折讓單由誰開立？釐清稅務與會計實務中的關鍵角色

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折讓單的開立者：誰是稅務與會計中的關鍵角色？

「欸，這批貨的價錢好像有點落差，是不是該開折讓單啊？但，這張單子到底該由誰來開立才對啊？」相信許多在第一線處理採購、銷售或財務的夥伴們，都曾經遇過這樣的疑問。究竟，這張看似簡單的折讓單，在複雜的稅務和會計流程中，扮演著什麼樣的角色？又該由哪一方出面開立，才能確保一切合法合規、帳目清晰呢？別擔心，今天我們就來好好釐清這個問題，讓您一次搞懂！

簡單來說，折讓單的開立者，最常見且最符合稅務規範的，通常是由「開立統一發票」的那一方，也就是「賣方」來開立。 這是基於營業稅法的精神，因為折讓的行為，本質上是對原有銷售行為的「減項」。而統一發票是記錄銷售行為的憑證，因此，對原始銷售行為進行減項，自然也應該由開立原始憑證（統一發票）的一方來處理。這也是為了確保稅務申報的正確性，避免雙方在稅務上產生不一致的申報情況。

為什麼是賣方開立折讓單？深入解析稅務邏輯

我們仔細想想，當一筆交易發生時，賣方會開立統一發票給買方，上面載明了銷售金額、應納稅額等等。這張發票，代表了賣方對買方所產生的「債權」，同時也是買方可以憑藉以列支費用的憑證。而「折讓」呢？通常是在什麼情況下發生呢？可能是因為貨物瑕疵、數量短少、或是為了維持良好的客戶關係，而給予買方的一種價金減免。這種減免，並不是一筆新的交易，而是對「原有銷售金額」的修正。

所以，當賣方決定給予買方折讓時，就等於是「承認」了原先的銷售金額需要被調降。因此，由賣方開立「統一發票證明聯」的折讓單，上面載明原發票號碼、折讓原因、折讓金額等資訊，就能夠正確地在稅務上進行「銷貨折讓」的處理。對於賣方而言，可以減少其原先申報的銷售額與應納稅額；對於買方而言，可以減少其進項稅額的認列，確保雙方的帳務與稅務申報能夠準確地相互對應。

「我的經驗是，曾經有買家堅持要開折讓單，但他們自己才是最終的銷售端，當時我就跟他們解釋，從稅務上來說，應該是由我們這種「上游」的銷售方，來開立正式的折讓證明聯，這樣才能順利在營業稅申報時做調整。否則，如果買家自己隨意開立，他們的稅務上進項就對不上了，也會有麻煩。」

— 某中小企業財務主管

常見的折讓情況與開立時機

那麼，哪些情況下會需要用到折讓單呢？這些情境的釐清，也有助於我們理解為什麼由賣方開立更為合適。

商品瑕疵或損壞： 這是最常見的狀況。買家收到貨品後，發現有部分商品有瑕疵，無法正常使用。賣方與買方協商後，同意給予部分價金的折讓，而非進行退貨。此時，賣方應開立折讓單，減去這部分瑕疵商品的金額。
數量短少： 出貨時，實際數量與訂單數量不符。如果補貨的時程過長，或是買家不希望等待，雙方可能協議以短少的數量進行折讓。
未依約定規格交貨： 賣方提供的商品，在規格、顏色、材質等方面與訂單不符，但買方仍願意接受，並要求給予價金上的補償。
贈品或促銷活動： 有時，為了促銷，賣方會附贈贈品，或是在購買特定商品時，給予其他商品的額外折扣。這些額外給予的價值，有時也會以折讓單的形式處理，但更多時候是以「其他費用」或「營業費用」的方式入帳，這部分需要仔細判斷。
提前付款折扣： 雖然這與直接的「折讓」定義稍有不同，但如果買方提前付款，賣方基於合約給予的「折扣」，在會計上處理方式可能類似，但稅務上的認定需要更謹慎。

