Teams會被公司監控嗎：深度解析企業監控權限與員工隱私保護
隨著遠端工作與混合辦公模式的普及，Microsoft Teams 已成為許多企業不可或缺的協作工具。然而，當我們在使用這類企業通訊平台時，一個普遍的疑問也隨之浮現：「我的Teams活動會不會被公司監控？」這篇文章將從技術層面、法律合規以及員工隱私權益等多元角度，深入解析公司在Teams上的監控能力與其界線，幫助您理解數位工作場域中的透明度與隱私平衡。
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公司監控Teams的常見方式與技術層面
答案是肯定的，公司確實有能力監控您在Teams上的部分活動。這並非惡意行為，而是基於企業資安、法務合規、資料管理及生產力分析等正當商業目的。以下是公司可能透過Microsoft Teams及其後端Microsoft 365生態系統進行監控的主要方式：
1. 訊息與通話記錄的存取
- 聊天內容：所有在Teams頻道或私人聊天中的文字訊息，包括一對一、群組聊天內容，都會被儲存在Microsoft 365的合規中心（Compliance Center）中。這代表即使員工刪除了訊息，管理員仍可透過電子蒐證（eDiscovery）工具，搜尋並擷取這些歷史對話記錄。
- 通話與會議中繼資料：公司可以存取通話和會議的相關中繼資料（Metadata），例如參與者、通話時間、持續時長。雖然通話內容本身通常不會被預設錄音（除非被記錄下來），但這些中繼資料提供了重要的活動軌跡。
- 私人與公共頻道：無論是公共頻道還是私人頻道，其內部的通訊內容和檔案共享都屬於公司資產，理論上都可被存取與監控。
2. 文件與檔案共享的審查
Teams的檔案共享功能是建立在Microsoft SharePoint Online和OneDrive for Business之上的。這意味著：
- 檔案存取與修改記錄：管理員可以追蹤誰存取、修改或下載了任何共享在Teams中的文件。所有的文件活動都會留下詳細的審計日誌。
- 資料外洩防護（DLP）：公司可以設定資料外洩防護（Data Loss Prevention, DLP）策略。DLP系統會自動掃描Teams訊息和檔案，以識別並阻止敏感資料（例如信用卡號、客戶資料、公司機密文件）被不當分享或傳輸到組織外部。一旦觸發DLP策略，IT部門會收到警報並能採取相應措施。
- 外部共享監控：公司能監控員工是否將Teams中的檔案共享給外部人員，並可限制此類行為。
3. 會議內容的錄製與轉錄
Teams會議提供錄影功能，但通常需由會議主持人或參與者手動啟動。值得注意的是：
- 錄製通知：當會議被錄製時，所有參與者都會收到明確的錄製通知，通常還會顯示一個紅點或提示條。這是在法律和道德層面保障參與者知情權的重要措施。
- 錄影存儲：錄製的會議影片會被儲存在Microsoft Stream或OneDrive/SharePoint中，公司管理員擁有存取權限。
- 自動轉錄：部分Teams版本或設定允許會議內容自動轉錄為文字，這些轉錄文本也會被儲存下來，並可供搜尋與審查。
4. 活動日誌與使用者行為分析
Microsoft 365的管理中心提供了詳盡的審計日誌（Audit Logs），記錄了幾乎所有在Teams中的使用者行為，包括：
- 登入/登出活動
- 頻道建立/刪除
- 成員加入/移除
- 應用程式使用情況
- 檔案的存取、移動、刪除等操作
- 搜尋查詢
這些日誌提供了員工數位足跡的全面視圖，讓公司能夠分析員工的協作模式、識別潛在的資安威脅或調查內部事件。
5. 第三方監控軟體整合（非Teams原生功能）
雖然Teams本身沒有內建螢幕監控功能，但許多公司可能會部署額外的第三方員工監控軟體，這些軟體可能與Teams或Microsoft 365平台整合，用於：
- 螢幕截圖或錄影：定期或隨機截取員工電腦螢幕畫面。
- 鍵盤記錄：記錄員工的鍵盤輸入。
- 應用程式使用時間追蹤：記錄員工在不同應用程式上花費的時間。
重要提示：這類監控是透過安裝在員工電腦上的獨立軟體實現的，而非Teams的原生功能。公司在部署此類軟體前，通常需要有明確的政策並提前告知員工。
公司監控Teams的合法性與目的
公司監控員工在Teams上的活動並非全然不受限制，它必須在法律框架內進行，並通常有明確的目的。
1. 合法性基礎：法律與公司政策
在台灣，個人資料保護法（個資法）對企業蒐集、處理及利用員工個人資料設有規範。公司若要進行監控，必須符合「特定目的」、「最小侵害原則」及「告知同意」等原則。
- 明確的公司政策：一家負責任的公司應制定清晰的「資訊安全政策」、「員工行為準則」或「電子通訊使用政策」，詳細說明監控的範圍、目的和方式，並在員工入職時或政策變更時，透過書面或電子方式向員工傳達。員工的簽署或同意通常是合法監控的基礎。
