如何在Outlook新增帳號：一步步打造您的專屬郵件管理中心，讓工作效率倍增！

欸，是不是常常覺得信箱太多、分散在不同地方，每次收發信都要開好幾個網頁或應用程式，搞得自己手忙腳亂、工作效率大打折扣啊？別擔心啦！今天就是要來教你如何在Outlook新增帳號，把所有電子郵件帳號通通整合起來，不論是Gmail、Yahoo，還是公司的專屬信箱，都能在Outlook這個強大的平台上統一管理，讓你的數位生活更簡單、工作更順暢喔！

**快速解答：如何在Outlook新增帳號？**

要在Outlook新增帳號，最簡單的方法就是開啟Outlook應用程式，依序點選「檔案」>「資訊」>「新增帳號」。接著輸入您的電子郵件地址，Outlook通常會自動偵測並引導您完成設定。如果自動設定失敗，則需要選擇「讓我手動設定我的帳號」，然後依照您的郵件類型（IMAP、POP3或Exchange）填寫伺服器、連接埠、加密方式等詳細資訊。簡單來說，就是「打開Outlook > 新增帳號 > 輸入信箱 > 自動或手動設定」四個步驟，就能輕鬆搞定！

告別郵件混亂：為什麼您應該在Outlook新增帳號？

想像一下，小明每天早上上班，打開電腦就要先登入Gmail看私人信件，然後再開Outlook處理公司郵件，接著可能還有一個學校用的信箱在另一個網頁上。哇，光是切換這些介面，就浪費不少時間了，而且很容易漏掉重要訊息，是不是很困擾呢？

這時候，將所有的電子郵件帳號集中在Outlook中管理，就顯得格外重要了。這不僅能大幅提升您的工作效率，還能帶來許多意想不到的便利：

• 統一介面，告別切換： 所有的信箱都匯聚在一個應用程式裡，您再也不用在不同的網站或軟體之間跳來跳去，讓您專注於內容本身，而非工具。
• 強大的整合功能： Outlook不只是個信箱，它還能無縫整合行事曆、聯絡人、待辦事項等功能。當您在處理郵件時，可以直接將郵件內容轉換成行事曆事件或待辦事項，讓您的工作流程更流暢。
• 離線存取，隨時隨地： 即使在沒有網路的環境下，您也能夠存取和撰寫郵件。當網路恢復時，Outlook會自動同步，這對於經常外出或網路不穩定的朋友來說，簡直是一大福音！
• 高效的搜尋與管理： Outlook提供了強大的搜尋功能和郵件分類規則，讓您能夠快速找到所需的郵件，並自動將郵件歸檔或移動到特定資料夾，大大減少了手動整理的負擔。
• 安全性與備份： 透過Outlook的本機存儲（特別是POP3帳號），您的郵件資料實際上是保存在您的電腦上，相對更安全，也方便您自行備份重要資料。許多企業級使用者也偏好使用Outlook，因為它提供了更強大的安全控管選項。

以我個人多年的使用經驗來說，自從我把所有信箱都整合到Outlook後，真的感覺整個數位工作環境都變得清爽許多。早上打開電腦，只需點擊一個Outlook圖示，就能掌握所有資訊，再也不會錯過任何重要通知了。這份效率的提升，絕對是您不可小覷的投資喔！

核心知識補給站：深入了解郵件協定 (IMAP、POP3、Exchange)

在我們實際動手新增帳號之前，有幾個非常重要的概念您一定要知道，那就是電子郵件的通訊協定：IMAP、POP3 和 Exchange。理解它們的差異，將幫助您選擇最適合自己的設定方式，避免日後遇到一些「為什麼我的信件跟網頁版不一樣啊？」的困惑喔！

IMAP (Internet Message Access Protocol)

IMAP可以說是現代電子郵件管理的主流選擇，特別適合那些會用多個裝置（例如：電腦、手機、平板）來收發同一個信箱的人。

• 核心概念： IMAP就像是一個遠端辦公室。所有的郵件都儲存在郵件伺服器上，Outlook只是同步伺服器上的內容。當您讀取、刪除或移動郵件時，這些操作會即時同步回伺服器。
• 優點：
  • 多裝置同步： 在任何裝置上做的任何操作（已讀、未讀、刪除、移動資料夾），都會在其他所有裝置上同步顯示。舉例來說，您在手機上讀完的信，回家用電腦打開Outlook，那封信也會顯示為已讀。
  • 伺服器儲存： 郵件都保留在伺服器上，即使電腦壞了或更換裝置，只要重新設定IMAP，郵件內容都還在，不用擔心資料遺失。
  • 節省本地空間： 郵件預設不下載到本地，只在您打開信件時才從伺服器載入，因此不會佔用您太多電腦儲存空間。
• 缺點：
  • 需要網路連線： 大部分操作都依賴於與伺服器的連線，如果網路不佳，可能會影響郵件的即時性。
  • 伺服器空間限制： 郵件儲存在伺服器上，如果郵件量太大，可能會達到伺服器的容量限制。
• 適用情境： 推薦給所有會使用多個裝置（電腦、手機、平板）來檢查同一個電子郵件帳號的使用者，例如Gmail、Yahoo等個人信箱。

