據。
• 付錢時（收取收據）： 當你以SOHO族或個人工作室名義消費，要報支與業務相關的費用時，如果你有辦理營業登記並有統一編號，那麼就比照公司行號，要求店家打上你的
  「統一編號和營業名稱」。如果你是未辦理營業登記的個人接案者，那麼收據抬頭通常就只能是你的
  「個人姓名」。這時候，這些費用就可能無法作為營業稅的進項扣抵，但如果金額不大，且確與業務相關，或許在個人綜合所得稅申報時，可以作為執行業務所得的必要費用來扣除，但這部分建議諮詢專業會計師，因為有其特殊規範。

我曾輔導過一些SOHO族客戶，他們常常搞不清楚自己到底算不算「營業人」。我的建議是，只要你有持續性的營業行為，即使在家工作，也建議向國稅局辦理營業登記，取得統一編號。這樣不僅能合法開立收據給客戶，也能在自己消費時，更方便地處理報帳事宜，避免很多麻煩。

特殊情況：國外消費、團體代墊

• 國外消費： 出國出差或旅遊，在國外消費時拿到的收據或發票，通常不會有台灣的統一編號或公司名稱欄位。這時候，只要保留原始單據，並在單據上
  自行註記中文品名、用途、金額（換算台幣）及公司名稱，並請經辦人簽名，通常就可以作為報帳憑證。但請注意，這類國外憑證無法用於台灣的營業稅進項扣抵，只能作為營所稅的費用認列。
• 團體代墊： 有時候，你會幫一群人代墊費用，例如部門聚餐、社團活動等。這時候，如果你是代墊者，收據抬頭通常可以打
  「個人姓名」或「不打抬頭」。然後再將這些費用拆分給每個人。但如果最終是要由公司報帳，那麼一開始就應該要求店家打公司的統一編號和名稱，才能符合報帳規定。

正確填寫收據抬頭的實戰指南：從細節看專業

了解了收據抬頭的重要性，接下來就是實戰了。怎麼確保每次都能拿到正確的收據呢？

確認資訊的SOP：口頭告知，書面核對，隨手拍照

1. 口頭告知： 在結帳前，就主動告知店家「我要打統一編號，統編是XXXXXXX，公司名稱是XXX股份有限公司」。清晰、緩慢地說出來，避免對方聽錯。
2. 書面核對： 拿到收據或發票後，不要急著走！務必當場仔細核對統一編號和公司名稱是否完全正確。很多時候，店家可能會不小心打錯一兩個數字，或是選錯了系統中的客戶名稱。
3. 隨手拍照： 如果是紙本收據，我個人習慣會用手機拍下來，作為一個備份。尤其是在出差在外，或是有大量單據時，這能大大降低遺失的風險。如果是電子發票，確認載具歸戶或是否有印出紙本證明。

常見錯誤與規避方法

• 統一編號或名稱填寫錯誤： 這是最常見的問題。
  • 規避： 最好是把公司的統一編號和名稱存在手機裡，或是印在名片上，結帳時直接給店家看，避免口頭傳達錯誤。
  • 補救： 如果發現錯誤，趕快回到原店家要求重開或更正。大部分店家都會願意協助，但時間拖太久可能就比較麻煩了。有些情況下，可以在錯誤的單據上蓋上店家發票章，並由店家手寫正確資訊，但這可能不被所有公司接受，仍以重新開立為佳。
• 漏打統一編號或名稱： 有些店家可能習慣性地只打品項和金額。
  • 規避： 再次強調「要打統編喔！」。
  • 補救： 同樣地，回去請店家補開或補寫。如果店家無法重開有統編的發票，這張單據就只能當作無法報銷的憑證，或是由個人承擔。
• 用個人信用卡刷卡，但收據抬頭是公司： 這是很多上班族會遇到的情況。
  • 規避： 這其實是OK的！收據抬頭是證明費用歸屬，而信用卡是支付工具。只要收據抬頭是公司統編和名稱，你用個人信用卡支付，再請公司核銷款項給你即可。
  • 注意： 有些公司會要求出具刷卡簽單，證明消費金額和日期與收據吻合。

