如何在Excel公式中加入文字：完整指南與進階技巧
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如何在Excel公式中加入文字：完整指南與進階技巧
您是不是常常在Excel裡做報表、算數據，結果想在數字旁邊加上一點說明文字，卻不知道該怎麼下手？別擔心！這絕對是許多Excel使用者都會遇到的一個小困擾。例如，您可能想在一個計算出總銷售額的儲存格旁邊，自動顯示「總計：」這樣的字樣，或者在判斷性別的公式裡，直接顯示「男性」、「女性」，而不是顯示1或0。其實，要在Excel公式中加入文字，一點都不難，而且有很多種靈活又實用的方法。今天，我就要帶您深入了解，如何在Excel公式中加入文字，並且分享一些我自己在實際操作中發現的進階技巧，讓您的報表更專業、更直觀！
為什麼我們需要在Excel公式中加入文字？
在開始學習怎麼做之前，我們先來聊聊為什麼這麼做很重要。想像一下，您的Excel表格裡充滿了數字，雖然數字能反映實際情況，但如果沒有適當的文字說明，有時候會讓人一頭霧水。加入文字，不僅能：
- 提高可讀性： 讓觀看報表的人一眼就能明白數字的意義。
- 增強資訊量： 結合數字和文字，傳達更豐富的訊息。
- 提升專業度： 一份清晰、附有說明的報表，自然顯得更專業。
- 自動化呈現： 透過公式，文字可以根據數據自動變化，省去手動修改的麻煩。
我自己就遇過好幾次，在做銷售業績分析時，如果沒有在每個產品的銷售額旁邊加上「（成長中）」或「（衰退中）」這樣的字眼，光看數字是很難快速判斷趨勢的。而如果這些判斷是透過公式自動產生的，那可就省事多了！
最基礎的方法：使用引號
在Excel公式裡加入文字，最直接、最基本的方法，就是使用雙引號（” “）將您想顯示的文字括起來。這就像是在告訴Excel：「這段文字不是公式的一部分，而是我希望直接顯示出來的內容。」
假設我們有一個儲存格 A1 記錄著某產品的銷售數量，我們想在另一個儲存格 B1 顯示「銷售數量：」加上 A1 的值。這時候，我們的公式就可以這樣寫：
="銷售數量："&A1
讓我們來拆解一下這個公式：
"銷售數量："：這就是我們剛剛提到的，用雙引號括起來的文字。Excel 會直接顯示這串文字。&：這個符號是Excel中的「連接符號」。它會將它左右兩邊的內容連接在一起。A1：這是我們要連接的儲存格參照。Excel會取得A1儲存格裡的數值。
所以，如果 A1 是 150，那麼 B1 就會顯示「銷售數量：150」。是不是很直觀呢？
補充說明： 如果您想在文字的兩邊都加上文字，也可以這樣做，例如，在 A1 的銷售數量前後都加上文字：
="前綴："&A1&":後綴"
如果 A1 是 150，這個公式就會顯示「前綴：150:後綴」。
進階應用：在條件判斷中使用文字
光是把文字加在數字前面或後面，有時候還不夠。我們更常遇到的情況是，希望文字的顯示能根據數據的變化而變化。這時候，「IF函數」就派上用場了！
IF函數的基本語法是：IF(邏輯測試, 如果為真時的值, 如果為假時的值)。
舉個例子，假設 A1 儲存格記錄著學生的分數，我們想讓 B1 儲存格顯示「及格」或「不及格」。一般我們設定及格分數是 60 分。
公式會是這樣：
=IF(A1>=60, "及格", "不及格")
讓我們再仔細看看：
A1>=60：這是我們的「邏輯測試」。Excel會檢查 A1 的值是否大於或等於 60。"及格"：這是「如果為真時的值」。如果 A1 的分數真的大於或等於 60，Excel 就會顯示「及格」這兩個字。"不及格"：這是「如果為假時的值」。如果 A1 的分數小於 60，Excel 就會顯示「不及格」這兩個字。