POP3 (Post Office Protocol version 3)

POP3 則是一種比較傳統的郵件協定，它的運作方式就像是郵局的信箱。

• 核心概念： POP3會將郵件從伺服器「下載」到您的本機電腦上，下載後通常會從伺服器「刪除」。也就是說，一旦郵件下載到您的電腦，它就不會再留在伺服器上了。
• 優點：
  • 離線存取性高： 郵件下載到本機後，即使沒有網路連線，您也能完整存取所有郵件。
  • 節省伺服器空間： 郵件一旦下載就會從伺服器移除，這對於伺服器空間有限的使用者來說，可以有效釋放空間。
  • 歷史郵件完整性： 所有的郵件都在本機，方便管理和備份。
• 缺點：
  • 單一裝置存取： 如果您在A電腦上下載了郵件，那麼在B電腦上就看不到了，因為郵件已經從伺服器移除了。這對於多裝置使用者來說非常不方便。
  • 資料遺失風險： 如果電腦故障或硬碟損壞，而您沒有做好備份，那麼所有的郵件資料可能就跟著消失了。
  • 佔用本地空間： 所有的郵件都會下載到本地硬碟，如果郵件量大，可能會佔用大量儲存空間。
• 適用情境： 推薦給只在單一電腦上收發郵件，且希望將郵件完整儲存在本機、不依賴伺服器存取的使用者。某些老舊的郵件系統或公司內部信箱可能仍採用POP3。

Microsoft Exchange (或稱Exchange Server)

Exchange是微軟自家開發的企業級郵件解決方案，通常用於大型企業或學校。

• 核心概念： Exchange不只處理郵件，它還整合了行事曆、聯絡人、任務、公共資料夾等功能，並提供強大的安全與管理能力。它是所有資訊同步的核心。
• 優點：
  • 全面同步： 不僅是郵件，行事曆、聯絡人、任務等所有資料都在所有連接的裝置上即時同步。
  • 企業級功能： 支援共享信箱、委派存取、會議室預訂等企業級協作功能。
  • 高度安全性： 提供強大的安全性功能，如加密、資料丟失防護等。
• 缺點：
  • 成本較高： 通常需要購買或訂閱Microsoft 365（包含Exchange Online）服務，成本較高。
  • 設定較複雜： 相較於個人郵箱，Exchange的設定可能需要IT管理員的協助。
• 適用情境： 企業用戶、學校或組織的電子郵件帳號，尤其是使用Microsoft 365服務的用戶。

我的專業觀點：

如果您不確定要選哪一種，我會強烈建議您優先選擇IMAP！現代人幾乎都有多個裝置，IMAP的同步功能能夠確保您在任何地方都能看到最新、最完整的信件狀態，大大提升便利性。除非您的郵件服務提供商只支援POP3，或者您有非常特殊的離線存取需求，否則IMAP絕對是您的首選喔！大部分主流郵件服務（如Gmail、Outlook.com）都預設支援IMAP。

如何在Outlook新增帳號：一步步拆解流程

接下來，就是實戰教學啦！我會為您詳細拆解如何在Outlook中新增電子郵件帳號的兩種主要方法：利用智慧自動設定，以及手動設定。別擔心，即使您是電腦新手，只要跟著我的步驟一步步操作，保證您也能輕鬆搞定！

方法一：利用Outlook的智慧自動設定（最推薦！）

這是新增帳號最簡單、最直觀的方法，Outlook的智慧設定功能在大部分情況下都能幫您自動偵測到正確的伺服器設定。現在就跟著我一起來試試看吧！

1. 開啟Outlook應用程式：
   首先，請您打開電腦上的Outlook應用程式。它通常會顯示在您的開始功能表或桌面捷徑上。
2. 進入「新增帳號」介面：

   在Outlook的左上角，找到並點選「檔案」(File) 選項。進入「檔案」頁面後，您會看到左側菜單中有一個「資訊」(Info) 選項，請點選它。然後，在右側大大的畫面中，您會看到一個顯眼的「新增帳號」(Add Account) 按鈕，毫不猶豫地給它點下去！

   我的補充： 有些最新版的Outlook（例如Microsoft 365訂閱版），第一次開啟時可能就會直接跳出新增帳號的歡迎視窗，那就直接從那裡開始，更方便喔！

3. 輸入您的電子郵件地址：

   此時，會跳出一個「帳戶設定」的小視窗。請您在「電子郵件地址」欄位中，精確地輸入您想新增的電子郵件地址。例如：[email protected]、[email protected]。輸入完成後，點選「連線」(Connect)。

4. 等待Outlook自動偵測設定：

   這是Outlook展現其「智慧」的地方！在您點選「連線」後，Outlook會嘗試自動偵測您郵件服務提供商的伺服器設定。它會根據您的電子郵件地址來判斷是Gmail、Outlook.com、Exchange還是其他的服務。

