特支費規定深度解析：從申請、核銷到合規，公務人員不可不知的眉角

哎呀，最近剛接手單位會計業務的小陳，光是看到桌上堆積如山的「特支費」核銷單據，頭就大了好幾圈！他不禁嘀咕：「這特支費規定到底是什麼神祕的條文啊？怎麼每個主管的要求都好像不太一樣，而且裡面的眉眉角角也太多了吧？」嘿，你是不是也跟小陳一樣，對於特支費規定感到既熟悉又陌生，甚至有點望而生畏呢？別擔心！今天這篇文章就是要來為你揭開特支費規定的神祕面紗，從它的基本概念、核銷流程，到那些你「不可不知」的實務撇步，保證讓你茅塞頓開，不再為特支費而煩惱！

首先，我們就來快速且精確地回答文章標題的關鍵問題：
特支費規定，指的是政府各機關、學校、團體為了執行特定公務或業務需要，而編列、核撥、動支與核銷這類具有「特殊性」或「機動性」的經費所依循的一系列規範與準則。它的核心精神在於確保公務預算的使用能符合「公務關聯性」、「透明公開」、「合法合規」及「撙節效益」的原則。簡單來說，就是一套確保公家錢花得「對、好、透明」的遊戲規則啦！

特支費的本質與法源依據：到底在幹嘛？

「特支費」這個詞，聽起來就帶著一點點「特殊」的氣息，對吧？但它可不是隨便亂花的錢喔！它是政府為了讓各機關在推動特定政策、執行緊急任務或處理機密事項時，能夠保有一定的彈性和效率所設計的一種經費制度。試想，如果每筆小額支出都要經過冗長的簽核程序，那公務的推動效率肯定會大打折扣。

到底什麼是「特支費」？它跟一般公務預算有何不同？

你或許會問，既然都是公家的錢，那特支費跟一般我們常聽到的「業務費」、「人事費」有什麼不一樣呢？

• 一般公務預算（如業務費、人事費）：這類預算通常編列非常細緻，有明確的用途項目，例如辦公室租金、水電瓦斯、公務員薪資、固定設備採購等等，其動支與核銷的規範也相對標準化且嚴格。
• 特支費：相較之下，特支費雖然也必須編列於預算之中，但它的「用途彈性」較高，往往用於無法預先詳列科目，或具備「臨時性」、「機密性」的特定開銷。例如，招待外賓、辦理特定會議的茶點、慰問金、或是一些緊急應變的費用等等。不過，這種彈性並非毫無限制，反而更考驗經辦人員與主管對於「公務關聯性」的判斷與遵守！這也是為什麼我們會說特支費的「眉角」特別多。

主要規範在哪裡？不是只有一本「特支費規定」喔！

說到特支費的「法源依據」，很多人可能會以為有一本叫做《特支費規定》的專屬法規。但事實上，它的規定是散見於多部相關法規和函釋之中的，包括：

• 《預算法》及《決算法》：這是國家財政運作的上位大法，確立了預算編列、執行和審核的基本原則。
• 《會計法》及《審計法》：這兩部法規則是公務機關會計處理和審計監督的基石，對於憑證的種類、效力、核銷程序等都有詳細規定。
• 《政府支出憑證處理要點》：這可是特支費核銷的「武功秘笈」之一！它非常具體地規範了各種支出憑證的樣式、應載內容、遺失處理等實務細節。小陳啊，這個你一定要多翻幾遍！
• 各機關的內部會計事務處理手冊或行政命令：不同層級或性質的機關，可能會依據上述通則，再制定更細緻的內部管理辦法。這就是為什麼有時候不同單位會計在特支費的認知上會有些許差異，但核心原則仍是一致的。

這些法規共同構築了特支費使用的「防線」，確保公帑的每一分錢都花得光明磊落，不致被濫用。所以啊，經辦人員和主管都得對這些原則有所掌握，才不會在不經意間踩到雷！

特支費核銷的核心原則與實務眉角：報銷的「黃金法則」！

老實說，特支費的核銷之所以讓人感到棘手，主要原因就在於它的彈性與相對較高的「自由度」，往往讓經辦人員在拿捏分寸上感到困惑。但萬變不離其宗，只要掌握了幾個核心原則，再搭配一些實務上的「撇步」，你就能輕鬆應對啦！