透過這樣的IF函數，我們可以讓文字的呈現更具動態性。例如，判斷一個訂單是否超過一定金額才能享有免運費：
假設 A1 是訂單金額，我們設定滿 NT$1000 免運費。
=IF(A1>=1000, "享有免運費", "需支付運費")
這比單純顯示「是」或「否」來得清楚多了，對吧？
當文字需要包含引號時，該怎麼辦？
這是一個比較進階但偶爾會遇到的問題。如果您想在公式中顯示的文字，本身就包含雙引號，例如，您想顯示「他說：「你好！」」這樣的句子，直接這樣寫 ="他說："他說："你好！"" 會發生錯誤，因為Excel會誤以為您在公式中結束了文字。
這時候，我們需要將文字中的雙引號「替換」成兩個雙引號（””）。Excel 會將連續的兩個雙引號解讀為一個實際的雙引號。
所以，正確的寫法應該是：
="他說：""你好！"""
讓我們來拆解：
"他說："：這是開頭的文字。""：這裡的兩個雙引號，代表一個實際的雙引號。"你好！"：這是中間的文字。""：這裡的兩個雙引號，代表另一個實際的雙引號。"：這是結尾的文字。
這樣，Excel就能正確地顯示「他說：「你好！」」。這個技巧在處理一些比較複雜的文字組合時非常有用。
多條件判斷：使用 CHOOSE 與 IFS 函數
如果我們需要根據不同的數值，顯示不同的文字，而且條件不只兩個，IF函數就會變得非常冗長，例如 IF(A1=1, "選項一", IF(A1=2, "選項二", ...))。這時候，我們可以考慮使用 CHOOSE 函數或 IFS 函數。
CHOOSE 函數：根據索引值選擇
CHOOSE 函數的語法是：CHOOSE(索引號, 值1, 值2, 值3, ...)。它會根據「索引號」的值，從後面列出的值中選擇對應的一個傳回。
假設 A1 儲存格的值代表星期幾的代碼 (1代表週一，2代表週二… 7代表週日)。我們想顯示中文的星期名稱。
公式可以寫成：
=CHOOSE(A1, "週一", "週二", "週三", "週四", "週五", "週六", "週日")
如果 A1 的值是 3，這個公式就會傳回「週三」。CHOOSE 函數對於選項數量固定且明確的情況非常方便。
IFS 函數：多個條件的進化
IFS 函數是Excel 2016及之後版本提供的一個非常實用的函數，它簡化了多重IF判斷的寫法。語法是：IFS(邏輯測試1, 值1, 邏輯測試2, 值2, ..., [邏輯測試n, 值n])。
它會依序檢查每個邏輯測試，一旦遇到第一個為「真」的測試，就會傳回對應的值，然後停止檢查。
讓我們用 IFS 來處理學生的成績等級：
- 90分以上：優等
- 80-89分：甲等
- 70-79分：乙等
- 60-69分：丙等
- 60分以下：丁等
假設成績在 A1 儲存格，公式可以這樣寫：
=IFS(A1>=90, "優等", A1>=80, "甲等", A1>=70, "乙等", A1>=60, "丙等", TRUE, "丁等")
這裡有幾個重點：
- 我們是從最高的分數往前判斷，這樣才能確保順序正確。
- 最後一個條件
TRUE, "丁等"，意思是如果前面的所有條件都不符合，那就傳回「丁等」。TRUE 永遠為真，確保總有一個結果。
IFS 函數讓複雜的條件判斷變得清晰多了，大大減少了公式的可讀性問題。
文本函數的妙用：TEXT 函數
除了直接加入文字，有時候我們需要將數字或日期，以特定的文字格式顯示，這時候 TEXT 函數就非常實用了。
TEXT 函數的語法是：TEXT(數值, 格式代碼)。
假設 A1 儲存格是一個日期，例如 2026/10/27。我們想顯示成「2026年10月27日 星期五」。