- 法律遵循：企業必須確保其監控行為符合所在地的勞動法、個人資料保護法規，以及特定行業的合規要求（如金融、醫療行業）。
2. 主要目的：安全、合規與生產力
- 資訊安全保護：防止資料外洩（例如員工不慎將機密文件傳送給外部人員）、防止惡意軟體擴散、偵測內部威脅（如員工竊取資料或進行破壞）。
- 法務與合規要求：許多行業有嚴格的監管要求，需要企業保留通訊記錄以備審計、調查或訴訟之用。例如，金融機構可能需要遵守法規，確保所有客戶溝通都被記錄。
- 內部調查與糾紛解決：當發生員工行為不當、騷擾、洩密、舞弊等內部事件時，監控記錄成為重要的證據，協助公司進行調查和解決糾紛。
- 智慧財產權保護：確保公司的專有技術、商業秘密和智慧財產不被非法複製或外洩。
- 提升生產力與資源管理：雖然這是一個較為敏感的領域，但有些公司會分析Teams的使用數據（而非內容）來了解團隊協作效率、應用程式使用模式，以優化IT資源分配和工作流程。
員工在Teams監控下的隱私權益與自保之道
作為員工，理解公司的監控能力是保護自身隱私的第一步。以下是一些實用的建議：
1. 詳讀並理解公司政策
這是最重要的。許多公司都會有電子通訊或IT使用政策，其中會明確說明公司可以監控哪些數據，以及監控的目的。花時間仔細閱讀，並在有疑問時向您的HR或IT部門諮詢。
2. 區分工作與個人用途
強烈建議將工作用途和個人用途嚴格區分開來。避免在公司提供的Teams平台討論任何私人、敏感或非工作相關的事宜。如果您需要進行私人通訊，請使用個人設備和個人帳號。
3. 注意敏感資訊的傳輸
即使是同事之間，也要謹慎傳輸高度敏感的個人資訊或公司機密。始終假設您在Teams上的所有溝通都有可能被公司查閱。遵守公司的資料保護政策。
4. 留意會議錄製通知
當您參與Teams會議時，請務必留意螢幕上方的錄製提示。如果您不希望自己的發言或影像被錄製，可以在錄製開始後保持靜音或關閉視訊，或者在會議前向主持人確認是否會進行錄製。
5. 定期清理與管理個人數據（有限度）
雖然您在Teams上刪除的訊息可能仍然保留在公司的後台系統中，但養成定期清理不必要資訊的習慣，至少可以減少您個人設備上的資料留存，並保持工作空間的整潔。
6. 保持專業與謹慎
無論公司是否監控，在工作通訊中保持專業、禮貌和謹慎永遠是上策。避免在Teams上發表不適當的言論、分享非法的內容或進行任何違反公司規定的行為。
結論：透明化與信任是關鍵
Microsoft Teams為企業協作帶來了巨大的便利，而公司對其進行一定程度的監控，是現代數位工作環境下維護資訊安全、遵守法規及管理風險的必要手段。關鍵在於透明化：公司應明確告知員工監控政策與範圍，並確保其行為符合法律規範。而員工則應了解自身的權益與義務，在利用公司資源進行工作時，保持專業和謹慎，將工作與私人生活清晰劃分，以保護自身的數位隱私。
最終，一個健康的企業環境，應建立在公司與員工之間的相互信任之上。清晰的政策、適當的監控措施，加上員工對自身行為的自律，才能共同構築一個高效、安全且尊重隱私的數位協作空間。
常見問題 (FAQ)
如何知道公司是否正在監控我的Teams活動？
最直接的方式是查閱公司的「資訊安全政策」、「電子通訊使用政策」或「員工手冊」。大多數企業會明確說明其對數位通訊的監控範圍。此外，若有會議錄製，Teams會提供明確的視覺提示。
為何公司需要監控Teams？
公司監控Teams的主要原因包括：保護敏感數據免於外洩、遵守行業法規與法律要求、進行內部調查以解決爭議或不當行為、以及確保公司資產的安全與合理使用。這並非為了「監聽」員工，而是基於合法的商業運營需求。
公司可以監控私人訊息或非工作相關的對話嗎？
技術上來說，如果這些對話發生在公司提供的Teams平台上，公司管理員確實可以存取其內容。然而，在法律上，對非工作相關內容的監控可能受到個人資料保護法和隱私權的限制。因此，強烈建議員工不要在工作Teams上進行任何私人或敏感對話。
如果我刪除了Teams訊息，公司還能看到嗎？
是的，即使您從自己的Teams介面中刪除了訊息，該訊息很可能仍然保留在Microsoft 365後端的合規中心（Compliance Center）的審計日誌和電子蒐證（eDiscovery）資料庫中。這意味著公司仍有能力在需要時檢索和查閱這些「已刪除」的訊息。
公司監控Teams是否會違反台灣的個人資料保護法？
不一定。根據台灣《個人資料保護法》，公司若要監控員工活動，需具備特定目的且符合比例原則。最重要的，公司必須對員工進行「告知」，讓員工明確知悉其數位活動可能被監控，並最好能取得員工的同意。若未經明確告知或超出合法合理範圍的監控，則可能違反個資法。