重點是，無論是哪種情況，當「價金」因為上述原因而減少時，就牽涉到對「原銷售行為」的修正。 而原始銷售行為的憑證，是由賣方開立的統一發票，因此，對其進行修正，自然也應由賣方出面處理。

買方能否開立折讓單？特例與注意事項

雖然我們強調賣方是主要的折讓單開立者，但實務上，有時候買家也會詢問是否能由他們開立。在某些特殊情況下，例如在某些產業或企業內部流程的特殊約定，買方可能會「代為開立」折讓證明聯。但這背後，需要有非常明確的授權和後續的核銷流程。

這裡必須強調，買方「代為開立」並不是隨意為之。 這種情況通常發生在：

買方是大型企業，擁有較為嚴謹的採購與付款流程。 他們可能會要求供應商（賣方）提供相關憑證，以便他們內部核銷。如果供應商無法及時開立，為了流程順暢，買方可能會「代為草擬」折讓單，但事後仍需供應商（賣方）簽署並確認，或者由買方將此「代開」的折讓證明聯，連同其他資料提交給供應商，由供應商進行最終的簽署與申報。
雙方事先有明確的約定。 在某些長期的合作關係中，雙方可能會建立一套流程，由買方在特定條件下，開立「待核銷」的折讓單，並在之後由賣方確認並補上正式的折讓證明聯。

然而，即便是買方「代為開立」，最終的稅務申報責任，以及對折讓事實的確認，仍然在於賣方。 買方代開的折讓單，不能直接作為其進行稅務申報的唯一依據，必須得到賣方的確認與正式的折讓證明聯（或統一發票證明聯）。

風險提醒： 如果買方未經授權或未與賣方充分溝通，就自行開立折讓單，這可能會導致嚴重的稅務問題。賣方未收到買方開立的折讓單，但若買方在稅務申報時，單方面調減了其進項稅額，一旦被查到，賣方將面臨補稅、罰款等處罰。同樣地，買方若在未取得正式折讓證明前，就單方面調減了其帳上的費用或進項稅額，也可能面臨同樣的風險。

折讓單與銷貨退回的區別

在討論折讓單時，我們也需要釐清它與「銷貨退回」的區別。兩者都是對原有銷售行為的減項，但在稅務處理上，它們有著細微的差異。

項目	折讓單	銷貨退回
定義	因商品瑕疵、數量短少、未依約定規格等，賣方同意降低原銷售價格。	買方將已購買的商品，完全退還給賣方，並由賣方退還貨款。
憑證	統一發票證明聯（通常由賣方開立）	統一發票（買方退貨時，賣方應開立「銷貨退回、進貨退出或折讓證明單」給買方）
稅務處理	減少原銷售額及應納營業稅額。	減少原銷售額及應納營業稅額。
金額	通常是部分價金的減免。	通常是全部貨款的退還。

簡單來說，折讓是「部分」的價金減免，商品可能仍留在買方手中；而銷貨退回則是「全部」的退還，商品回到賣方手中。在開立憑證上，兩者都需透過正式的證明單據來處理，以確保稅務申報的正確性。

實務操作步驟：如何正確開立與處理折讓單？

為了確保折讓單的開立與處理都能符合規範，以下提供一個通用的實務操作步驟，供您參考：

確認折讓事實與原因： 買賣雙方首先應就折讓的事實、原因、金額達成共識。
決定開立方： 根據稅務規範，原則上由賣方（開立統一發票方）開立。若有特殊情況，買方代開，務必有明確約定與後續賣方確認。
準備折讓證明聯（賣方開立）：
- 載明原統一發票號碼及開立日期。
- 載明買賣雙方的名稱、統一編號。
- 載明折讓發生日期。
- 詳細敘明折讓原因。
- 載明折讓金額（包含稅額）。
- 由賣方簽署或蓋章。
開立「統一發票證明聯」的折讓單： 賣方應在規定的時間內（通常是當期或次期的營業稅申報期間），開立統一發票證明聯的折讓單，並於營業稅申報時，作為減項憑證。
買方處理： 買方收到賣方開立的折讓證明聯後，應於其營業稅申報時，將該折讓單作為進項稅額的減項憑證。
帳務處理： 雙方應在各自的帳簿中，依據折讓單的內容，調整相關科目（如銷貨收入、銷貨退回與折讓、應收帳款、應付帳款、進項稅額等）。
文件保存： 所有與折讓相關的文件，包括往來信件、協議書、折讓單、原始統一發票等，都應妥善保存，以備查驗。

