兩台電腦如何共用印表機：完整指南與常見疑難雜症解析

Byadmin

兩台電腦如何共用印表機：完整指南與常見疑難雜症解析

在現今的辦公室或居家環境中，常常會遇到這樣的狀況：明明只有一台印表機，卻需要兩台（甚至更多）電腦輪流使用。尤其是家裡或者小型工作室，一台昂貴的印表機，若要兩台電腦都能順暢使用，是許多使用者都會碰到的實際需求。究竟，兩台電腦如何共用印表機才最方便、最有效率呢？別擔心，這篇文章將帶您一步步了解最主流、最實用的共用方式，並深入解析過程中可能會遇到的各種疑難雜症，讓您輕鬆解決這個問題！

為什麼要共用印表機？

最直觀的原因當然是「省錢」！購買多台印表機不僅花費高昂，後續的墨水或碳粉耗材也是一筆不小的開銷。透過共用，可以大幅降低設備的總體擁有成本。再者，對於空間有限的環境，一台印表機也比擺放兩台來得整潔、美觀。此外，共用印表機也意味著中央化管理，無論是耗材更換、故障排除，都能集中處理，更加有效率。

兩種主流的共用方式

目前，要讓兩台電腦共用一台印表機，主要有以下兩種常見且方便的方式：

方法一：透過「共用網路印表機」設定 (推薦！最普遍且彈性最高)

這也是最常見，也是我個人認為最推薦的一種方式，尤其當您的印表機支援網路功能，或是您家中/辦公室已有無線網路環境時，這種方法絕對是首選！它能讓多台電腦透過區域網路 (LAN) 互相連線，進而共享印表機。整個過程其實比想像中來得簡單，我們就一步步來拆解。

步驟一：確認印表機已連接至網路

首先，您的印表機必須先成功連上您家的或辦公室的區域網路。這通常有兩種情況：

  • 網路印表機 (Network Printer)： 許多較新的印表機本身就支援Wi-Fi或有線網路連接。這類印表機通常有一個網路介面，您可以透過印表機的操作面板，或是搭配廠商提供的軟體，將其連接到您的無線路由器。連接成功後，印表機就會取得一個IP位址，如同家中其他連網設備一樣。
  • USB印表機透過「主控電腦」分享： 如果您的印表機只有USB連接埠，但您希望多台電腦共用，那麼您可以選擇其中一台電腦（我們稱之為「主控電腦」或「分享端電腦」）透過USB連接印表機。這台主控電腦需要保持開機狀態，並且能隨時連接到網路。
步驟二：在「主控電腦」或「網路印表機」上進行設定

這一步驟會根據您印表機的連網方式略有不同：

情況 A：如果您使用的是「網路印表機」(Wi-Fi 或有線網路)

這種情況最為理想！

  1. 安裝印表機驅動程式： 在您想要使用這台印表機的每一台電腦上，都需要安裝該印表機的驅動程式。您可以到印表機製造商的官方網站，下載與您電腦作業系統（例如Windows 10, macOS Monterey等）相符的最新驅動程式。
  2. 新增網路印表機：
    • 在 Windows 電腦上：

      • 打開「設定」 > 「裝置」 > 「印表機與掃描器」。點擊「新增印表機或掃描器」。Windows 會開始掃描網路上的印表機。如果掃描到您的網路印表機，點選它，然後依照指示完成新增。如果掃描不到，您可以點擊「我想要的印表機不在清單中」，然後選擇「透過TCP/IP位址或電腦名稱新增印表機」，輸入印表機的IP位址（您可以在印表機設定或路由器管理頁面找到），然後按照提示完成安裝。

    • 在 macOS 電腦上：

      • 打開「系統偏好設定」 > 「印表機與掃描器」。點擊左下角的「+」按鈕。macOS 會自動搜尋網路上的印表機。找到您的網路印表機後，點選它，macOS 通常會自動下載並安裝所需的驅動程式。如果出現問題，您可以嘗試透過「IP」選項，輸入印表機的IP位址進行手動添加。