   我的經驗： 大多數主流郵件服務，像是Gmail、Outlook.com（Hotmail/Live）或是企業普遍使用的Microsoft 365 Exchange服務，Outlook都能很順利地自動偵測成功。這時候，您可能只會看到一個要求輸入密碼的畫面。

5. 輸入密碼並完成驗證：

   如果Outlook成功偵測，它會引導您到一個要求輸入密碼的畫面。請您輸入該電子郵件帳號的密碼。

   • 對於部分服務（如Gmail、Outlook.com）： 可能會跳轉到瀏覽器進行帳號驗證，這通常是因為這些服務啟用了兩步驟驗證（2FA）。您需要在瀏覽器中登入您的Google/Microsoft帳戶，然後允許Outlook應用程式存取。有時，Gmail甚至會要求您生成一個「應用程式專用密碼」來登入Outlook，這是一個額外的安全措施，如果您遇到這個情況，請按照Google的指示操作。
   • 對於企業信箱（Exchange）： 通常會直接在Outlook介面內要求輸入您的網域密碼。

   輸入密碼並完成任何必要的驗證後，點選「連線」或「登入」。

6. 恭喜！帳號新增成功：

   如果一切順利，Outlook會顯示「帳戶已成功新增」的訊息！點選「完成」或「確定」，您的新帳號就會出現在Outlook的左側導覽列中，您就可以開始收發信件了！是不是很簡單呢？

方法二：手動設定您的電子郵件帳號

雖然自動設定很方便，但有時候，特別是對於一些比較小眾的郵件服務提供商、自架郵件伺服器，或者您想明確選擇IMAP還是POP3時，Outlook的自動設定可能會「卡住」或設定成您不想要的協定（例如自動設成POP3但您想用IMAP）。這時候，手動設定就派上用場了！

何時需要手動設定？

• 自動設定失敗，出現錯誤訊息。
• 您想明確指定使用IMAP或POP3協定，而不是讓Outlook自動選擇。
• 您的郵件服務提供商要求特殊的伺服器名稱、連接埠號或加密方式。
• 您的電子郵件帳號是公司或學校的Exchange帳號，但自動偵測有問題。

手動設定步驟詳解

1. 進入「手動設定或其他的伺服器類型」選項：

   重複「方法一」的前兩個步驟：開啟Outlook，點選「檔案」>「資訊」>「新增帳號」。

   在「帳戶設定」視窗中，輸入您的電子郵件地址後，在下方記得勾選「讓我手動設定我的帳號」選項，然後再點選「連線」(Connect)。

2. 選擇帳戶類型：

   此時，Outlook會彈出一個「選擇帳戶類型」的視窗。您需要根據您的需求和郵件服務提供商的支援情況，選擇下列其中一種：

   • POP： 如果您只想在單一電腦上存取郵件，並將郵件下載到本機。
   • IMAP： 大多數情況下的推薦選擇，可以在多個裝置間同步郵件。
   • Exchange： 適用於企業或學校的Exchange Server或Microsoft 365帳號。
   • Outlook.com： 針對微軟自有郵件服務的快速設定選項。
   • Google： 針對Gmail的快速設定選項。

   這裡我們以IMAP為例進行說明。點選您選擇的類型，然後點選「連線」。

3. 輸入您的伺服器設定資訊：

   這是手動設定最關鍵的一步！您需要填寫正確的「內送郵件伺服器」和「外寄郵件伺服器」資訊。這些資訊通常可以從您的郵件服務提供商的官方網站、支援文件，或是詢問您的IT管理員那裡取得。

   以下提供一個常見的設定表格，但請注意，這些資訊會因郵件服務提供商而異！**請務必以您的郵件服務商提供的最新資訊為準。**

   常見郵件協定設定範例

   項目	IMAP設定範例	POP3設定範例	Exchange (Office 365) 範例
   內送郵件伺服器 (IMAP/POP)	imap.您的網域.com 或 imap.gmail.com	pop.您的網域.com 或 pop.gmail.com	outlook.office365.com
   內送伺服器連接埠	IMAP: 993	POP3: 995	443 (HTTP)
   內送加密方式	SSL/TLS	SSL/TLS	SSL/TLS
   外寄郵件伺服器 (SMTP)	smtp.您的網域.com 或 smtp.gmail.com	smtp.您的網域.com 或 smtp.gmail.com	smtp.office365.com
   外寄伺服器連接埠	SMTP: 465 或 587	SMTP: 465 或 587	587
   外寄加密方式	SSL/TLS 或 STARTTLS	SSL/TLS 或 STARTTLS	STARTTLS 或 TLS
   使用者名稱	您的完整電子郵件地址	您的完整電子郵件地址	您的完整電子郵件地址
   密碼	您的電子郵件密碼 (或應用程式專用密碼)	您的電子郵件密碼	您的電子郵件密碼