遺失或錯誤處理

不小心弄丟收據，或發現收據抬頭錯了，該怎麼辦呢？

• 遺失： 盡可能回到原店家申請補開或影印存查。有些店家會有消費紀錄，可以幫你補發。但如果店家不願意或無法補發，這筆費用就可能無法報銷了。
• 錯誤： 最好的方式就是請原店家重新開立正確的發票或收據。如果無法重開，一些公司的會計政策可能會允許在錯誤單據上請店家蓋章並手寫更正，但這並非所有情況都適用，且在稅務申報上仍有風險。最穩妥的做法還是重開。

收據抬頭與稅務會計的深度連結：不只是報帳，更是省稅的學問！

前面提過，收據抬頭的重要性，稅務層面佔了非常大的一部分。這不光是讓你的帳目好看，更是直接影響公司繳稅金額的關鍵。

營業稅進項扣抵

對於有開立統一發票的營業人（公司行號），你在向供應商購買商品或服務時，對方開立給你的發票，其中的營業稅部分就稱為「進項稅額」。如果你這張進項發票上的收據抬頭（統一編號和公司名稱）是正確的，那麼這筆進項稅額就可以用來扣抵你銷售商品或服務時所收取的「銷項稅額」。

舉個例子：你公司這個月賣商品收了100萬（不含稅），營業稅是5萬（銷項稅額）。但你向供應商進貨花了50萬（不含稅），付了2.5萬的營業稅（進項稅額）。如果你的進項發票抬頭正確，那麼你實際要繳給國稅局的營業稅就是 5萬 – 2.5萬 = 2.5萬。但如果你的進項發票抬頭錯誤，那2.5萬就不能扣抵，你就得繳滿5萬！是不是差很多？！

營所稅費用認列

企業在計算營利事業所得稅時，可以將與經營業務相關的合理成本和費用從營業收入中扣除。這些費用包括薪資、租金、文具用品、差旅費、交際費等等。而要讓這些費用合法地被國稅局認列，其中一個最基本的要求，就是必須要有載明公司統一編號及名稱的合法憑證，也就是收據抬頭正確的發票或收據。

如果憑證不符規定，例如收據抬頭錯誤或缺少，國稅局在查核時就有權不予認列該筆費用。這就意味著，原本可以減少課稅所得的金額，現在卻不能減了，結果就是你的公司要多繳營所稅。這對企業來說，是一筆不必要的損失。

個人綜所稅的相關影響

雖然多數收據抬頭是針對公司報帳，但個人在申報綜合所得稅時，某些特定支出項目是可以列舉扣除的，例如：

• 捐贈： 合法立案的慈善團體開立的收據，通常會載明你的姓名或身分證字號。
• 醫藥及生育費： 醫院或診所開立的收據，會載明病患姓名。
• 保險費： 人身保險的保費收據。
• 自用住宅購屋借款利息： 銀行會提供繳息證明。

這些憑證上的個人資訊，就是收據抬頭在個人稅務上的體現。確保這些資訊的正確性，才能順利地進行列舉扣除，達到節稅的目的。沒有正確資訊的憑證，就像小陳的收據一樣，無法被稅務機關認可。

會計師的建議與專業觀點： 「作為一名執業會計師，我每天都會接觸到各式各樣的憑證。我必須強調，憑證的合法性是稅務申報的基石。一個小小的收據抬頭錯誤，可能導致數萬元甚至數十萬元的稅務風險。尤其在數位化時代，國稅局對於憑證的勾稽比對能力越來越強。我建議所有企業主和財務人員，都應建立一套嚴謹的憑證審核機制，並定期對員工進行相關培訓，確保所有報銷憑證的收據抬頭都是正確無誤的。這不僅是合規，更是企業節省成本、規避風險的重要環節。」

收據抬頭的數位化趨勢：電子發票與雲端載具的影響

隨著科技進步，台灣的發票系統也走向了數位化。現在我們生活中最常見的，大概就是
「電子發票」了。電子發票的概念與傳統紙本發票相同，只是發票資料儲存在雲端，不再印出紙本。這對收據抬頭又有哪些影響呢？