透明、公開、合法：金字塔般的原則

無論是哪一種公務支出，這三項原則都像是高懸在會計人員頭上的「明鏡」，更是審計機關檢視所有公務預算的「照妖鏡」。特支費當然也不例外！

專業提醒： 透明，意味著每一筆錢的流向都必須有清楚的紀錄；公開，則是指資訊應能被合理檢視；合法，表示所有支出都必須符合現行法規。如果你的特支費支出無法滿足這三點，那麼它很可能就會被擋下來，甚至面臨後續的追查。

憑證的準備與審核：報銷的生命線

說到核銷，最直接也最重要的，就是「憑證」了。憑證就像是每筆支出的「身分證」，沒有它，這筆錢就沒有合法的依據。所以，把憑證搞清楚，絕對是核銷的第一步，也是最關鍵的一步！

統一發票、收據、領據：各有哪些情況適用？

在台灣，我們常用的憑證主要有這幾種：

• 統一發票：這是最常見也最「標準」的憑證，通常由有開立發票義務的營利事業單位提供。發票上必須有公司名稱、統一編號、品名、數量、單價、總價、日期等資訊。記住，一定要拿到「營業人存根聯」或「扣抵聯」的原始憑證喔！影本或照片通常是不被接受的。
• 收據：有些小規模營業人（例如路邊攤、個人工作室、社團法人或免用統一發票的店家）依法可能無法開立統一發票，這時他們會提供「免用統一發票收據」或「普通收據」。這類收據必須蓋有「店章」或「統一發票專用章」（上面載明免用統一發票字樣及負責人姓名、地址、統一編號）。
• 領據：當我們支付對象是個人（例如講師鐘點費、專家諮詢費、出席費、慰問金等），且對方無法提供發票或收據時，就必須請對方簽立「領據」。領據上應註明受領人的姓名、身分證字號、戶籍地址、聯絡電話、受領事由、金額、日期，並親筆簽名蓋章。

憑證的完整性要求：報銷的「基本款」

無論哪種憑證，都必須符合以下「完整性」要求：

• 日期：必須在預算年度和核准的活動期間內。
• 品名、數量、單價、總價：這些資訊要清楚明瞭，一看就知道買了什麼、花了多少錢。模糊不清的「一批」、「雜項」等描述通常會被會計退回。
• 買受人：通常要填寫機關的全銜或統編（若有）。
• 開立人：提供發票或收據的廠商名稱、統編及負責人。
• 統一編號：發票或收據上務必註明機關的統一編號，以便查核。

小陳的困擾： 「我上次買便當，店家只給了手寫收據，上面只有金額跟日期，品名就寫『餐費』，這樣可以嗎？」
專業解答： 這就屬於不合格的憑證啦！即使是手寫收據，也應該盡量詳列品項，或者至少在備註欄加註「便當10份」等字樣。會計人員在審核時，會非常看重憑證的「可驗證性」。

丟失憑證怎麼辦？不是沒救，但很麻煩！

哎呀，不小心把發票弄丟了！這種情況下，通常可以嘗試請原開立單位補開證明或提供發票影本加蓋「與正本相符」章，並附上經手人證明遺失原因的切結書。但這畢竟是例外狀況，能避免還是盡量避免，因為補件程序既耗時又麻煩，會計人員也得多花功夫查核。最好的方式還是養成隨手保存憑證的好習慣！

費用的歸屬與合理性：避免踩雷的關鍵

拿到憑證只是第一步，更重要的是，這筆費用到底可不可以報？報的金額合不合理？這才是特支費核銷最容易「卡關」的地方。

哪些費用可以報？哪些不行？（舉例說明，如交際費、誤餐費、交通費）

這部分沒有絕對的「黑白分明」，但有許多灰色地帶需要依據「公務關聯性」來判斷。我們來看看常見的幾種費用：

• 交際費：通常用於招待外賓、舉辦會議茶敘、慰勞工作人員等。但要特別注意，這類費用往往會有上限規定，且必須與公務明確相關。比如，招待來訪的國外學者，這很合理；但如果你是招待自己的親朋好友，即使是談論公事，也絕對不行！
• 誤餐費/膳食費：因公務需要，錯過用餐時間，或需於會議中提供餐點時可報支。但請注意，日常午餐或晚餐，即使在辦公室吃，一般來說也不能報支為特支費，除非有明確的「加班」或「會議」等事由。
• 交通費：因公務出差搭乘大眾運輸工具（高鐵、台鐵、客運、公車、計程車）或自駕的油料費。通常會要求附上票根、車票、里程數記錄或簽派單。
• 雜支：這是一個「大口袋」，舉凡文具用品、影印、郵電費、清潔用品等，只要是為公務所需，且金額不大、無法歸類到其他科目者，都可以歸入雜支。但濫用雜支科目來「塞」不合規的費用，絕對是會計和審計人員的「重點關切對象」。

