Teams 如何發會議邀請：一步步圖解教學，輕鬆建立您的線上會議
在現今快速變化的數位工作環境中，線上會議已成為不可或缺的溝通橋樑。而 Microsoft Teams 作為領先的協作平台，其強大的會議功能更是深受企業與個人用戶的青睞。學會如何在 Teams 上有效率地發送會議邀請，不僅能提升您的工作效率，更能確保團隊成員及外部合作夥伴順利參與，使每次溝通都暢行無阻。
本文將作為您的專屬指南，詳細且具體地解說如何在 Microsoft Teams 中建立並發送會議邀請。無論您是 Teams 的新手，或是希望精進會議管理技巧的老手，我們都將帶您一步步掌握核心技能，讓您輕鬆成為會議安排達人。
Table of Contents
為何學習 Teams 會議邀請如此重要？
正確且迅速地發送 Teams 會議邀請，是確保線上會議成功的首要步驟。它不僅關乎會議能否準時召開，更影響參與者的體驗和會議效率。一份清晰、包含所有必要資訊的邀請函，可以：
- 確保所有預期參與者收到通知並能準時加入。
- 提供會議連結、時間、主題等關鍵資訊，減少混淆。
- 允許參與者提前準備，提高會議效率。
- 方便管理會議參與者與會議設定。
接下來，我們將探討幾種在 Teams 中建立及發送會議邀請的實用方法。
一、透過 Teams 行事曆建立會議（最常用且推薦）
這是最標準且功能最完整的會議排程方式，特別適用於需要提前規劃、設定重複性或調整進階選項的會議。
步驟 1：開啟 Teams 應用程式並進入「行事曆」
- 首先，請開啟您的 Microsoft Teams 桌面應用程式或透過網頁瀏覽器登入 Teams。
- 在 Teams 左側的功能選單中，點擊「行事曆」圖示。您會看到一個整合了您所有行事曆事件的頁面。
步驟 2：建立新的會議邀請
- 在行事曆介面的右上角，您會看到一個「新增會議」或「排程會議」的按鈕。點擊它。
- 如果您想在特定時間點排程會議，也可以直接在行事曆的空白時間段上點擊並拖曳以選取時間範圍，然後放開滑鼠即可彈出排程視窗。
步驟 3：填寫會議詳情
這一步是關鍵，請務必詳細填寫所有相關資訊，以便參與者清楚了解會議內容與要求：
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標題（必填）
在「新增標題」欄位中，輸入清晰簡潔的會議名稱。好的標題能讓參與者一眼就知道會議主題，例如：「專案進度更新會議 – Q3」、「每月團隊例會」。
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新增必填出席者與選填出席者
- 在「新增必填出席者」欄位中，輸入您希望強制參加會議的同事或外部合作夥伴的姓名或電子郵件地址。Teams 會自動搜尋您組織內部的人員，並建議常用聯絡人。
- 如果需要邀請組織外部人員，直接輸入他們的完整電子郵件地址即可。他們將會收到一封包含會議連結的電子郵件邀請。
- 在「新增選填出席者」欄位中，您可以輸入那些建議參加，但非強制性參與者的姓名或電子郵件。
- 當您輸入參與者時，Teams 會顯示他們在您排定時間內的可用性（空閒/忙碌），這有助於您選擇一個所有人都方便的時間。
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時間與時區設定
- 選擇會議的開始日期與時間以及結束日期與時間。
- 確認時區是否正確。如果您的參與者分佈在不同時區，Teams 會自動調整顯示他們當地時間，但設定時請以您的主要時區為準。
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重複性
- 如果這是一個定期會議（例如：每週例會、每月報告），點擊「不重複」旁的下拉選單，選擇適當的重複頻率，如：每天、每週、每月、每年或自訂。
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新增頻道（可選）