• 雲端載具歸戶： 當你使用手機條碼、悠遊卡、一卡通等載具儲存電子發票時，如果你已經將這些載具歸戶到你的財政部帳號，那麼這些發票的抬頭，系統就會自動連結到你的個人身份。中獎會自動通知，也會自動幫你對獎，便利性大大提升。
• 公司統編的輸入： 如果你是為公司消費，即使是電子發票，結帳時店家通常也會詢問是否需要打統一編號。只要你主動告知並提供正確統編，這張電子發票的資訊就會自動上傳到國稅局的系統，並連結到你的公司名下。這比傳統紙本更不容易出錯，也省去了紙本整理的麻煩。
• 查詢與下載： 透過財政部電子發票整合服務平台，你可以隨時查詢和下載你的電子發票紀錄，包括抬頭資訊。這對於會計人員來說，大大提高了工作效率，也減少了紙本遺失的風險。

我個人覺得電子發票真的是一個很棒的趨勢！它不僅環保，也讓收據抬頭的資料管理變得更有效率、更透明。只要養成結帳時主動報統編或使用載具的好習慣，就能避免很多不必要的麻煩。

我的專業觀察與建議：別讓小細節絆倒你的財務管理

在我的實務工作中，收據抬頭這類「小細節」，卻常常是造成企業財務管理困擾的「大問題」。很多時候，客戶會因為一張抬頭錯誤的發票，導致進項稅額無法扣抵，或是費用不被認列，進而多繳稅。這些都是完全可以避免的損失。

我衷心建議，無論你是企業的採購人員、業務，還是個人的SOHO族，都要對收據抬頭這件事抱持高度的警覺心和專業態度。養成以下幾個習慣，絕對能讓你受益匪淺：

1. 提前準備： 結帳前，隨時準備好你的統一編號和公司名稱（或個人姓名/身分證字號）。可以存在手機記事本，或是做成小卡片。
2. 主動確認： 結帳時，主動告知店家你的需求，並在拿到單據後，務必當場仔細核對。
3. 了解用途： 在消費前，先想清楚這張收據的用途是什麼？是要公司報帳？個人抵稅？還是單純個人消費？不同的用途，對抬頭的要求就不同。
4. 定期檢視： 公司的會計或出納人員，應該定期檢視員工提交的報銷單據，對於憑證不符規定的情況，及時退回請員工更正。
5. 持續學習： 稅法和會計準則偶有變動，透過閱讀財政部資訊、諮詢專業人士，保持對最新規定的了解。

記住，財務管理無小事。一個看似微不足道的收據抬頭，背後卻牽動著企業的合規性、稅務成本和法律風險。把這些眉角搞懂、落實，你的財務管理才能真正做到滴水不漏，讓你的公司營運更穩健，個人權益也更有保障！

常見相關問題與解答

如果收據抬頭寫錯了怎麼辦？

發現收據抬頭寫錯了，先別慌張，但一定要盡快處理！

最直接也最正確的處理方式就是
回到原店家，請他們重新開立一張正確的發票或收據。大部分店家都會願意協助，因為對他們來說，這也只是重新操作一次系統而已。通常他們會要求你把錯誤的單據交還給他們，然後再給你一張新的。

如果實在無法回到原店家（例如出差很遠、店家已打烊），有些公司內部可能會採取比較彈性的處理方式，例如請店家在錯誤的單據上蓋章，並手寫正確的統編和公司名稱，但這並非完全符合稅法規定，且可能會在日後查帳時引起國稅局的疑慮。我個人的建議是，除非金額極小，否則盡量避免這種處理方式，因為這會增加稅務風險。最好的情況還是重新取得一張完全正確的單據，才能確保百分之百的合法性。

個人消費的收據可以作為公司費用報銷嗎？

答案是：
通常不行，除非有特殊情況或明確的公司政策。

原則上，公司費用報銷的收據抬頭必須是公司的統一編號和公司名稱，以證明這筆支出是為了公司營運而發生。個人消費的收據，通常只會載明個人姓名或不打抬頭，無法證明其與公司的關聯性。