個人經驗分享： 網路印表機的設定，最關鍵的就是要確保所有電腦都能「看到」這台印表機。有時候防火牆可能會阻擋，若遇到無法搜尋到的狀況，可以暫時關閉電腦的防火牆試試看。另外，為印表機設定一個固定的IP位址（透過路由器設定），也能避免因IP變動而造成的連線問題，這點對新手來說可能有點複雜，但非常實用！

情況 B：如果您使用的是「USB印表機」，透過其中一台電腦分享

這種方法需要一台「主控電腦」始終保持開機並連接網路。

  1. 在「主控電腦」上安裝印表機： 首先，將USB印表機連接到您選定作為「主控電腦」的那一台電腦，並完整安裝印表機的驅動程式，確保這台電腦可以直接列印。
  2. 開啟印表機共用功能：
    • 在 Windows 電腦上：

      • 打開「設定」 > 「裝置」 > 「印表機與掃描器」。找到已連接的USB印表機，點選它，然後選擇「管理」。在印表機內容頁面中，切換到「共用」選項卡。勾選「共用此印表機」，並為它取一個容易辨識的「共用名稱」（例如：MyPrinter）。接著，點擊「其他驅動程式」按鈕，如果您有其他作業系統的電腦（例如一部是Windows 7，另一部是Windows 10），可以在這裡安裝對應的驅動程式，這樣其他電腦在連線時才能正確辨識。

    • 在 macOS 電腦上：

      • macOS 沒有像Windows那樣直接的「共用」選項。通常，如果您希望Mac分享USB印表機，您需要藉助第三方軟體，例如「Printopia」或「 HandyPrint」，這些軟體可以將Mac連接的印表機發布到網路，讓其他電腦（包括Windows和Mac）可以發現並使用。不過，這會增加一些額外的成本和設定複雜度。因此，如果是USB印表機，我個人還是會建議盡量讓它透過網路分享，如果您的印表機本身不支援網路，而您又有Mac電腦，這時可以考慮購買一台支援網路功能的印表機，長遠來看會省事許多。

  3. 在「其他電腦」（客戶端電腦）上新增共用印表機：
    • 在 Windows 電腦上：

      • 打開「設定」 > 「裝置」 > 「印表機與掃描器」。點擊「新增印表機或掃描器」。當Windows找不到時，點擊「我想要的印表機不在清單中」。接著，選擇「選取共用名稱的印表機」。在「選取共用印表機」的欄位中，輸入「\\主控電腦名稱\共用名稱」（例如：\\MyPC\MyPrinter）。您需要知道那台「主控電腦」的名稱，以及您在步驟2設定的「共用名稱」。如果不知道主控電腦的名稱，可以在主控電腦上，右鍵點擊「本機」或「我的電腦」，選擇「內容」，就可以看到電腦名稱。

    • 在 macOS 電腦上：

      • 如果您的「主控電腦」是Windows，並且已開啟共用，macOS 通常可以在「系統偏好設定」>「印表機與掃描器」的「+」號中，在「預設」頁面或「Windows」選項卡中，找到透過網路共用的印表機。如果您的「主控電腦」是Mac，並且您使用了第三方軟體，請依照該軟體提供的指示進行連線。

重點提醒： 透過USB分享印表機，最重要的就是那台「主控電腦」必須保持開機、連網且印表機處於連線狀態！一旦主控電腦關機或斷開網路，其他電腦就無法列印了。所以，如果需要長時間或多人共用，我還是強烈建議投資一台本身就支援網路功能的印表機，真的會省事很多！

方法二：透過「印表機伺服器」(Print Server)