- 如果您希望這個會議與某個特定的 Teams 頻道相關聯，以便在該頻道中進行會議通知、聊天記錄和檔案分享，可以在「新增頻道」選項中選擇對應的團隊與頻道。這樣一來，所有頻道成員都會在頻道中看到會議通知，並可直接從頻道加入。
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新增位置（可選）
- 如果您的會議是實體會議與線上會議的混合型態（混合式會議），您可以在這裡輸入實際的會議室位置。
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詳細資訊
- 在大型文字框中，輸入會議議程、討論重點、會議目標或任何預先閱讀材料的連結。詳細的說明有助於參與者提前做好準備。
步驟 4：調整會議選項（重要進階設定）
在會議設定頁面中，您可能會看到一個「會議選項」的連結。點擊它將會開啟一個網頁頁面，讓您能更精細地控制會議行為：
- 誰可以略過大廳？： 設定誰可以直接進入會議，誰需要經過您許可（推薦：只允許「我」或「我組織內的人員」）。
- 誰可以簡報？： 決定誰可以在會議中分享螢幕、控制簡報或靜音他人。
- 允許麥克風/攝影機： 決定參與者是否能開啟麥克風或攝影機。
- 允許會議聊天： 控制會議期間聊天的開放狀態。
- 允許回應： 決定參與者是否能使用表情符號回應。
- 提供翻譯： 為跨語言會議提供翻譯選項。
- 其他更多安全性與互動性設定。
完成設定後，回到 Teams 應用程式。
步驟 5：傳送會議邀請
當您確認所有會議資訊都已填寫完畢後，點擊頁面右上角的「儲存」或「傳送」按鈕。Teams 會自動將會議邀請發送給所有被邀請的參與者。內部人員會收到 Teams 和 Outlook 的通知，外部人員則會收到電子郵件。
會議建立後，您可以在 Teams 的「行事曆」中找到該會議，並隨時點擊進入查看詳細資訊或進行修改。
二、透過 Teams 頻道召開會議
這種方式特別適用於團隊內部的即時或預排會議，當您希望會議討論、聊天記錄和檔案都集中在某個特定的團隊頻道中時，這會是一個非常有效率的方法。
步驟 1：進入您想召開會議的頻道
- 在 Teams 左側功能選單中，點擊「團隊」圖示。
- 找到並點擊您想要召開會議的特定團隊，然後選擇該團隊下的一個頻道（例如：「一般」、「專案討論」等）。
步驟 2：召開會議
在頻道內的貼文區（發布訊息的地方），您有兩種方式可以召開會議：
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立即開會（即時會議）
- 在貼文編輯框的右上角，找到並點擊「立即開會」（攝影機圖示）。
- 這會立即開啟一個會議室。您可以為會議命名，然後點擊「立即加入」。
- 加入會議後，您可以點擊會議視窗頂部的「顯示參與者」圖示，然後在右側的參與者面板中，點擊「邀請某人」。您可以輸入同事的姓名、外部郵件地址，或直接複製會議連結分享給他們。
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排程會議（頻道會議）
- 在貼文編輯框的右上角，點擊「立即開會」旁的向下箭頭。
- 選擇「排程會議」。
- 這將彈出一個與 Teams 行事曆排程類似的會議設定視窗。唯一的不同是，「新增頻道」欄位會自動預設為您當前所在的頻道。
- 按照第一種方法中的步驟 3 填寫會議標題、日期、時間、描述等詳細資訊。您仍然可以新增特定的出席者（內部或外部）。
- 完成後，點擊「傳送」。會議通知將會自動發布到該頻道中，頻道的所有成員都會收到通知，並可以從頻道直接加入。
三、利用 Outlook 整合建立 Teams 會議
對於習慣使用 Outlook 管理郵件和行事曆的用戶來說，直接在 Outlook 中建立 Teams 會議是另一個非常方便的選項。
步驟 1：開啟 Outlook 應用程式或網頁版
- 開啟您的 Microsoft Outlook 桌面應用程式（Windows 或 macOS），或是透過網頁瀏覽器登入Outlook 網頁版（Outlook.com 或 Microsoft 365 網頁版）。
