公司可以不開在職證明嗎：完整解析與法律權益
在職場生活中，許多人可能都曾有過疑問：「公司可以不開在職證明嗎？」無論是為了申請簽證、辦理貸款、轉換新工作、甚至是租屋或學業申請，在職證明（或稱服務證明書）往往是不可或缺的重要文件。然而，當公司不願意或無法提供時，員工的權益該如何保障？本文將深入解析相關法律規定、常見情境與應對策略，確保您的權益不被忽視。
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什麼是在職證明？為何如此重要？
首先，我們需要釐清「在職證明」與「服務證明書」的差異，以及它們在法律上的意涵。
在職證明的定義與用途
「在職證明」通常是指由公司開立，證明員工目前仍在該公司任職的文件。其內容通常包含員工姓名、身分證字號、任職期間、職稱、職務內容，有時也會涵蓋薪資水準。這類證明多半是應外部機構（如銀行、政府機關、學校、外國簽證單位）要求而提供，以證明申請人具有穩定工作及收入來源。
在職證明常見的用途包括：
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申請貸款：銀行會要求提供在職證明與薪資轉帳證明，評估申請人的還款能力。
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辦理簽證：許多國家在審核簽證時，會要求申請人提供在職證明，以確認其工作狀態與歸國意願。
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轉換工作：新公司可能要求提供前一份工作的在職證明，作為背景調查或資歷確認的依據。
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租賃房屋：房東可能要求提供在職證明，以確保房客有穩定收入支付租金。
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學業申請：部分進修課程或學校會要求在職證明，作為申請資格的佐證。
公司是否有法律義務開立在職證明？
這是一個關鍵問題，答案需要根據具體情境來區分：
在台灣的《勞動基準法》（以下簡稱勞基法）中，並沒有明文規定公司必須為「在職員工」開立「在職證明」。因此，理論上，公司對於在職員工開立在職證明並非法律上的強制義務。然而，這通常是基於企業內部政策或基於人情義理、方便員工辦理事務而提供的服務。
然而，對於「離職員工」，法律上則有明確的規定！
根據《勞動基準法》第19條規定：「勞動契約終止時，勞工如請求發給服務證明書，雇主或其代理人不得拒絕。」
這條法規明確指出，當勞動契約終止（無論是資遣、自願離職、屆期終止等原因）時，雇主有義務應勞工請求，開立「服務證明書」。服務證明書的內容應包含勞工在職期間、職務、所從事的工作性質、工資等相關資訊，以證明勞工過去的受雇經歷。
因此，我們可以做一個結論：
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在職員工：公司開立「在職證明」非強制性法律義務，多為基於慣例或公司政策提供。
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離職員工：公司開立「服務證明書」是明確的法律義務，不得拒絕。
這項區分非常重要，因為它直接影響到當公司拒絕開立時，您能採取哪些法律行動。
公司拒絕開立在職證明或服務證明書，我該怎麼辦？
當您面臨公司拒絕開立的情況時，應採取不同的應對策略。
針對「在職員工」：公司不開立在職證明的處理方式
由於法律上沒有強制性規定，當在職員工請求在職證明被拒絕時，您可以嘗試以下方式：
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友善溝通：首先，禮貌地向公司的人事部門或主管說明您需要這份證明的原因和用途，確認是否為公司政策所限，或是承辦人員不熟悉流程。
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提供範本：如果公司不清楚如何開立，您可以提供一份在職證明範本給他們參考，通常包含姓名、身分證字號、任職期間、職稱、公司大小章等基本資訊。
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協商替代方案：如果公司確實無法提供，詢問是否有其他形式的文件可以替代，例如蓋有公司大小章的薪資單、勞健保加保證明等，雖然效力可能不如正式的在職證明，但在某些情況下可能被接受。
若公司仍然拒絕且您急需該證明，您可能需要考慮其他替代文件，詳見後續段落。
針對「離職員工」：公司不開立「服務證明書」的救濟途徑
這是一個法律義務，如果公司拒絕開立服務證明書，您可以採取更積極的行動：
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正式書面請求：首先，向公司發出存證信函或律師函，正式請求開立服務證明書，並限期回覆。信函中應明確提及勞基法第19條的規定，讓公司知悉其法律義務。
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申請勞資爭議調解：如果公司在限期內仍未回覆或拒絕開立，您可以向公司所在地或勞務提供地的縣市政府勞工局（處）申請勞資爭議調解。調解委員會將會介入協調，要求公司履行法律義務。
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向勞動檢查處申訴：您可以向勞動部或各地勞動檢查處申訴公司違反勞基法第19條。勞動檢查處會進行調查，如果查證屬實，將會對公司處以罰鍰（根據勞基法第79條，可處新臺幣2萬元以上100萬元以下罰鍰）。
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提起訴訟：若上述途徑皆無效，您可以向法院提起民事訴訟，請求公司履行開立服務證明書的義務。雖然訴訟耗時耗力，但這是最徹底的法律途徑。