   填寫完畢後，點選「連線」。

4. 輸入密碼並完成設定：

   跟自動設定一樣，接著會要求您輸入該電子郵件帳號的密碼。

   如果您的帳號啟用了兩步驟驗證（如Gmail），您可能需要生成一個「應用程式專用密碼」而不是您的日常登入密碼來填寫。請依照服務提供商的指示來操作。

   輸入密碼後，點選「連線」或「登入」。

5. 測試與完成：

   Outlook會嘗試與您提供的伺服器進行連線測試。如果所有資訊都正確，它會顯示「帳戶已成功新增」的訊息。點選「完成」即可開始使用您的新帳號了！

   我的小撇步： 如果測試失敗，別氣餒！請仔細檢查您輸入的伺服器名稱、連接埠號碼和加密方式是否有任何小錯誤。有時候，一個數字或一個字母的錯誤都可能導致連線失敗喔。另外，也要確認您的網路連線是正常的。

常見的電子郵件服務商設定範例（補充）

為了讓大家更有概念，這裡再補充幾個大家最常使用的郵件服務商，當您需要手動設定時，可以參考這些資訊：

Gmail (Google Workspace)

Gmail 是全球最受歡迎的電子郵件服務之一。通常Outlook可以自動設定成功，但如果需要手動設定或遇到雙重驗證問題，您需要知道以下資訊：

• 啟用IMAP： 請先登入您的Gmail網頁版，進入「設定」>「查看所有設定」>「轉寄和 POP/IMAP」，確保「IMAP存取」已啟用。
• 內送伺服器 (IMAP)： imap.gmail.com
  • 連接埠：993
  • 加密方法：SSL/TLS
• 外寄伺服器 (SMTP)： smtp.gmail.com
  • 連接埠：465 (SSL/TLS) 或 587 (STARTTLS)
  • 加密方法：SSL/TLS 或 STARTTLS
  • 需要驗證：是 (使用與內送伺服器相同的設定)
• 應用程式密碼： 如果您啟用了Gmail的兩步驟驗證，直接輸入Gmail密碼通常會失敗。您需要到Google帳戶的安全性設定中，生成一個「應用程式專用密碼」，然後在Outlook輸入這個專用密碼。這是一個重要的安全措施，確保第三方應用程式即使在沒有您的主要密碼情況下也能安全存取。

Outlook.com (Hotmail, Live.com)

這是微軟自家的免費郵件服務，Outlook當然也是能完美支援的啦！

• 內送伺服器 (IMAP)： outlook.office365.com (或 imap-mail.outlook.com)
  • 連接埠：993
  • 加密方法：SSL/TLS
• 外寄伺服器 (SMTP)： smtp.office365.com (或 smtp-mail.outlook.com)
  • 連接埠：587
  • 加密方法：STARTTLS
  • 需要驗證：是 (使用與內送伺服器相同的設定)

自訂網域郵件 (例如：您的公司信箱、cPanel主機信箱)

如果您使用的是公司提供的專屬信箱，或是您自己架設的網站信箱（例如透過cPanel或其他主機管理介面建立的），那麼這些伺服器資訊通常會由您的郵件服務提供商、網頁主機商或IT部門提供。請務必向他們索取最正確的資訊。

常見的模式會是：

• 內送伺服器 (IMAP/POP)： 通常是 mail.您的網域.com 或 imap.您的網域.com / pop.您的網域.com
  • IMAP連接埠：993 (SSL/TLS) 或 143 (無加密/STARTTLS)
  • POP3連接埠：995 (SSL/TLS) 或 110 (無加密/STARTTLS)
• 外寄伺服器 (SMTP)： 通常是 mail.您的網域.com 或 smtp.您的網域.com
  • 連接埠：465 (SSL/TLS) 或 587 (STARTTLS) 或 25 (無加密 – 不建議)
  • 加密方法：通常是 SSL/TLS 或 STARTTLS
  • 需要驗證：通常是「我的外寄伺服器 (SMTP) 需要驗證」並「使用與內送伺服器相同的設定」。

重要提醒： 務必確認您的服務商提供的是哪種加密方式，選錯了就無法連線喔！如果他們建議使用STARTTLS，而Outlook只有TLS或SSL/TLS選項，通常選擇TLS或SSL/TLS會是可行的。當您在Outlook設定時，請務必開啟「我的外寄伺服器 (SMTP) 需要驗證」這個選項，這幾乎是所有現代郵件服務的標準要求了。

新增帳號後的優化與管理

成功在Outlook新增帳號後，您是不是覺得心情舒暢、效率滿滿呢？別急著開心，我們還可以對這些帳號進行一些小小的優化和管理，讓您的Outlook使用體驗更上一層樓喔！

設定預設帳號

如果您新增了多個帳號，Outlook會預設其中一個為主要帳號，當您點選「新郵件」時，會自動從這個帳號發送。如果您想更改這個預設值，讓Outlook每次都用您最常用的信箱發信，可以這樣做：

1. 點選「檔案」>「資訊」>「帳戶設定」>「帳戶設定」。
2. 在「電子郵件」標籤頁中，您會看到所有已設定的帳號列表。
3. 選取您想要設定為預設值的帳號，然後點選上方的「設定為預設值」按鈕。
4. 點選「關閉」即可。