步驟 2：進入行事曆並建立新事件
- 在 Outlook 的左側或下方導覽列中，點擊「行事曆」圖示。
- 在行事曆介面的左上角，點擊「新增約會」或「新增活動」（在桌面版可能顯示為「新增會議」）。
步驟 3：新增 Teams 會議選項
- 在新的約會/會議視窗中，您會看到一個「Teams 會議」的按鈕或勾選框（通常是一個攝影機圖示）。
- 點擊或勾選這個選項，Outlook 就會自動為這個會議生成一個 Teams 會議連結和撥入電話資訊。
步驟 4：填寫會議詳情並傳送
- 像往常一樣，填寫會議的主旨、必填/選填參與者、開始/結束時間、地點（如有實體會議室）、描述或議程等資訊。
- 確認所有資訊無誤後，點擊視窗左上角的「傳送」按鈕。
您的參與者將會收到一封包含 Teams 會議連結的標準 Outlook 行事曆邀請。無論他們是內部成員還是外部來賓，都可以透過這個連結直接加入會議。
四、手動分享 Teams 會議連結
有時，您可能已經建立了會議，但需要快速分享連結給其他參與者，或者您想將連結嵌入到其他文件中。您可以在任何時候手動複製會議連結。
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從已排程的會議中複製
- 在 Teams 的「行事曆」中，找到並點擊您已排程的會議。
- 在會議詳細資訊頁面中，您會看到一個「按一下這裡加入會議」的連結，滑鼠右鍵點擊它，選擇「複製連結」或類似選項。
- 或者，點擊「編輯」按鈕進入會議詳情頁面，直接複製頁面中間顯示的 Teams 會議連結。
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從「立即開會」的會議中複製
- 當您點擊「立即開會」進入會議後，在會議控制列中點擊「顯示參與者」圖示。
- 在右側的參與者面板頂部，通常會顯示「複製會議連結」的按鈕。點擊即可複製。
複製後，您可以透過任何通訊軟體、電子郵件或其他文件將連結貼給需要的參與者。
進階設定與實用技巧
掌握了基本的會議邀請發送方式後，了解一些進階設定和實用技巧將讓您的 Teams 會議管理能力更上一層樓。
邀請外部來賓的注意事項
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當您邀請外部人員（非您組織內部的電子郵件地址）時，Teams 會自動識別並發送一個包含 Teams 會議連結的電子郵件邀請。
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首次加入的外部來賓： 他們在點擊連結後，可能會被要求輸入姓名，並建議下載 Teams 應用程式。即使不下載，也可以選擇在網頁瀏覽器中加入會議（「在您的瀏覽器中繼續」）。通常不需要 Microsoft 帳戶即可加入。
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等候室設定： 為確保會議安全，建議在「會議選項」中將「誰可以略過大廳？」設定為「只有我」或「我組織內的人員」。這樣，所有外部來賓都會先進入等候室，等待主持人核准後才能進入會議，有效防止未經授權的闖入。
管理會議選項（非常重要）
「會議選項」是控制會議行為的關鍵。您可以在建立會議時設定，也可以在會議建立後，從 Teams 行事曆中點擊該會議，然後點擊「會議選項」連結進行修改。
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誰可以簡報？
預設情況下，所有參與者都可以簡報。為了避免會議混亂或意外操作，建議將此選項設定為「只有我」或「特定人員」。您可以在會議中手動提升或降級參與者的角色。
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允許麥克風/攝影機
您可以預先設定參與者是否允許開啟麥克風或攝影機。這對於大型會議或網路頻寬有限的情況非常有用。