我的觀察： 我發現許多公務人員在核銷特支費時，最大的盲點就是對「公務關聯性」的定義不清。有時候只是稍微沾上邊，就覺得可以報，結果往往被會計退件。要記住，「公務關聯性」必須是「直接且必要」的，而非間接或偶發的。

公務關聯性：這是最最重要的！

講了這麼多，其實特支費核銷的「金科玉律」就四個字：「公務關聯」。每一筆特支費的支出，都必須能夠清楚地證明它與你所執行的公務任務或機關的運作有直接且必要的關係。如果會計人員或審計人員看到憑證，第一時間無法判斷其公務目的，那麼這筆費用就很難過關。

舉例來說，你因公出差到外地，餐費可以報銷。但如果你在出差期間，順道帶家人去主題樂園玩，那樂園的門票費當然就與公務無關，不能報銷。這道理看似簡單，但在實際操作中，往往因為人情壓力、模糊地帶，而產生許多爭議。

金額的合理性：是否有最高標準？

除了公務關聯性，金額的「合理性」也是一大重點。雖然特支費比一般預算彈性，但這不代表你可以無上限地花用。許多費用都有其「行情價」或「標準」。

• 例如，公務出差的差旅費、住宿費，通常會依據「中央政府各機關派赴國內各地區出差人員膳雜宿費報支數額表」或相關規定，有明確的上限。
• 交際費、禮品費也常有單次或年度的總額限制。

如果你的支出金額明顯超出常理或規定上限，即使有憑證，也會被會計人員質疑其合理性。這種時候，就必須提供詳盡的說明理由，否則很容易被核減。

流程大解析：從簽呈到入帳的旅程

理解了特支費的本質和核銷原則後，接下來就是要搞懂實際操作的「SOP」了。一個完整的特支費核銷流程，通常會包含以下幾個關鍵環節：

1. 簽呈的撰寫與核准：這是特支費動支的「起點」。你需要說明動支特支費的「事由」、「目的」、「預算來源」、「預計金額」以及「預期效益」。一份詳盡且理由充分的簽呈，是後續核銷順暢的基石。主管會根據其重要性、必要性、合理性進行審核。
2. 經費動支與憑證取得：簽呈核准後，你就可以依照計畫執行公務並支付相關費用。支付時務必記得索取合規的原始憑證，並檢查其完整性。
3. 核銷單據的整理與黏貼：將取得的原始憑證依序黏貼於核銷單據（通常是「支出憑證黏存單」）上，並填寫憑證號碼、摘要、金額等資訊。切記，同一張黏存單上的憑證，最好是同一筆業務、同一目的或同一時間點的支出，以便會計人員審核。
4. 經辦人與主管的初審：填寫完黏存單後，經辦人須在單據上簽名或蓋章，表示對內容負責。你的直屬主管也會進行初審，確認支出符合公務目的，並在黏存單上簽核。
5. 會計單位審核：這是最重要的一關！會計人員會依照《政府支出憑證處理要點》、相關會計法規及機關內部規定，詳細審核憑證的合法性、完整性、公務關聯性與金額合理性。若有不符，會計會將單據退回要求補正。
6. 機關首長或授權人核准：經會計單位審核無誤後，核銷單據會呈送機關首長或其授權的代理人最終核准。
7. 出納撥款與入帳：核准後，出納單位會依據核准金額撥款給你，或將款項直接匯入指定帳戶。同時，會計單位也會將這筆支出正式登錄到帳冊中，完成整個特支費的核銷流程。

看到這裡，你是不是覺得流程有點複雜？其實，只要你按照步驟來，並隨時與會計單位保持溝通，通常不會有太大的問題。會計人員其實是你的「好幫手」，他們幫你把關，也是在保護你！