這是一種比較進階，但對於沒有網路功能的USB印表機，又不想依賴特定電腦開機的解決方案。印表機伺服器是一個獨立的硬體設備，您將USB印表機連接到印表機伺服器，再將印表機伺服器連接到您的區域網路。這樣，所有連上該區域網路的電腦，都可以透過印表機伺服器來找到並使用這台印表機。

優點：

  • 不需要特定的一台電腦始終開機。
  • 可以讓沒有網路功能的USB印表機「無線化」。

缺點：

  • 需要額外購買印表機伺服器設備，增加成本。
  • 設定上可能比前兩種方法稍微複雜一些，需要對網路設定有基本了解。
  • 並非所有印表機都能完美支援所有印表機伺服器，購買前最好確認相容性。

適用情境： 如果您有一台功能良好、但只有USB接口的印表機，且您不想開著一台電腦作為分享端，也不想買新印表機，那麼印表機伺服器會是一個不錯的選擇。但總體來說，現在支援網路的印表機價格已經非常親民，多數情況下，直接購買一台支援網路的印表機，會是更省事的決定。

常見問題與深度解析

在實際操作兩台電腦共用印表機的過程中，難免會遇到一些讓人頭痛的問題。別擔心，我們整理了一些最常見的狀況，並提供詳細的解決方案：

Q1：為什麼我的電腦找不到網路印表機？

這個問題很常見！通常有以下幾個可能的原因，我們來一一檢視：

  • 網路連線問題： 確保您的兩台電腦和印表機都連接到同一個區域網路（同一個Wi-Fi名稱或同一個有線網路交換機）。如果它們在不同的網段，是無法互相通訊的。
  • 防火牆阻擋： 您電腦的作業系統（Windows或macOS）或第三方防毒軟體中的防火牆，可能會阻止電腦搜尋和連接網路印表機。您可以嘗試暫時關閉電腦的防火牆，然後重新搜尋印表機，如果能找到，就代表是防火牆的問題。這時，您需要在防火牆設定中，允許印表機相關的通訊協定（通常是TCP/IP協定）。
  • 印表機未正確連網： 檢查印表機的網路設定，確保它已成功連接到您的Wi-Fi或有線網路，並獲得了一個IP位址。您可以嘗試從印表機列印一份網路設定報告，確認IP位址是否正常。
  • 驅動程式問題： 確保您在每台電腦上都安裝了正確且最新的印表機驅動程式。有時候，驅動程式版本不對或損壞，也會導致無法連接。
  • IP位址衝突或印表機IP變動： 如果您的印表機的IP位址是動態分配的 (DHCP)，它可能會在每次重新啟動後變動。這會導致您的電腦找不到之前設定好的印表機。解決方法是，為印表機在您的路由器設定中保留一個固定的IP位址（稱為靜態IP），或是透過印表機本身的設定，將其IP設定為靜態。

專家建議： 如果您經常需要共用印表機，強烈建議您為網路印表機設定一個靜態IP位址。這就像給它一個固定的門牌號碼，確保您的電腦永遠能找到它，大大減少了連線上的麻煩。通常可以在您的無線路由器設定頁面進行設定。

Q2：透過USB分享的印表機，為什麼有時候可以列印，有時候不行？

這通常都和「主控電腦」的狀態有關：

  • 主控電腦未開機： 這是最常見的原因。如果那台負責分享的電腦關機了，其他電腦自然無法透過它來列印。
  • 主控電腦網路斷線： 即使電腦開機了，如果網路線鬆脫或Wi-Fi斷線，一樣無法列印。
  • 主控電腦進入睡眠模式： 某些電腦設定為一段時間後會自動進入睡眠或休眠模式，這也會導致印表機無法被存取。您可以調整電腦的電源管理設定，避免它進入睡眠模式（至少在您需要列印的時候）。
  • 主控電腦上印表機驅動程式或服務出現問題： 有時候，主控電腦上的印表機服務可能意外停止，或者驅動程式暫時出現異常，也可能影響共用列印。