這樣一來，以後發新郵件時，就不用再手動切換發送帳號了，是不是很方便呢？當然，您在撰寫郵件時，還是可以手動選擇要用哪個帳號發送，這個功能只是幫您省去每次都得手動選擇的麻煩。

資料檔位置與備份提醒

Outlook會將您的郵件、行事曆、聯絡人等資料儲存在本機的資料檔中。這對於POP3帳號來說尤為重要，因為所有信件都下載到本地了。即使是IMAP或Exchange帳號，Outlook也會創建一個本機的離線資料檔（.OST檔），以便快速存取和離線使用。

• 查看資料檔位置：
  • 點選「檔案」>「資訊」>「帳戶設定」>「帳戶設定」。
  • 切換到「資料檔」標籤頁。這裡會列出所有帳號對應的資料檔位置。您可以選取一個資料檔，然後點選「開啟檔案位置」來查看它在您電腦上的實際位置。
• 備份建議：

  對於POP3帳號，其資料檔通常是.PST檔，這個檔案包含了您所有下載到本地的郵件。強烈建議您定期備份這個PST檔到其他安全的位置（例如：外接硬碟、雲端儲存），以防電腦故障導致資料遺失。您只需複製整個PST檔案到備份目的地即可。

  對於IMAP或Exchange帳號，Outlook的資料檔是.OST檔。雖然這些信件主要儲存在伺服器上，但您也可以定期備份它們，或是當您想遷移Outlook資料到新電腦時，可以考慮匯出為.PST檔。

簽名檔設定

為每個帳號設定專屬的簽名檔，不僅能展現專業度，也能提高辨識度。例如，您可能為公司信箱設定包含職稱和公司資訊的簽名檔，而為私人信箱設定較簡潔的簽名。

1. 在Outlook中，點選「檔案」>「選項」。
2. 在左側選單中點選「郵件」。
3. 在右側視窗中，找到並點選「簽名檔…」按鈕。
4. 在「電子郵件簽名」視窗中，點選「新增」來建立新的簽名檔，或選取現有的簽名檔進行編輯。
5. 在右側的編輯區中，輸入您的簽名內容。您也可以插入圖片、超連結等。
6. 在「選擇預設簽名檔」區塊，您可以為「新郵件」和「回覆/轉寄」分別設定每個帳號要使用的預設簽名檔。
7. 點選「確定」儲存設定。

這樣，當您用不同的帳號發送郵件時，Outlook就會自動帶出對應的簽名檔，是不是很貼心呢？

疑難雜症排除：新增Outlook帳號常見問題與解決方案

哎呀，電腦嘛，總有不聽話的時候！即使 Outlook 的自動設定很方便，手動設定也講解得很清楚了，但還是可能遇到一些「小狀況」。別擔心，這裡整理了一些在新增 Outlook 帳號時最常見的問題，以及我的專業解決方案，讓你不再求助無門！

問題一：明明密碼輸入正確，為什麼一直顯示「密碼錯誤」或「無法連線到伺服器」？

這絕對是新增帳號時最讓人抓狂的問題之一！您確定密碼沒打錯，但Outlook就是不買單。這很可能是以下幾個原因造成的：

• 兩步驟驗證 (2FA) 或應用程式專用密碼： 這是最常見的原因。許多郵件服務（特別是Gmail、部分Outlook.com、Apple ID）都強制或建議啟用兩步驟驗證來提高安全性。當您在Outlook這類第三方應用程式中登入時，您不能直接輸入平常的登入密碼，而需要登入網頁版帳戶，產生一個「應用程式專用密碼」或「應用程式密碼」，然後將這個特殊密碼填入Outlook的密碼欄位。

  解決方案： 請登入您的郵件服務提供商的帳戶安全設定頁面（例如：Google帳戶的安全性頁面、Microsoft帳戶的安全性設定），尋找「應用程式專用密碼」或類似選項，生成一組密碼，然後將這組密碼輸入Outlook。

• 伺服器資訊不正確： 即使密碼正確，如果內送或外寄伺服器名稱、連接埠、加密方式有任何一處錯誤，也會導致連線失敗。

  解決方案： 回到「手動設定」介面，仔細核對您填寫的所有伺服器資訊，包括伺服器名稱、連接埠號碼以及加密方法（SSL/TLS、STARTTLS等），請務必確保與您的郵件服務提供商提供的資訊完全一致。一個小寫錯誤都可能導致失敗喔！