常見的特支費核銷地雷區與防範之道：別讓「不小心」變成「不合法」！

雖然我們已經詳細說明了特支費的核銷原則和流程，但在實務上，還是有許多「地雷」會讓人不小心踩到。這些地雷輕則造成核銷退件，重則可能引發審計關切，甚至導致追繳或懲處。所以，務必多加留意！

混淆公私：私人消費假借公務名義

這是最常見也最嚴重的錯誤！例如，明明是私人聚餐卻報成公務餐敘，或是購買私人用品卻拿公家錢核銷。這種行為不僅違反規定，更涉及貪瀆，是絕對不允許的！

防範之道： 時時提醒自己「公私分明」。如果支出是為自己或家人，哪怕是一點點，也絕不能用公家的錢。一旦有模糊地帶，寧可自掏腰包，也不要冒險。你得時刻警惕，公務員的誠信就像玻璃，一旦有裂痕，就很難修復。

憑證不符：日期、品項與實際不符

有時候為了方便，可能會請店家在發票上變更日期或品項，以便「符合」核銷規定。這種行為同樣不被允許！例如，活動日期是週一，但你拿了週末的發票來報銷；或者明明買的是飲料，卻請店家開成「會議用品」。

防範之道： 務必取得真實、符合實際交易的原始憑證。如果購買的品項太過籠統，可以請店家在發票上加註更詳細的品名或數量，或者自己手寫備註並簽名。重點是，要能清楚說明這筆錢到底花在哪裡、買了什麼。

超過標準：宴請規格、禮品金額超標

許多機關或法規會對某些特定費用的金額設定上限。例如，接待外賓的餐費標準、致贈禮品的金額等。如果你的支出超過這些標準，即使有憑證，也會被核減。

防範之道： 在辦理相關活動前，務必先查詢機關內部規章或相關法規，了解各種費用的報支上限。有疑問就先向會計單位詢問，避免事後才發現超標，導致部分金額無法報銷，最後得自行吸收。

拆單報銷：規避審核上限

有些經辦人為了規避單筆金額上限，會將一筆大額支出拆分成多筆小額支出，分別取得多張憑證進行報銷。這種「拆單」行為，在審計實務上也是被嚴格禁止的，因為它本質上就是一種規避監督的行為。

防範之道： 誠實面對！如果一筆支出確實超出單筆上限，就應該在簽呈中詳細說明原因，並尋求更高層次的核准。規避只會讓問題更大。如果審計單位發現有拆單行為，通常會視為情節較為嚴重的違規。

文件不齊全：事後補件的困擾

這是最讓會計人員頭痛的狀況之一！例如，沒有核准的簽呈、缺少會議紀錄、憑證遺失、或是憑證上缺少必要的資訊等。這些都可能導致核銷被退回，需要耗費大量時間補件。

防範之道： 養成「隨手整理、即時補件」的好習慣。在支出發生當下，就確認憑證完整性；在辦理活動前，就準備好所有必要的簽呈與佐證文件。核銷時，再次檢查所有文件是否齊全，不要等到會計退件才亡羊補牢。

我們的專業建議：審核心法與自我檢核清單

作為一個常接觸公務會計的旁觀者，我深知經辦人員的辛苦，也理解會計人員的為難。為了幫助大家避免踩雷，我提供幾點「審核心法」和一個簡單的「自我檢核清單」：

審核心法：

• 事前溝通，勝於事後補救：有任何疑問，尤其是在支用前，一定要先跟會計單位溝通確認。會計人員最了解相關規定，他們的建議是最寶貴的。
• 保留證據，滴水不漏：除了憑證，所有與該筆支出相關的佐證資料，如會議通知、活動計畫、出席名單、公文往返紀錄等，都應該妥善保存並於核銷時一併檢附。
• 熟悉規定，才能胸有成竹：花點時間翻閱機關的會計事務處理手冊或相關規定，了解常用科目的報支原則，這樣在處理時才能心中有數。
• 換位思考，站在審計角度：在準備核銷文件時，不妨想像一下審計人員會如何檢視這筆支出？他們會問什麼問題？如果能自圓其說，那大概就沒問題了。