我的經驗談： 我遇過客戶家裡，因為省電，電腦常常自動進入睡眠，結果大家要列印時才發現印不出來，一問之下才知道是電腦睡著了！所以，如果你採用USB分享，請務必確保「主控電腦」能夠長時間維持在啟動狀態，並且不要設定過於積極的省電模式。不過，老實說，這樣既耗電又不方便，換一台網路印表機絕對是更聰明的選擇。

Q3：兩台電腦都是Mac，可以共用印表機嗎？

當然可以！Mac電腦在處理網路印表機的共用上，表現非常出色。只要印表機是支援網路功能的（Wi-Fi或有線網路），在「系統偏好設定」>「印表機與掃描器」中，透過「+」按鈕，Mac通常都能自動搜尋並輕鬆添加。

至於USB印表機，如前所述，macOS並沒有內建像Windows那樣直接的「共用」功能。您可能需要尋求第三方軟體（如Printopia, HandyPrint等）的協助，才能讓Mac分享USB印表機給其他Mac或Windows電腦。這些軟體可以將Mac連接的印表機變成網路可見的資源，方便其他設備連線。

Q4：為什麼在「新增印表機」時，輸入了正確的IP位址，還是找不到印表機？

這可能涉及更深層次的網路設定或印表機本身的問題：

  • IP位址輸入錯誤： 請仔細檢查您輸入的IP位址，一個數字的差異都可能導致無法連線。
  • 印表機端設定問題： 確保印表機的網路設定是正確啟用的，並且它確實已經獲得了您輸入的那個IP位址。
  • 網路協定問題： 有些印表機支援不同的網路協定（如LPR, RAW, IPP等）。在新增印表機時，您可能需要選擇正確的協定。通常，印表機製造商的說明文件或網站上會有相關建議。
  • 印表機固件問題： 極少數情況下，印表機的韌體（Firmware）可能存在bug，導致網路功能異常。您可以嘗試到印表機官網，查看是否有可用的韌體更新。

實用技巧： 如果您不確定印表機的IP位址，或是想確認它是否有正確連網，最簡單的方法是透過您的無線路由器管理介面。登入路由器後，通常會有一個「已連線裝置列表」，您可以在上面找到您的印表機，並查看它的IP位址。

Q5：我想從手機或平板電腦列印，該如何設定？

隨著行動裝置的普及，從手機或平板列印的需求也越來越高。這通常需要您的印表機支援以下技術之一：

  • Wi-Fi Direct / Wireless Direct： 某些印表機支援此功能，它允許您的手機或平板直接連接到印表機的Wi-Fi訊號，而無需透過家中的無線路由器。
  • 雲端列印服務：
    • Google Cloud Print (已於2020年底停止服務)： 雖然已經停止，但過去這是非常流行的方案。
    • Mopria Print Service： 這是一個標準化的列印服務，許多Android裝置預設支援，或可以從Google Play商店下載。
    • AirPrint (適用於Apple裝置)： 如果您的印表機支援AirPrint，iPhone、iPad和Mac用戶可以直接從各種應用程式中進行列印，無需額外設定。
    • 印表機廠商專屬App： 大多數主流印表機品牌（如HP, Canon, Epson, Brother等）都有自己的行動App，您可以下載對應品牌的App，然後透過App連接到您的印表機進行列印。
  • 其他第三方App： 也有一些通用的行動列印App，可以支援多種品牌的印表機。

我的建議： 如果您是iPhone或iPad用戶，請優先確認您的印表機是否支援AirPrint。這是最簡單、最無縫的體驗！如果您是Android用戶，Mopria Print Service是一個很好的選擇。如果都沒有，下載您的印表機品牌專屬的App通常也能滿足需求。