常見疑難雜症解答

許多夥伴在處理折讓單的過程中，可能會遇到一些常見的問題，我們在此一一解答，希望能幫助您更順利地解決疑慮。

Q1：如果我是在蝦皮、PChome 等電商平台買東西，賣家沒有主動開折讓單，但我發現貨品有問題，該怎麼辦？

這確實是電商交易中比較常見的狀況。首先，您應該直接聯繫該電商平台的賣家，說明您遇到的問題，並要求他們開立折讓單。許多電商平台都有內建的退換貨或折讓申請流程，您可以透過這些系統提出申請。若賣家不配合，您可以向平台客服尋求協助，或是參考平台的使用者條款，看是否有相關的權益保障。從稅務角度來看，您無法單方面開立折讓單，必須由賣家（平台上的營業人）來開立，才能進行後續的稅務申報調整。

Q2：我們公司是買方，因為供應商開錯發票金額，現在要改，供應商說要「折讓」，是這樣處理嗎？

是的，如果供應商（賣方）開立的統一發票金額有誤，例如多開了、或開錯了價格，這時候正確的處理方式就是由賣方開立「銷貨折讓證明單」來沖銷原來的發票，然後再重新開立一張正確金額的統一發票。您作為買方，會收到這張折讓證明單，以及一張新的統一發票。請務必確認兩者能相互對應，以便您在稅務申報上做正確的處理。

Q3：折讓單上的日期，應該填寫什麼時候的日期？

折讓單上的日期，一般來說，應該填寫「折讓事實發生」的日期。例如，如果您是發現貨物瑕疵而同意折讓，那麼這個「同意」發生的日期，就是折讓的發生日期。而賣方將這張折讓單計入其稅務申報時，則必須符合「當期或次期」申報的規定。也就是說，如果折讓事實發生在 3 月，賣方可以在 4 月或 5 月的營業稅申報時，將這筆折讓作為減項申報。買方也應在收到折讓單的當期或次期，將其作為進項稅額的減項處理。

Q4：如果超過了申報期限，賣方發現漏開了折讓單，怎麼辦？

這是一個比較棘手的狀況。如果超過了當期或次期的申報期限，賣方可能需要進行「更正申報」。這意味著，賣方需要針對先前已申報的稅單，提出更正的申請，並補繳因漏開發票或短繳稅款所產生的稅額，以及可能產生的罰款。建議您盡快尋求專業的會計師或記帳士協助，他們能夠根據具體情況，提供最適合的處理方案。

Q5：折讓單需要像統一發票一樣，給買方「購票人」的資料嗎？

折讓單（統一發票證明聯）的性質，是作為原統一發票的減項憑證。因此，它需要載明「買賣雙方」的統一編號和名稱，以確保該折讓與原始的交易能夠相互對應。它不像一般統一發票那樣，有「買受人」這個欄位需要填寫個人身份資料。重點是，它必須明確指出是針對「哪一張」原始發票進行折讓，並由「哪一方」的買賣雙方進行相關的稅務調整。

總之，折讓單的開立，看似是個小小的動作，但它牽涉到企業的稅務合規、財務準確性，以及與客戶或供應商的良好關係。釐清「由誰開立」這個基本問題，是確保整個流程順暢無礙的第一步。希望今天的分享，能為您帶來清晰的解答，讓您在面對折讓單時，都能游刃有餘！

折讓單由誰開立