然而，有些情況比較模糊，例如：員工臨時為公司代墊款項。這時候，如果這筆支出確實是為了公司，且性質符合公司規定的報銷項目，那麼即使是個人支付的收據，在會計上仍然可以透過「代墊款」的方式處理。但前提是，
該收據本身必須是合法的憑證，且性質上應屬於公司的營業費用。舉例來說，你幫公司買了一桶影印機的碳粉，即使你先用個人信用卡刷了，但這筆費用本身就是公司營運所需，且可以取得載明公司統編的發票，那麼就可以報銷。但如果你買的是個人用品，就算你說「我把這件衣服捐給公司當制服」，那也恐怕難以報銷，因為這屬於個人消費，而非公司營業的必要支出。

因此，如果你要報銷的費用是個人支付的，請務必先確認公司的報銷政策，並盡量取得
載有公司統一編號和名稱的收據，才能確保順利報銷。

統編不是公司的，可以幫忙打在收據上嗎？

這個問題的答案是：
絕對不行，這是嚴重的違法行為！

統一編號就像公司的身分證字號，具有唯一性和專屬性。如果收據抬頭打的統一編號不是實際消費的公司，而是隨意借用其他公司的統編，這就構成了
「虛報進項稅額」或「不實費用憑證」的行為。國稅局對於這種行為的查核非常嚴格，一旦被查獲，不僅會將該筆費用剔除補稅，還可能面臨罰鍰，甚至涉及
偽造文書或逃漏稅的刑事責任。

無論是向店家要求打上非本公司的統編，或是店家為了人情而隨意幫忙打上別人的統編，都是違規行為。這種行為會嚴重破壞稅務的公平性與真實性，對涉及其中的雙方都帶來巨大的法律風險。所以，請務必遵守規定，
只打正確且屬於自己公司的統一編號。

國外消費的收據也需要抬頭嗎？

國外消費的收據，由於其稅務管轄權屬於當地政府，與台灣的營業稅法規不同，因此
通常不會要求像台灣發票一樣，載明台灣公司的統一編號和名稱。

然而，這不代表可以隨意處理。當你在國外出差或執行業務時產生了費用，要回公司報帳，仍需保留
原始的國外收據或發票。為了方便台灣的會計審核和稅務機關查核，建議你在這些國外憑證上
手動註記以下資訊：

1. 中文品名： 購買了什麼商品或服務。
2. 用途說明： 這筆費用與公司業務的關聯性。
3. 金額與幣別： 原始消費金額及幣別。
4. 換算台幣金額： 按照支付當天的匯率換算為新台幣。
5. 經辦人簽名： 證明是經辦人實際消費並填寫。
6. 公司名稱： 註明是哪家公司的費用。

雖然國外憑證不能用於台灣的營業稅進項扣抵，但只要其
性質與公司業務相關且金額合理，並保留這些完整註記的原始憑證，通常就可以作為營利事業所得稅的費用來認列。但對於大額或性質特殊的國外費用，建議還是提前諮詢公司的會計部門或專業會計師，確保符合規範。

電子發票沒有實體抬頭怎麼辦？

電子發票雖然沒有傳統紙本發票那樣清晰可見的「抬頭」欄位，但其核心資訊一樣會儲存在電子數據中。

當你在消費時，如果選擇打公司統編，店家結帳時會詢問統編，並將你的
公司統一編號和公司名稱輸入系統。這份電子發票的資訊會直接上傳到財政部電子發票整合服務平台，其中就包含了這筆交易的「買受人統一編號」與「買受人名稱」。

對於公司會計來說，他們可以透過登入財政部平台，或是使用合作的電子發票加值服務中心提供的介面，直接
查詢並下載這些載有公司統編的電子發票資訊。這些電子數據本身就是合法的憑證，不需要額外的紙本證明（除非公司內部流程要求）。如果你是個人消費，並選擇存入手機條碼或悠遊卡等載具，這些載具會自動歸戶到你的個人身分，電子發票的「抬頭」就自然地連結到你的個人資料了。所以，即使沒有實體抬頭，電子發票的資訊一樣完備且具備法律效力，甚至比紙本更方便管理與查詢。