請注意：服務證明書對於您後續申請新工作、勞保失業給付或其他福利都至關重要，因此務必積極爭取。
公司拒絕開立的常見原因分析
公司拒絕開立在職證明或服務證明書的原因可能有很多：
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不熟悉法律規定：尤其是一些小型企業或新創公司，可能不清楚勞基法關於服務證明書的義務。
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行政流程複雜：部分公司可能認為開立這些文件會增加行政負擔，因此會盡量簡化或推脫。
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勞資糾紛：在勞資關係不睦，特別是存在爭議的情況下，公司可能出於報復或不願配合而拒絕提供。
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公司營運困難或倒閉：如果公司已經停業、解散甚至負責人失聯，確實會造成開立上的困難。這種情況下，您需要尋求替代方案。
如果公司真的無法開立，有哪些替代方案？
無論是公司拒絕、倒閉，或出於其他原因無法提供在職證明或服務證明書，您仍有其他文件可以作為輔助證明，證明您的工作經歷或收入情況。這些替代文件雖然不具備與正式證明書同等的法律效力，但在許多情況下仍可被接受。
可作為在職證明替代的文件
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勞工保險投保證明：這是最常用且具有公信力的替代文件。您可以向勞動部勞工保險局申請「勞工保險被保險人投保資料」或「勞工保險異動證明」。這份文件會顯示您歷年來的投保單位名稱、加保及退保日期，能有效證明您的任職期間。您可以透過自然人憑證、健保卡號+戶號、勞保局網站、APP或親臨勞保局申請。
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薪資轉帳證明或薪資單：銀行存摺上定期的薪資轉帳記錄，或是公司提供的薪資單，可以證明您的收入來源及穩定性。如果能提供多個月的記錄，證明力會更強。
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綜合所得稅扣繳憑單：每年報稅時取得的扣繳憑單，上面會載明您的所得來源公司名稱、所得類別及金額。這也是官方認可的收入證明，且能證明您受雇於特定公司。
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勞動契約書：如果您與公司簽訂了書面的勞動契約，契約上會載明您的姓名、職稱、僱用起始日期等資訊。雖然無法證明您目前「在職」或「已離職」，但能證明您曾受雇於該公司。
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公司識別證、工作證、名片：這些文件可以輔助證明您在該公司工作過，但通常需要搭配其他更有力的文件，單獨使用的證明力較弱。
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任職期間的工作紀錄：例如公司內部的email往來、專案文件、工作成果證明等，有時也可以作為輔助證明，但通常需要提供給了解您工作內容的第三方。
重要提醒：不同的機構對證明文件的要求不同。在提交替代文件前，建議您先向要求方（如銀行、簽證單位、新雇主）詢問，確認哪些替代文件是他們可以接受的，以避免時間的浪費。
員工權益不容忽視：總結與建議
「公司可以不開在職證明嗎？」這個問題的答案，取決於您是「在職員工」還是「離職員工」，以及您需求的證明是「在職證明」還是「服務證明書」。
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在職員工請求「在職證明」：公司無強制法律義務，但通常會基於慣例或公司政策提供。若不提供，應友善溝通，並準備替代文件。
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離職員工請求「服務證明書」：公司有明確的法律義務（勞基法第19條），不得拒絕。若公司拒絕，勞工可循法律途徑主張權益，包括存證信函、勞資爭議調解、勞動檢查申訴，甚至提起訴訟。
作為勞工，瞭解自己的權利至關重要。當您的合法權益受到侵害時，不要猶豫尋求專業協助，例如各縣市的勞工局、法律扶助基金會或專業律師。保障自己的勞動權益，是每位工作者都應該具備的基本常識。
常見問題 Q&A
Q1：公司不開立在職證明是否違法？
A1：對於「在職員工」所請求的「在職證明」，台灣法律目前並無強制性規定公司必須開立，因此公司拒絕開立不直接構成違法。然而，對於「離職員工」所請求的「服務證明書」，根據《勞動基準法》第19條，公司有明確的法律義務必須提供，若拒絕則屬違法行為，勞工可依法申訴或申請調解。
Q2：如何向公司正式請求開立在職證明或服務證明書？
A2：建議您首先以書面形式（如電子郵件或內部簽呈）向公司的人事部門或主管提出請求，明確說明您需要的證明種類（在職證明或服務證明書）、用途，以及您希望證明上包含的資訊（如任職期間、職稱等）。若公司遲遲未回應或拒絕，對於服務證明書，您可以選擇發送存證信函以留下正式紀錄。
Q3：離職後公司不給服務證明書，我該如何申請勞保失業給付？
A3：若公司未依規定提供服務證明書，導致您無法申請失業給付，您可以向各縣市勞工局申請勞資爭議調解。在調解過程中，如果公司仍拒絕提供，勞工局會製作調解不成立的紀錄，或提供相關證明文件。憑藉這些文件（如調解紀錄、勞保投保證明等），您仍可向勞動部勞工保險局提出失業給付申請。勞保局會根據您提供的資料判斷是否符合給付資格。
Q4：在職證明或服務證明書上應該包含哪些資訊？
A4：一份完整的在職證明或服務證明書通常應包含以下基本資訊：員工姓名、身分證字號、任職期間（起始日期與結束日期，若仍在職則註明「迄今」）、職稱或所擔任職務、所從事之工作性質。有時也會應要求包含公司名稱、統一編號、公司地址、以及公司大小章或授權簽章。薪資資訊則視需求或公司政策決定是否載明。