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允許會議聊天
設定會議期間是否允許參與者發送訊息。對於需要集中討論的會議，可以選擇在會議期間關閉，會後再開啟。
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允許回應
控制參與者是否可以使用 Teams 的表情符號反應功能。
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自動錄製
您可以勾選此選項，讓會議在開始時自動錄製，方便會後查閱或分享給未能參與的成員。
重複性會議的設定與管理
當您建立重複性會議時，Teams 會為整個系列會議發送邀請。如果您需要修改單次會議（例如：某一周的會議延期），可以進入該系列會議，選擇「編輯單次發生」；如果需要修改整個系列會議（例如：變更固定時間），則選擇「編輯系列」。
利用訊息或聊天功能發送邀請
如果會議已經開始，或您只是想在 Teams 的聊天中快速分享會議連結：
- 點擊聊天窗口下方的「排程會議」按鈕（攝影機圖示旁的行事曆圖示）。
- 這會開啟一個簡化的會議排程視窗，自動將該聊天室的成員加入邀請列表。您可以快速填寫標題、時間後發送。
透過上述詳細的步驟和技巧，您應該已經對如何在 Teams 中高效發送會議邀請有了全面的理解。無論是預約複雜的團隊協作會議，還是臨時啟動一對一的快速通話，Teams 都能提供靈活且強大的支援。
熟練運用這些功能，將大大提升您安排與參與線上會議的效率與體驗。現在，就開始在 Teams 上建立您的下一個會議邀請吧！
常見問題 (FAQ)
如何邀請組織外部的人員加入 Teams 會議？
在建立會議時，直接在「新增必填出席者」或「新增選填出席者」欄位中輸入他們完整的電子郵件地址即可。Teams 會自動發送一封包含會議連結的電子郵件邀請給他們。
為何我傳送了 Teams 會議邀請，但對方沒有收到？
有幾個可能的原因：
- 垃圾郵件匣： 請提醒對方檢查電子郵件的垃圾郵件或促銷郵件匣。
- 郵件地址錯誤： 請確認您輸入的電子郵件地址是否正確無誤。
- 網路延遲： 有時郵件傳送會有短暫延遲，請稍候片刻。
- 公司防火牆或安全性設定： 對方公司的網路安全性設定可能阻擋了郵件。建議對方將 Microsoft Teams 的郵件地址（通常來自 `[email protected]`）加入白名單。
- 內部設定問題： 如果對方是您組織內部的成員，可能是其 Teams 或 Outlook 客戶端同步問題，可嘗試重啟應用程式或檢查網路連線。
如何在會議建立後修改會議設定或參與者？
您可以在 Teams 左側的「行事曆」中找到該會議，點擊它。在彈出的會議詳情視窗中，點擊「編輯」按鈕（通常位於右上角）。這將重新開啟會議設定頁面，您可以修改會議時間、標題、參與者或任何進階會議選項。修改完成後，請務必點擊「傳送更新」，Teams 會自動通知所有參與者更新後的資訊。
如果被邀請者沒有 Teams 帳號，他們還能加入會議嗎？
是的，完全可以。沒有 Teams 帳號的被邀請者在收到會議邀請後，點擊會議連結，可以選擇透過網頁瀏覽器加入會議（「在您的瀏覽器中繼續」），無需下載任何應用程式或註冊帳號。他們會被要求輸入姓名以識別身份。
建立「頻道會議」和「一般會議」有何不同？我該選擇哪一個？
- 一般會議（透過行事曆建立）： 適用於任何需要邀請特定人員的會議，無論他們是否屬於同一個 Teams 團隊。會議邀請透過電子郵件和 Teams 通知發送給特定參與者，會議聊天和檔案分享也主要在會議內部進行。
- 頻道會議（透過頻道建立）： 適用於專門針對某個 Teams 頻道內所有成員的討論。會議通知會發布在該頻道中，會議結束後的聊天記錄、會議錄影和共享檔案會自動保存在該頻道的「貼文」和「檔案」標籤中，方便所有頻道成員日後查閱。
選擇建議： 如果會議主題與某個團隊或專案的特定頻道高度相關，且希望所有相關討論和資源都集中在該頻道，則選擇頻道會議。否則，對於大多數通用會議、跨部門或外部合作夥伴的會議，使用一般會議排程會更合適。