公式可以寫成：
=TEXT(A1, "yyyy年m月d日 dddd")
這裡的格式代碼是關鍵：
yyyy：代表四碼的年份。m：代表月份（如果月份是一位數，不會補零）。如果您想強制顯示兩碼，可以使用mm。d：代表日期（如果日期是一位數，不會補零）。如果您想強制顯示兩碼，可以使用dd。dddd：代表星期幾的完整名稱。
再舉個數字的例子：假設 A1 是銷售金額 NT$12345.67，我們想顯示成「NT$ 12,345.67」。
公式：
="總金額："&TEXT(A1, "\NT$ #,##0.00")
注意到 \NT$ 的寫法，反斜線（\）在這裡是用來告訴Excel，它後面的文字（NT$）是一個文字字串，而不是格式代碼的一部分。而 #,##0.00 則是設定千分位分隔符和兩位小數。Excel 的格式代碼非常豐富，您可以根據需求調整。
小提示： 關於 TEXT 函數的格式代碼，可以在Excel的「設定儲存格格式」裡面的「自訂」分類找到很多範例，這對學習很有幫助。
結合其他函數，創造更強大的公式
有時候，我們需要的文字會是多個公式運算結果的組合，或是需要根據特定條件去提取文字。這時候，我們可以將前面學到的方法，結合其他Excel函數。
範例：根據產品類別顯示不同描述
假設我們有一個產品列表，A欄是產品名稱，B欄是產品類別（例如「電子產品」、「服飾」、「家居」）。我們想在C欄根據類別顯示不同的促銷標語。
我們可以用 VLOOKUP 或 XLOOKUP 來查找類別對應的描述，然後再用 & 連接。或者，更直接一點，使用 IFS 函數。
假設類別對應的標語如下：
- 電子產品：新品上市，限時優惠！
- 服飾：換季折扣，買到賺到！
- 家居：溫馨佈置，質感生活。
如果產品類別在 B1 儲存格，公式可以這樣寫：
=IFS(B1="電子產品", "新品上市，限時優惠！", B1="服飾", "換季折扣，買到賺到！", B1="家居", "溫馨佈置，質感生活。", TRUE, "立即選購！")
這個公式很清楚地展示了如何根據不同的文字類別，輸出不同的文字訊息。
範例：從文字中提取資訊並加上標籤
有時候，我們可能有一長串的文字，裡面包含了我們需要的部分，例如客戶的訂單備註。我們可以利用LEN、FIND、LEFT、RIGHT、MID 等文字函數，搭配 IF 和 &，來提取資訊並加上標籤。
假設 A1 儲存格裡是訂單備註，格式是「姓名: [名字]；電話: [電話號碼]」。我們想在 B1 顯示「客戶姓名：[名字]」。
這個操作會稍微複雜一點，我們需要找到冒號和分號的位置。
步驟拆解：
- 找到「姓名: 」後面冒號的位置： 假設「姓名: 」佔據了 5 個字元（包含冒號和一個空格）。
- 找到「；」的位置： 這個符號分隔了姓名和電話。
- 提取姓名： 使用 MID 函數。
首先，我們需要知道「姓名: 」和「；」的位置。假設 A1 是「姓名: 小明；電話: 0912345678」。
1. 找到第一個冒號後面的位置：FIND(":", A1) 會得到 5。
2. 找到分號的位置：FIND(";", A1) 會得到 10。
3. 提取姓名：我們需要從第一個冒號後面 1 個字元開始，提取到分號的位置之前。總共提取的字數是 FIND(";", A1) - FIND(":", A1) - 1，也就是 10 – 5 – 1 = 4 個字元。所以，MID 函數會是 MID(A1, FIND(":", A1) + 1, FIND(";", A1) - FIND(":", A1) - 1)。
整合起來，顯示「客戶姓名：」加上提取的姓名，公式為：