特支費核銷自我檢核清單（必看！）：

在送件給會計前，請務必按照這個清單快速檢查一遍，可以大大提高核銷的效率和成功率！

1. 該筆支出是否已取得核准的簽呈或公文？
2. 所有憑證是否為原始憑證？（非影本、非重製本）
3. 憑證上日期、品名、數量、單價、總價、買受人、開立人資訊是否清晰、完整？
4. 憑證上是否有機關的統一編號？
5. 該筆費用是否與公務有直接且必要的關聯？是否能清楚說明其公務目的？
6. 支出金額是否合理，且未超出相關法規或機關內部規定的上限？
7. 是否有將一筆大額支出拆單報銷的情形？
8. 是否有足夠的佐證文件（如會議紀錄、出席名單、活動計畫等）來支持這筆支出？
9. 是否已在支出憑證黏存單上簽名或蓋章？主管是否也已初審核章？
10. 這筆支出是否有其他單位已經報銷過？（避免重複報銷）

只要你遵循這份清單，相信我，你的特支費核銷之路會順暢許多，會計人員也會對你豎起大拇指喔！

審計機關的視角：他們在看什麼？

你或許會覺得，特支費核銷已經夠麻煩了，還要考慮審計機關的眼光？沒錯！審計機關是政府的「會計總管」，他們的職責就是監督政府所有預算支用是否合法、合理、有效。對於特支費這種較具彈性的經費，審計機關的檢視往往會更加嚴謹。

為何審計機關如此嚴謹？

審計機關之所以對特支費特別關注，主要有幾個原因：

• 防範弊端：特支費的彈性，使其成為少數人可能濫用公帑的「溫床」。審計機關的嚴格把關，旨在降低貪腐和浪費的風險。
• 確保公帑效益：他們不僅看錢花得「合不合法」，也看花得「值不值得」。也就是說，這筆特支費有沒有達到預期的公務效益？
• 維護政府清譽：任何一筆不合規的支出被揭露，都可能損害政府的公信力。審計機關的監督，也是在維護整體政府的清廉形象。

常見的審計糾正事項

根據我多年的觀察和經驗，審計機關在查核特支費時，最常提出的糾正事項包括：

• 公務關聯性薄弱：無法明確證明支出與公務的直接必要關係。
• 憑證不完整或不符規定：例如收據未蓋店章、發票品項籠統、無原始憑證等。
• 超出報支標準或編列預算範圍：花費金額超出規定上限，或支出項目根本不在預算範圍內。
• 程序不符：未經核准即先行支用，或簽核流程不完備。
• 重複報銷：同一筆支出在不同科目或不同時間重複申請報銷。
• 未能說明具體效益：雖然合法合規，但效益不彰，被質疑浪費公帑。

不合規的後果：追繳、懲處、名譽受損

一旦特支費的核銷被審計機關糾正為不合規，其後果可大可小。輕則被要求補正資料，或將不合規的金額從機關預算中核減；重則可能要求經辦人或相關主管追繳不當支用的款項。更嚴重的，若涉及舞弊或瀆職，還可能面臨行政懲處，甚至移送司法機關偵辦。別忘了，公務人員的名譽是無價的，任何一點瑕疵都可能留下難以抹滅的污點。

所以，面對特支費，我們真的不能抱持僥倖心態。依法行政、謹慎處理，不僅是職責所在，更是對自己最好的保護。

結語

走筆至此，相信你對「特支費規定」已經有了更全面、更深入的認識了吧！從一開始小陳的困惑，到現在我們將其抽絲剝繭，層層分析，目的就是希望所有公務人員都能真正理解這套制度的設計初衷與實務操作的「眉角」。

特支費，不是「特權費」，更不是可以隨意支用的「私房錢」。它代表的是一份公部門在特定業務上維持彈性與效率的信任，而這份信任，需要我們每一個人用高度的自律、嚴謹的態度和對法規的遵守來共同維護。每一次的簽核、每一次的報銷，都是在向社會大眾證明，公家的錢，我們花得光明磊落，花得實實在在，花得有價值！

所以，下次當你面對特支費核銷單據時，別再感到頭痛或害怕了。想想我們今天聊的這些原則、步驟和防雷指南，保持清醒的頭腦，隨時與會計單位保持溝通，你就能成為一個專業、合規又讓主管放心的「特支費達人」啦！公務之路，與你共勉！