• 郵件服務未啟用IMAP/POP： 某些郵件服務預設可能沒有啟用IMAP或POP功能，您需要在網頁版設定中手動開啟。

  解決方案： 登入您的郵件網頁版，進入設定頁面，找到「POP/IMAP」或「郵件協定」相關的選項，確保IMAP或POP功能已啟用。

問題二：我的Outlook帳號設定成功了，但為什麼收不到信或發不出信？

這種情況通常表示連線部分有問題，但不是帳號設定的基礎錯誤。

• 網路連線問題： 最簡單的開始。檢查您的網路是否穩定，防火牆或防毒軟體是否阻止了Outlook的網路連線。

  解決方案： 確保您的電腦已連線到網際網路。暫時關閉或檢查您的防火牆或防毒軟體設定，確保Outlook被允許存取網路。有時重啟電腦或路由器也有幫助。

• 外寄伺服器 (SMTP) 需要驗證： 許多郵件服務要求外寄郵件伺服器必須經過驗證才能發送郵件，否則會被視為垃圾郵件或不安全連線而拒絕。

  解決方案： 在Outlook的帳戶設定中，進入「更多設定」(More Settings)，找到「外寄伺服器」標籤頁，勾選「我的外寄伺服器 (SMTP) 需要驗證」選項，並選擇「使用與內送郵件伺服器相同的設定」。這幾乎是必選的喔！

• 連接埠或加密方式錯誤： 即使內送伺服器設定正確，外寄伺服器的連接埠或加密方式錯誤也可能導致發不出信。

  解決方案： 再次核對外寄伺服器的連接埠（通常是465或587）和加密方式（SSL/TLS或STARTTLS）。

• 郵箱空間已滿： 尤其是POP3帳號，如果您的郵箱空間在伺服器端已滿，新郵件就無法遞送。IMAP也會因為伺服器空間滿而無法同步新郵件。

  解決方案： 登入您的郵件網頁版，檢查郵箱空間使用情況，並刪除一些不必要的舊郵件來釋放空間。

問題三：我使用POP3，為什麼我換了電腦就看不到之前的信了？

這是POP3協定的本質，它就像一個「一次性」的郵差。

• POP3的工作原理： POP3會將郵件從伺服器下載到您設定的電腦上，然後通常會從伺服器刪除這些郵件（除非您在設定中勾選了「在伺服器上保留郵件副本」）。因此，一旦郵件被下載到第一台電腦，它就不會再留在伺服器上，第二台電腦自然就看不到這些信件了。

  解決方案：

  1. 設定「在伺服器上保留郵件副本」： 如果您仍然想使用POP3但又想在多台電腦上看到信件，可以在Outlook的帳戶設定中，進入「更多設定」>「進階」標籤頁，勾選「在伺服器上保留郵件副本」選項，並設定一個保留天數。這樣，即使Outlook將郵件下載到本地，伺服器上也會保留一份副本，其他POP3裝置也能下載到。但要注意，這會持續佔用伺服器空間。
  2. 改用IMAP： 最根本也最推薦的解決方案就是改用IMAP協定。IMAP預設就是同步伺服器上的郵件，無論您在哪台裝置上登入，都能看到完全一致的郵件內容和狀態。
  3. 備份您的PST檔： 如果您堅持使用POP3且不保留伺服器副本，那麼定期備份Outlook的PST資料檔就非常重要了。當您更換電腦時，可以將這個PST檔匯入到新的Outlook中。

專業的洞察和我的親身經驗告訴我，解決這些疑難雜症的關鍵往往在於「耐心」和「仔細」。當你遇到問題時，不要慌張，一步步地檢查所有可能的環節，從最基本的網路連線到最細節的伺服器連接埠設定，通常都能找到問題的癥結點。如果您真的搞不定，別害羞，可以向您的郵件服務提供商的客服求助，他們通常能提供最精確的伺服器設定資訊喔！

我的專業洞察與心得分享

在Outlook中新增並管理電子郵件帳號，對我來說，不只是一種技術操作，更是一種提升個人與團隊工作效率的策略。多年來，我看過太多人因為郵件的混亂而感到焦慮，但透過適當的設定與管理，Outlook真的能成為您的得力助手。

關於安全性：別小看「應用程式專用密碼」

剛才在疑難雜症中提到了「應用程式專用密碼」，我必須強調它的重要性。許多人覺得「多此一舉」，但這其實是當前保護您線上帳戶非常有效且關鍵的一道防線。它讓您無需將真實的、複雜的登入密碼直接提供給第三方應用程式。即使Outlook或其他應用程式被惡意軟體入侵，攻擊者也只能獲得該應用程式專用密碼，而無法透過它來登入您的主要郵件帳號或其他連結服務（如雲端硬碟、照片等）。我個人所有啟用兩步驟驗證的服務，只要是使用第三方應用程式，一律都生成並使用專用密碼，這會讓您用得更安心。

關於效率：善用規則與快速步驟

新增完帳號後，Outlook的效率提升才剛剛開始！您可以深入探索Outlook的「規則」功能，將特定寄件人或主旨的郵件自動移動到特定資料夾，甚至自動標記為已讀或旗標追蹤。例如，我會設定一個規則，將所有新聞電子報自動歸檔到「閱讀清單」資料夾，避免它們佔據我的收件匣。

此外，「快速步驟」也是我愛用的功能。您可以將一系列常用的動作（例如：將信件標示為已讀、移動到特定資料夾並標記為完成）設定成一個「快速步驟」按鈕。當您處理類似郵件時，只需點擊一下，就能完成所有動作，超級省時的！學會這些小技巧，您的Outlook就不只是一個郵件軟體，更是一個智能工作助理了！