總結：選擇最適合您的共用方式

總而言之，要讓兩台電腦共用印表機，最推薦且最常見的方式就是透過「共用網路印表機」設定。如果您擁有一台本身就支援Wi-Fi或有線網路功能的印表機，那設定起來會非常輕鬆。只要確保所有電腦都連接到同一個網路，並正確安裝驅動程式，您就可以享受無線列印的便利了。

如果您的印表機是USB連接，但您仍希望進行共用，則可以選擇其中一台電腦作為「主控電腦」進行分享。不過，請務必注意，這台主控電腦需要始終保持開機狀態。對於預算充足且追求更便利性的使用者，購買一台新的網路印表機，或是採用印表機伺服器，也是值得考慮的選項。

希望這篇詳盡的指南，能幫助您輕鬆解決兩台電腦共用印表機的難題。記住，無論遇到什麼問題，保持耐心，一步步檢查設定，通常都能找到解決之道！

常見相關問題 (FAQ)

Q：我的印表機只有USB接口，請問有沒有辦法不用開著電腦就可以兩台電腦共用？

A： 您可以考慮購買一個「印表機伺服器」(Print Server) 設備。這是一個獨立的硬體，您可以將USB印表機連接到印表機伺服器，然後將印表機伺服器連接到您的區域網路。這樣，兩台電腦都可以透過網路存取這台印表機，而不需要依賴任何一台電腦始終開機。不過，購買印表機伺服器需要額外的費用，且設定上可能比直接使用網路印表機來得複雜一些。

Q：我將印表機設定為共用後，另一台電腦卻找不到，請問該如何處理？

A： 這通常有幾個原因。首先，請確認兩台電腦是否連接到同一個網路。再來，請檢查您在「主控電腦」上是否正確啟用了「共用此印表機」的功能，並且為它設定了一個容易辨識的「共用名稱」。另外，確認您在「客戶端電腦」上輸入的網路路徑是否正確，格式通常是「\\主控電腦名稱\共用名稱」。有時候，防火牆也可能造成連線問題，您可以嘗試暫時關閉防火牆測試看看。如果您的主控電腦是Windows，您也可以試著在「系統管理工具」>「電腦管理」>「服務」中，確認「Print Spooler」(背景列印程式) 服務是否正在運行。

Q：我的網路印表機有時候會離線，這是為什麼？

A： 網路印表機離線的原因可能很多，最常見的是：

  • 網路不穩定： 印表機與路由器之間的Wi-Fi訊號不穩定，或是網路線接觸不良，都可能導致印表機斷線。
  • 印表機省電模式： 某些印表機的省電模式設計得比較積極，可能會在一段時間不使用後，讓網路介面進入休眠狀態，導致離線。您可以檢查印表機的設定，調整省電模式的設定。
  • IP位址變動： 如果您的印表機使用的是動態IP位址，每次重新連網時，IP位址可能會改變，導致之前連線的電腦找不到它。建議為印表機設定一個靜態IP位址。
  • 路由器問題： 偶爾，您的無線路由器也可能出現暫時性的問題，影響到連接的設備。

解決建議： 嘗試重新啟動印表機和您的無線路由器，通常能解決暫時性的網路問題。如果問題持續，建議優先為印表機設定靜態IP。

Q：我可以在兩台電腦都安裝印表機驅動程式，然後用其中一台電腦透過USB連接印表機來列印嗎？

A： 可以的，這就是我們在「方法一」中提到的，透過USB印表機分享的模式。首先，您需要將印表機透過USB連接到其中一台電腦（我們稱為「主控電腦」），並安裝好該電腦的驅動程式，確保這台電腦可以直接列印。然後，在這台「主控電腦」上開啟「印表機共用」功能。最後，在您要使用的另一台電腦（「客戶端電腦」）上，透過網路路徑（例如「\\主控電腦名稱\共用名稱」）來新增這台共用印表機，並在需要時安裝對應的驅動程式。但請注意，這種方式下，那台「主控電腦」必須始終處於開機且連網的狀態，才能讓另一台電腦順利列印。