常見問題 Q&A：特支費的那些「疑難雜症」

Q1: 特支費跟業務費有什麼不同？

A1: 雖然兩者都是公務預算的一部分，但其性質和用途上有所區別。

業務費通常指機關為維持日常運作或執行一般性業務所需的經常性支出，例如：水電費、辦公用品、電話費、設備維修費、一般性會議費用等。其編列項目相對固定，動支程序也較為標準化，通常有明確的預算科目和支用計畫。

特支費則更側重於「特殊性」和「彈性」。它用於那些無法預先詳列科目、或具有臨時性、機密性、交際應酬性質的公務支出。例如：招待國內外重要貴賓、發放慰問金、舉辦不定期或保密的研討會、因應突發狀況的緊急採購等。因此，特支費在動支和核銷上，雖然有彈性，但對「公務關聯性」和「合理性」的要求會更加嚴格，也更容易成為審計單位關注的焦點。

簡而言之，業務費是「日常所需」，特支費是「特殊所需」。

Q2: 如果我的原始憑證不見了，怎麼辦？

A2: 喔，這可是許多經辦人最常遇到的噩夢之一！如果原始憑證（例如發票、收據）不慎遺失，你並非完全沒救，但處理起來確實會比較麻煩。

根據《政府支出憑證處理要點》及相關規定，你可以嘗試以下步驟：

1. 向原開立單位申請補發： 這是最佳做法。請供應商或店家補開一份新的憑證，並註明「補發」字樣，或提供加蓋「與正本相符」章的影本。
2. 取得原開立單位證明： 如果無法補發憑證，可請原開立單位開立一份「支出證明單」，詳細載明原始憑證的種類、字號、金額、日期、品名、用途等必要資訊，並加蓋該單位印章。
3. 填寫「支出證明單」並簽切結書： 如果真的無法從原開立單位取得任何證明（例如店家已歇業或無法聯繫），則由經手人填寫一份「支出證明單」，詳細說明支出事由、用途、金額等，並在證明單上簽名蓋章，同時附上經手人遺失原因切結書，說明憑證遺失的具體原因，並保證絕無重複報銷或虛報情事。
4. 呈報主管與會計單位核准： 無論是哪種情況，都必須經由你的單位主管及會計單位核准。會計單位會根據情況判斷是否接受這份「替代憑證」。

請注意，以上替代方式都是為了特殊情況，並非鼓勵遺失憑證。最好的習慣還是隨手妥善保管所有原始憑證，避免不必要的麻煩。

Q3: 特支費可以用來支付私人聚餐嗎？

A3: 絕對不行！這是特支費核銷最嚴格的紅線之一。

特支費的動支，核心原則就是「公務關聯性」和「公務用途」。任何一筆支出，都必須能明確證明它是為了執行公務、達成公務目的而發生。私人聚餐，無論是與親朋好友或僅僅是同事間的非公務聯誼，都與公務無直接關聯，因此絕對不能以特支費或任何公務預算來核銷。

一旦被查證有「公費私用」的情況，輕則會要求追繳款項，重則可能涉及貪瀆，面臨行政懲處甚至法律責任。公務員應時刻警惕，避免讓「人情」或「一時的方便」模糊了公私分際，賠上自己的職業生涯與清譽。

Q4: 單位主管可以決定特支費的用途和金額嗎？

A4: 單位主管對於特支費的用途和金額確實擁有重要的核准權限，但這並非絕對的「決定權」，而是建立在遵守相關規定的基礎之上。

主管的權責主要體現在：

• 業務判斷權： 主管會評估特支費的用途是否符合單位業務需要、是否具備公務關聯性。例如，一場特定會議的茶點費，主管會判斷其必要性。
• 金額合理性審核： 主管會審核報銷金額是否合理，有無超出一般行情或機關內部規定的上限。
• 簽核權： 任何特支費的動支和核銷，都必須經過主管的簽核，這代表主管對該筆支出的合法性、合規性與必要性負有監督責任。

然而，主管的權限並非無限上綱。他們仍必須在《預算法》、《會計法》、《審計法》、以及《政府支出憑證處理要點》等上位法規的框架下行事，並遵守機關內部的各項經費報支規定。如果主管核准的用途或金額明顯違反規定，會計單位仍有權力退件，甚至報請更高層級或審計機關處理。最終，相關責任可能由經辦人、主管乃至機關首長共同承擔。