關於資料備份：沒有備份，就等於沒有資料！

這句話可能有點重，但卻是網路時代的鐵律。特別是對於POP3帳號使用者，您的所有歷史郵件都儲存在本地的PST檔中。硬碟損壞、勒索軟體攻擊、甚至不小心誤刪Outlook檔案，都可能導致您的珍貴郵件付諸東流。養成定期備份PST檔的習慣，就像定期儲存重要文件一樣，萬一發生意外，您會感謝當初的自己。即使是IMAP帳號，雖然信件在伺服器上，但我仍會建議定期將重要的郵件或資料夾「匯出」成PST檔，作為一個額外的備份層，以防萬一郵件服務提供商的服務出現問題。

總之，學會如何在Outlook新增帳號只是第一步，更重要的是如何善用它的強大功能，並確保您的資料安全無虞。希望這篇文章能讓您對Outlook有更深一層的認識，讓它真正成為您工作與生活中不可或缺的得力夥伴！

常見問題與專業解答 (FAQ)

Outlook可以新增多少個帳號？

基本上，Outlook並沒有明確的硬性規定說您能新增多少個電子郵件帳號。在實際使用中，您可能會發現Outlook的效能會隨著新增帳號數量的增加而有所下降，尤其當這些帳號的郵件量都非常龐大時。每新增一個帳號，Outlook都需要維持與郵件伺服器的連線，並下載或同步郵件資料。

從技術層面來看，您可以新增十幾個甚至幾十個帳號。然而，從實用性和效能角度考慮，我會建議保持在一個合理的範圍內。如果您的電腦配置較高，網路頻寬也足夠，處理十個左右的IMAP或Exchange帳號應該是沒有問題的。但若您新增的都是POP3帳號且不刪除伺服器副本，那麼累積的本地PST檔案可能會非常龐大，進而影響Outlook的啟動速度和運行流暢度。因此，數量並非主要限制，您的電腦效能和網路環境才是更重要的考量因素。

POP3和IMAP哪一個比較好？我該怎麼選？

POP3和IMAP各有優缺點，沒有絕對的「好壞」，只有「適不適合」您的需求。

**IMAP** 是我目前幾乎所有客戶和個人都推薦的選擇，它將郵件保留在郵件伺服器上，Outlook只是同步伺服器上的內容。這意味著您在任何裝置（電腦、手機、平板）上看到的郵件狀態（已讀、未讀、已刪除）都會是同步的，而且即使裝置損壞，您的郵件資料也不會遺失，因為原始郵件仍在伺服器上。對於經常在多個裝置間切換、需要隨時隨地存取最新郵件的使用者來說，IMAP是最佳選擇。

**POP3** 則會將郵件從伺服器下載到您的本地電腦，然後通常會從伺服器刪除這些郵件。這使得所有郵件都儲存在本地，可以在離線狀態下完全存取，且不會佔用伺服器空間。然而，它的最大缺點是如果您的電腦損壞，郵件可能就永久丟失了（除非您有備份），而且在其他裝置上將無法看到已下載的郵件。POP3更適合那些只在單一電腦上使用郵件、對離線存取有極高需求且不介意手動備份的使用者。

**總結建議：** 如果您不確定，**請優先選擇IMAP**。這是現代郵件管理的主流趨勢，也是最符合大多數人多裝置使用習慣的協定。

為什麼我的Outlook新增帳號後收不到信？

當您成功新增帳號卻收不到信時，通常可以從幾個方面去排查：

首先，**確認網路連線是否正常**。請嘗試開啟網頁瀏覽器，看看是否能正常上網，或直接登入郵件的網頁版，確認信箱本身是否有新郵件。如果網頁版能收到信，問題可能出在Outlook的設定。

其次，**檢查內送伺服器設定是否正確**。這包括伺服器名稱（例如 imap.gmail.com）、連接埠（IMAP通常是993，POP3是995）和加密方式（SSL/TLS）。任何一個小錯誤都可能導致無法連線。您可以參考本文前面提供的常見服務商設定範例，或者直接向您的郵件服務提供商查詢最準確的資訊。

再來，**確認防火牆或防毒軟體是否阻擋Outlook**。有時候，電腦的安全性軟體可能會誤判Outlook的網路活動為潛在威脅而加以阻擋。您可以嘗試暫時關閉這些軟體，然後再試試看Outlook能否正常收發信。如果成功，那麼您可能需要將Outlook加入這些軟體的「白名單」或信任清單中。

最後，如果您的帳號有啟用**兩步驟驗證**，請確認您是否正確使用了「應用程式專用密碼」。許多服務要求第三方應用程式必須使用這類特殊密碼才能登入，否則會持續顯示認證失敗。

手動設定時，我該去哪裡找我的伺服器資訊？

伺服器資訊是手動設定的關鍵，通常包含內送郵件伺服器 (IMAP/POP3)、外寄郵件伺服器 (SMTP)、各自的連接埠號碼以及加密方式。這些資訊的來源主要有以下幾個管道：