="客戶姓名："&MID(A1, FIND(":", A1) + 1, FIND(";", A1) - FIND(":", A1) - 1)
這個公式就會顯示「客戶姓名：小明」。
我的經驗談： 處理這種從文字中提取資訊的公式時，我通常會先在旁邊的輔助欄位，一步一步地寫出 FIND, LEFT, RIGHT, MID 等函數，確認每一步提取的結果都正確後，再將它們組合成一個最終公式。這樣可以大大降低出錯率。
常見問題與專業解答
在使用 Excel 公式加入文字的過程中，您可能會遇到一些常見的問題。這裡我整理了一些，並提供詳細的解答：
1. 為什麼我输入的文字沒有被顯示出來，反而變成錯誤值？
解答： 這通常發生在您忘記在文字前後加上雙引號（” “）。Excel 會將沒有被引號括起來的文字，試圖解釋為函數名稱、儲存格參照或運算符。如果您輸入了像 =你好 這樣的公式，Excel 會認為「你好」是一個函數，找不到就會報錯。正確的寫法應該是 ="你好"。
2. 我想連接數字和文字，但數字沒有顯示，只顯示了文字？
解答： 您可能使用了像是 ="總計："+A1 這樣的公式。加號（+）在Excel中是數學運算符，用來進行加法。當您嘗試用加號連接文字和數字時，Excel 會試圖將文字轉換為數字，如果轉換失敗，就會產生錯誤。請務必使用連接符號（&）來連接數字和文字。例如：="總計："&A1。
3. 在 IF 函數中，我想要顯示的文字包含引號，該怎麼辦？
解答： 如前所述，當您想顯示的文字本身包含雙引號時，您需要將文字中的每一個雙引號替換成兩個雙引號（””）。例如，如果您想顯示「他回答：「沒問題」」，公式應該是 =IF(A1="YES", "他回答：""沒問題""", "請聯繫客服")。在這裡，""沒問題"" 會被Excel顯示為 `”沒問題”`。
4. 我在使用 TEXT 函數時，格式代碼的設定總是出錯，有沒有什麼訣竅？
解答： TEXT 函數的格式代碼確實需要一些練習。我的建議是：
- 先在儲存格裡設定好格式： 在您想要轉換的數字或日期儲存格上，右鍵點擊「設定儲存格格式」，然後在「自訂」類別中，嘗試各種預設的格式，找到您想要的樣子。
- 複製格式代碼： 在「自訂」格式框中，記下您想要的格式代碼。例如，如果您想顯示「2026/10/27 星期五」，您可能會看到類似
yyyy/m/d dddd的代碼。 - 應用到 TEXT 函數： 將複製的格式代碼，直接放入 TEXT 函數的第二個參數中，並確保用雙引號括起來。例如：
=TEXT(A1, "yyyy/m/d dddd")。 - 處理特殊符號： 如果您的格式代碼中包含像 NT$ 這樣的文字，您可能需要在前面加上反斜線
\，例如"\NT$ #,##0"，以便Excel正確辨識。
5. 為什麼我使用 IFS 函數時，總是只顯示第一個條件的結果？
解答： IFS 函數是按照順序檢查條件的。一旦它找到第一個為「真」的邏輯測試，它就會停止並傳回對應的值。所以，如果您想根據數值範圍設定等級，務必將條件從最大值開始測試。例如，測試 A1>=90 必須在測試 A1>=80 之前，否則分數 95 就會因為符合 A1>=80 而被判斷為「甲等」，而不是「優等」。
結語
在 Excel 公式中加入文字，看似簡單，實則蘊含著許多實用的技巧。從基礎的引號連接，到靈活運用 IF、IFS、CHOOSE、TEXT 等函數，再結合文字處理函數，我們可以讓 Excel 報表更加生動、資訊傳達更精準。希望今天的分享，能夠幫助您解決在 Excel 工作中遇到的文字呈現難題，讓您的數據分析和報表製作更上一層樓！