因此，無論是經辦人或主管，都應熟悉並遵守特支費相關規定，共同確保公帑的合法合規使用。

Q5: 收到禮金或禮品，核銷時要注意什麼？

A5: 「禮金」或「禮品」通常屬於特支費中的「交際費」或「慰問金」範疇，這類支出在核銷時確實有一些特別需要注意的地方。

要注意的點包括：

1. 公務關聯性： 贈送禮金或禮品，必須有明確的公務目的。例如，慰問因公受傷的員工、贈送紀念品給來訪的國外賓客、向合作夥伴致謝等。私人性質的贈送一律不允許。
2. 金額與規格限制： 許多機關對禮金或禮品的金額會有上限規定，例如單次贈送金額不得超過多少元，或是每年總額限制。此外，禮品的「規格」也應符合公務身份，避免贈送過於奢華或可能引發利益輸送疑慮的物品。
3. 受贈對象明確： 核銷時通常會要求提供受贈者的姓名、單位、職稱，以及贈送事由。如果是團體，則需註明團體名稱及人數。這是為了確保禮品確實送達公務相關對象。
4. 憑證完整性： 購買禮品時，要取得合法、完整的統一發票或收據，並詳列品名、數量、單價。如果是發放現金禮金或慰問金，則應請受領人簽立「領據」，載明受領人姓名、身分證字號、聯絡方式、受領事由、金額及日期。
5. 簽呈說明詳盡： 在動支前，應在簽呈中詳細說明贈送禮金/禮品的目的、對象、金額/品項、預期效益等。主管的核准非常重要。
6. 避免利益衝突： 特別要注意避免贈送禮品給可能與機關有利益關係，或正在接受機關監督、審查的對象，以免引發利益衝突的疑慮。

總之，處理禮金或禮品相關的特支費核銷，務必秉持「公開透明、合理合法」的原則，並確保所有流程都有清楚的文書紀錄作為佐證。

Q6: 跨縣市出差的特支費核銷，有沒有特別規定？

A6: 跨縣市出差的費用，通常會依據「中央政府各機關派赴國內各地區出差人員膳雜宿費報支數額表」及機關內部相關規定進行核銷，其大部分不屬於特支費範疇，而是歸屬於「旅費」項目。不過，如果出差期間因特殊公務需要動支特支費，其核銷原則仍須依循特支費的相關規定。

針對跨縣市出差，主要的報銷項目與注意事項包括：

1. 交通費：
   • 搭乘大眾運輸： 高鐵、台鐵、客運、公車等，需附上票根或購票證明。
   • 自駕： 可報支油料費、過路費。油料費通常會依據出差里程數，以一定費率計算，或實報實銷。過路費需附上收據。
   • 計程車： 通常僅限於公務緊急或大眾運輸不便時報支，並需附上車資證明。
2. 膳雜費：
   • 這是指出差期間的伙食費、雜費（如洗衣、郵電、小費等），通常會依據職務等級，定額發給每日一定金額，無需憑證。這筆費用已經包含了三餐，因此在出差期間，原則上不能再額外報支餐費。
3. 住宿費：
   • 同樣依職務等級，定額發給每日一定金額，但需附上住宿旅館開立的統一發票或收據作為憑證。請注意，如果住宿費低於定額，通常也是實報實銷，不得超支。如果住在親友家或不需住宿費，則住宿費無法報支。
4. 特支費項目（如有）：
   • 若在出差期間，因公務需要招待外賓、舉辦臨時性公務餐敘等，且該費用符合特支費的定義和規定，則仍可依特支費的核銷流程辦理。例如，出差期間因工作需要臨時購買一些會議用品、茶水點心，且有簽准，就可以用特支費報支，但同樣需要憑證。
5. 出差簽呈：
   • 所有出差都必須有核准的出差簽呈或公文，載明出差事由、地點、期間、同行人員等資訊，作為報支旅費及相關費用的依據。

總之，跨縣市出差的費用核銷，主要以「旅費」相關規定為主，特支費僅適用於其中具特殊性質的公務支出。建議在出差前，先查詢機關內部的出差旅費報支規定，確保所有費用都能合法合規地核銷。