• **您的郵件服務提供商官方網站：** 大多數主流郵件服務商（如Gmail、Outlook.com、Yahoo Mail）都會在他們的「支援」或「說明」中心提供詳細的Outlook或其他郵件客戶端設定指南。您可以搜尋「[您的郵件服務名稱] Outlook 設定」或「[您的郵件服務名稱] IMAP POP SMTP 設定」。
• **您的網頁主機商：** 如果您的電子郵件是透過網頁主機（例如cPanel、Plesk或其他虛擬主機服務）建立的自訂網域信箱，那麼這些資訊通常可以在您的主機管理介面中找到，或者在主機商的技術支援文件中查詢。他們通常會提供詳細的郵件帳號設定說明。
• **您的IT管理員或公司技術支援部門：** 對於公司或學校提供的電子郵件帳號（特別是Exchange帳號），最準確的資訊來源絕對是您公司的IT部門或技術支援人員。他們會提供給您正確的伺服器名稱、連接埠，以及任何特殊的登入要求（例如VPN連線或特定認證方式）。

請務必從這些可靠的管道獲取資訊，避免在網路上隨意搜尋非官方的資訊，以免造成設定錯誤或安全風險。

如果我換了密碼，Outlook需要重新設定嗎？

是的，如果您更改了電子郵件帳號的密碼，Outlook通常會立即要求您輸入新的密碼。Outlook會偵測到與郵件伺服器的連線認證失敗，然後會彈出一個提示框，要求您輸入新的密碼。

您只需要在彈出的視窗中輸入您更改後的密碼，然後點選「確定」或「登入」即可。如果您的帳號啟用了兩步驟驗證並使用了「應用程式專用密碼」在Outlook中登入，那麼在您更改主要帳號密碼後，您也需要在該服務的網站上重新生成一個新的應用程式專用密碼，然後將這個新的專用密碼輸入Outlook。

總之，更改密碼後，Outlook會很「聰明」地知道，並引導您更新認證資訊，不需要重新從頭設定整個帳號，非常方便喔！

在Outlook新增帳號會不會佔用很多電腦空間？

這要看您選擇的郵件協定以及您的郵件數量而定：

• **POP3帳號：** 如果您選擇POP3，而且沒有勾選「在伺服器上保留郵件副本」選項，那麼所有的郵件都會從伺服器下載到您的電腦上，並儲存為一個PST檔案。如果您的信箱裡累積了大量的郵件（尤其是包含許多大型附件的郵件），這個PST檔案可能會變得非常龐大，進而佔用您大量的硬碟空間。這也是POP3的一個主要缺點。
• **IMAP帳號：** IMAP帳號的郵件主要儲存在郵件伺服器上。Outlook在本地會建立一個OST檔案來快取郵件，以便提供更快的存取速度和離線功能。這個OST檔案的大小通常比POP3的PST檔案小，因為它只是伺服器數據的一個同步副本，不會把所有郵件的附件都一次性下載下來。通常，只有當您開啟某封郵件或附件時，Outlook才會從伺服器下載完整的內容。因此，IMAP帳號佔用的本地空間相對較少。
• **Exchange帳號：** 類似於IMAP，Exchange帳號也會在本地建立一個OST檔案。由於Exchange整合了更多功能（行事曆、聯絡人等），所以OST檔案的大小可能會比IMAP略大一些，但通常也遠小於包含大量歷史郵件的POP3 PST檔案。

**總結來說：** 如果您擔心佔用本地空間，強烈建議您選擇IMAP或Exchange協定。如果您使用POP3，請務必定期清理信箱、刪除大型附件，並考慮將部分舊郵件存檔以釋放空間。

如果我不想用了，怎麼從Outlook移除帳號？

當您不再需要管理某個電子郵件帳號時，從Outlook中移除它非常簡單，而且不會影響您的原始郵件帳號在郵件服務器上的內容（除非是POP3帳號且沒有保留伺服器副本）。

1. 開啟Outlook並進入帳戶設定：
   點選Outlook左上角的「檔案」(File) > 「資訊」(Info) > 「帳戶設定」(Account Settings) > 「帳戶設定」(Account Settings)。
2. 選擇要移除的帳號：
   在彈出的「帳戶設定」視窗中，點選「電子郵件」標籤頁。您會看到所有已設定的電子郵件帳號列表。
3. 移除帳號：
   選取您想要移除的電子郵件帳號，然後點選上方的「移除」(Remove) 按鈕。
4. 確認移除：
   Outlook會彈出一個警告訊息，詢問您是否確定要移除此帳號。如果您移除的是POP3帳號，它可能會特別提醒您本地資料會被刪除。請仔細閱讀訊息，確認無誤後點選「是」(Yes)。

完成這些步驟後，該帳號就會從您的Outlook中消失，您將不再透過Outlook收發該帳號的郵件。如果您以後想再次使用，可以按照本文前面教導的步驟重新新增喔！